体調不良のため欠勤したい時に手軽にメールを使いたくなりますが、欠勤の連絡はメールでもいいのでしょうか。もしもメールで送るなら、その内容とは？
この記事では、体調不良により欠勤を伝えるためのメールを送るタイミングやメールの書き方、また体調不良に関するメールを受け取った時の返信方法も紹介します。
体調不良メールはいつ送る？
体調不良のメールは2日目以降の連絡に使う
体調不良を知らせるためのメールは、欠勤2日目以降なら使えます。すでに欠勤しているために2日目以降の欠勤もメールの読み手が予想できているという状況で有効的です。
ただし、もしも欠勤しなければならない2日目以降に大切な打ち合わせなどがあり急いで連絡を取る必要がある場合には電話で連絡を取ったほうがいいでしょう。
体調不良のメールは急ぎのような用がなく、2日目以降の欠勤を伝えるための手段として覚えておきましょう。
欠勤を伝える第一報は電話で伝える
体調不良で会社に行けないなど欠勤する場合には早めの連絡が大切なので、メールよりは電話で連絡を入れます。電話をする時間帯は始業時間の約15分前で、上司に直接電話をしますが、もしも上司がいなければその次にあたる役職の人に欠勤する旨を伝えて、改めて上司に電話連絡をします。
周りに気を使わせないためにも休むときは休む
会社を欠勤することはなかなか勇気のいることですが、体調が悪いのに無理して出勤しても周囲の人に気を使わせてしまうだけです。また無理して出勤しても仕事の効率も下がってしまうので、無理をするほどの体調であれば欠勤するという決断も大事でしょう。
体調不良であることを伝える電話やメールで症状などを丁寧に説明すれば上司や同僚もわかってくれるはずです。体調がよくないときは無理をせずに休むようにしましょう。
体調不良メールの書き方とは
件名は「勤怠連絡」や「欠席連絡」のようにわかりやすく
体調不良メールを出すときの件名は、その内容が読み手に想像しやすいようにわかりやすい件名にします。
欠勤を伝える場合には「勤怠連絡」などの欠勤する旨がわかるような表現を先にして、それに続いて「腹痛のため本日休ませてください」のように文章で続けてもいいでしょう。会議を欠席する場合も同じく、件名の冒頭に「欠席連絡」のように書いておくと読み手に対して親切なメールになります。
メールには症状と謝罪の気持ちを明記する
体調不良のために欠勤することを伝えるメールには、初めに体調不良により欠勤したいことを伝えます。次に、どのような症状があり、病院で受診するかどうか、受診後には診察内容を伝えることなどを書きます。
体調不良を伝えるメールで重要なことは、欠勤することに対する謝罪の気持ちを書き表すことです。欠勤して申し訳ないということを明記することで、欠勤することへの理解を得られるでしょう。
体調不良メールの書き方と例文
上司へのメールには欠勤を懇願する気持ちを重視
上司に送る体調不良で欠勤する場合のメールは、上司に対して休ませてほしいという懇願する気持ちを表現することが大切です。間違っても欠勤することを伝えるだけの無愛想な内容にならないように注意しましょう。
取引先には電話との併用がおすすめ
体調不良が理由で取引先と打ち合わせに行けない場合には、もしも社内で代わりの人が対応できるようであればその人に打ち合わせに出席してもらうように打診します。同時に、自分の代わりに別の人が出席することを取引先に伝えましょう。
もしも対応できる代わりの人が見つからないのであれば、打ち合わせの期日の延期を取引先にお願いすることになります。
どちらにしても急を要することなので、まずはメールではなく電話で取引先に連絡を入れます。電話で連絡をして、改めてメールで打ち合わせを欠席することのお詫びとともに症状や延期する旨などを伝えます。もしも始業時間前ならばメールを先に送り、そのあとに電話をしてもいいでしょう。
件名：打ち合わせの日時延期のお願い
〇〇様、
お世話になっております。
本日、〇時より貴社にて打ち合わせの予定でしたが、後日に延期していただけないでしょうか。
昨晩に発熱して、現在でも38℃以上の熱があり下がりそうにありません。〇〇様に感染させてしまうようなことがあってはいけませんので、恐れ入りますが打ち合わせを延期していただきたく存じます。
大変ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
具体的な日程につきましては、後日連絡を入れさせて頂きます。何卒、よろしくお願いいたします。
体調不良のメールへの返信の仕方
変更内容を了解したことに併せて気遣いを忘れずに
取引先から体調不良のためアポを延期したいと伝えるメールを受け取ったときの返信メールには、まず初めに変更内容を了解したことを書きます。次に相手のことを気遣う文章を書くのがビジネスマナーです。
ビジネス上でやり取りしているメールですから、最初にビジネスに関することを書き、次に相手のことを気遣うという順番が大切です。
感情的にならずに大人の対応を
急な変更を強いられるため腹立たしいこともあるかもしれません。しかし体調を崩した相手を傷つけるような表現を返信メールに書くことは避けるべきでしょう。
相手を気遣った対応を見せることが親切であり、そうすることで、その後の関係も良好に保てるでしょう。
まとめ
体調不良のため欠勤を伝えるためのメールは欠勤2日目以降で、相手がすでに欠勤の予想がついている場合に送ります。欠勤を伝える場合はまずは電話で連絡を入れることがビジネスマナーです。
件名：【勤怠連絡】体調不良のため休ませてください
〇〇課長
おはようございます。
昨晩より頭痛と寒気がして体調がすぐれず出勤できそうにありません。誠に申し訳ないのですが、本日はお休みをいただけないでしょうか。
これから病院で受診する予定で、受診結果は改めてご報告いたします。
本日は急ぎの案件はないはずですが、〇〇さんに引き継いでもらえるようにすでに連絡を取ってあります。もしも急ぎの要件があれば、メールまたは携帯電話に連絡を頂けると幸いです。
急な連絡になり、また皆さんにご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願い致します。