「5W3H」の使い方とは?例文や電話・企画に有効な順番も解説

英語の疑問詞の覚え方や、文章の書き方の基本として「5W1H」を習った人も多いでしょう。「5W3H」とは、5W1Hを発展させたものです。企画・マーケティングを考える、メモ帳をまとめなおす、電話やメールを分かりやすくするなどに活用できる便利なテクニックです。使い方や例文をご紹介します。

「5W3H」とは

「5W3H」とは「情報伝達や企画に用いる確認事項」

「5W3H」とは、情報の整頓・伝達や企画作成など、さまざまなことに応用できる「8つの確認事項」です。読み方は「ごだぶりゅーさんえいち」です。Wで始まる5つの英語と、Hで始まる3つの英語で構成されています。

5Wとは「When」「Where」「Who」「What」「Why」

5Wとは5つの英語「When(いつ)」「Whrere(どこで)」「Who(だれが)」「What(何を)」「Why(なぜ)」のことです。

3Hとは「How」「How Many」「How Much」

3Hとは「How(どのように)」「How Many(どれくらい)」「How Much(いくら)」の3つです。まとめると、5W3Hとはこれら8つのことを指します。

項目一覧(詳細は後ほどご説明します)
5W:「When」「Where」「Who」「What」「Why」
3H:「How」「How Many」「How Much」

数が多いので、最初は混乱してしまうかもしれません。慣れるまでは、8項目を一覧にしたシートを用意しても便利でしょう。

「5W3H」は疑問詞の覚え方でもある「5W1H」から派生したもの

「5W3H」は「5W1H」をベースにして派生したものです。「5W1H」は、英語の疑問詞の覚え方や文章作成の基本としても有名のため、授業で習った人も多いでしょう。

項目は「5W3H」から「How Many」「How Much」の2つを抜いたものです。数が少ない分、ビジネスシーンではやや物足りないとされています。

「5W3H」で確認する項目

  • When(時:いつ)
    時期や時間帯の項目です。
    例:商品の発売時期、返信の期日
  • Where(場所:どこで、どこに)
    場所についての項目です。
    例:商品の利用場所、打ち合わせ場所
  • Who(人の対象:誰が、誰を、誰に)
    誰が対象なのかという項目です。
    例:ターゲット層、電話した相手
  • What(人以外の対象:何を、何が)
    対象の物や、解決したい課題の項目です。
    例:商品、トラブルの内容
  • Why(理由:なぜ)
    理由や動機の項目です。
    例:発売する理由、問題発生の理由
  • How(手段:どのように)
    手段や方法の項目です。
    例:宣伝方法、問題解決方法
  • How Many(規模:どれくらい)
    規模や在庫などの数字を明確にする項目です。
    例:生産する量、バリエーション数
  • How Much(金額:いくら)
    金額についての項目です。
    例:販売価格、目標売上

「5W3H」の使い方と順番

情報を伝える前に内容確認に使う

「5W3H」は情報を伝える際に活用できます。話す前に、8つの項目に分けて伝える内容を整頓することで、伝え忘れを防ぎます。

埋まらない項目があった場合は、なにも伝えなくても問題ないかをよく考えてみましょう。本当に伝える必要がないなら、無理に埋める必要はありません。不要な情報が増えると、かえって分かりづらくなってしまうからです。

電話や口頭では話す順番の調整する

口頭で情報を伝える場合に大切なのは順番です。分かりやすい順番で話さないと、相手に伝わりにくくなってしまいます。

基本的な順番

1.When(時)
2.Where(場所)
3.Who(人の対象)
4.What(人以外の対象)
5.Why(理由)
6.How3種類(手段、金額、規模)

メモ帳を整頓して内容の不足がないか確認できる

「5W3H」は、メモ帳のまとめ直しにも活用できます。話を聞きながら乱雑に書いたメモを、項目ごとに抜き出して書き直します。空欄ができてしまったら、聞き逃した可能性があるかもしれません。重要な項目だった場合、早めに話をしていた相手に確認しましょう。

自分のメモなので、順番は自分が慣れているもので問題ありません。

新しい企画の優先順位を決められる

「5W3H」を使うことで、新しい企画に関する作業の優先順位をスムーズに決められます。企画内容を項目ごとに書き出した際に「どう書くか悩んだ項目」があった場合、そこは企画の弱みだということになります。急いで対応した方が良い場合が多いでしょう。優先順位も高い、ということになります。

基本的な順番
1.Why(企画の理由)
2.Who(ターゲット)
3.When(リリース時期)
4.What(企画の特徴)
5.Where(販売場所)
6.How3種類(宣伝内容、規模、価格)

問題の原因特定に活用する

「5W3H」に書き出すことで、トラブル解決や原因特定もスムーズに行えます。ポイントは、いきなり原因=Whyを考えないことです。他の箇所から順番に考えることで、見逃しがちな点も漏らさずチェックしやすくなります。

基本的な順番

1.What(トラブルの内容)
2.When(トラブルはいつ起きたか)
3.Where(トラブルはどこで起きたか)
4.Who(トラブルが起きた人や年齢層)
5.Why(原因)
6.How3種類(解決法や費用)

「5W3H」を活用した例文

「5W3H」を情報伝達に使う場合の例文

取引先から受けた電話内容を、担当者に伝えるためにまとめ直す例です。

5W3H
  • When(日時) 〇月〇日15時ごろ電話を受ける。
  • Where(場所) A社。
  • Who(相手) A社の〇〇様。
  • What(主題) B地区点検業務。
  • How(用件) 交通誘導員の変更。新リストは明日。
  • Why(理由) 怪我のため、交代しなければならない。
  • How many(人数) 変更なし。
  • How much(費用) 変更なし。

「5W3H」を新しい企画に使う場合の例文

新商品の企画を5W3Hで考えた例です。

5W3H
  • Why(理由) SNSへぬいぐるみ写真をアップするブームがあることから、自社の〇〇〇にも成人女性のニーズがある。
  • Who(ターゲット) 20代~30代の女性。
  • When(発売時期) 2021年3月。
  • What(商品) 〇〇〇の小型サイズのぬいぐるみ。携帯しやすく、従来品よりリッチなつくりになっている。
  • Where(場所) 雑貨屋、ネット通販など、大人が買いやすい場所。
  • How(宣伝) SNS中心。昔遊んだ〇〇〇が大人向けになったことをアピールする。
  • How many(規模) 初期出荷数〇万体。
  • How much(費用) 単価500円。

まとめ

「5W3H」は情報の整頓・伝達やマーケティングなどに応用できる確認事項です。

項目が多いので、難しく感じるかもしれません。そんなときは、日常のちょっとした会話でも「5W3H」を意識してみてください。「5W3H」の考え方が鍛えられて、一覧のシートやメモを見ずに確認できるようになるはずです。