ビジネスや普段の生活で何かトラブルが起こった時にお詫び状が必要となることがあります。お詫びや謝罪の気持ちを表すものですが、送るタイミングやどういった内容にすれば良いのかなどきちんと知っている人は多くないかもしれません。送る相手に失礼にならないようなお詫び状の書き方や送り方を一度チェックしておきましょう。
お詫び状とは？
お詫び状は謝罪の意を表す文書
お詫び状とは、ビジネスにおいて個人のお客様や取引先などに対して謝罪の意を表す文書です。「謝罪文」や「詫び状」とも呼ばれています。お詫び状は一般的に社外に対して作成する社外文書にあたり、これが社内向けとなると「始末書」や「顛末書」と呼ばれます。個人で外部の人物や組織に謝罪の文書を出すことも「お詫び状」や「詫び状」に当たります。
お詫び状を出すタイミング
ミスや不手際が見つかったらすぐ出すのが、お詫び状を出すタイミングとしてベストです。書面だけではなく、事前に電話で謝罪するのが最も良い手順です。改めてお詫びの気持ちを書面で伝えることで誠意を示しましょう。
企業が出すお詫び状の書き方
お詫び状の宛先の書き方
個人のお客様であればお客様名を宛先に書きます。企業に対してお詫び状を出す場合は、宛先を企業宛てにするのか社長や担当者宛てにするのかどうかで書き方が異なります。必ず確認してから文書を作成するようにしましょう。
- 会社宛ての場合 △△株式会社御中
- 社長宛ての場合 △△株式会社代表取締役 ○○○○様
- 担当者宛ての場合 △△株式会社△△事業所 △△部（役職名）○○○○様
お詫び状には提出日と担当者名を書く
右上に必ずお詫び状の提出日を記入しましょう。会社名と担当者名を提出日の下に記入します。連絡が取れるように、会社住所や電話番号も忘れないようにしましょう。担当者名の横には捺印をします。
商品間違いのお詫び状テンプレート
不良品（アパレル）のお詫び状テンプレート
○○○○様 平成○年○月○日 商品不良に関するお詫び 拝啓 平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
株式会社 △△ △△△△
このたびは、送らせていただきました商品に不良があったとのこと、誠に申し訳ございませんでした。
つきましては、代わりの商品を本日郵送させていただきました。
大変お手数とは存じますが、先の不良品を当社まで着払いにてご返送いただけますと幸いです。
今後このようなことが起きませんよう、検品を徹底させていただきます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようよろしくお願い申し上げます。 敬具
個人で出すお詫び状の書き方
個人のお詫び状は手書きで縦書き
酒の席で迷惑をかけてしまうことや遠方にある所有物件でトラブルがあるなど、個人の立場で相手に不快な思いをさせてしまうことがあります。できるだけ直接会って謝罪することが理想ですが、どうしても難しい場合はできるだけ早くお詫び状を送りましょう。
個人で出すお詫び状を出す場合は、白い便箋に手書きで縦書きに書くのがマナーとなっています。事情を丁寧に説明することが大切ですが、言い訳と相手に受け止められないように注意しましょう。手紙と一緒に実用品や食品などを添えても良いでしょう。
事故や怪我に対するお詫び状の例文
相手に怪我を負わせてしまうようなケースは、直接会って謝罪することが理想です。どうしても難しい場合はお詫び状をできるだけ早く送りましょう。正直に謝る気持ちが何より大切です。保険や補償などが絡む場合には専門家に相談し、きちんと被害の程度を把握してから対応するようにしましょう。
お詫び状と一緒に品物を送る場合は、お詫び状を入れた封筒を品物に同封します。別便では送らないように注意しましょう。品物に熨斗紙は必要ありません。あまり高価なものは適しておらず、賞味期限を気にせず気軽につまめるような食品か実用品が良いでしょう。心づけやほんの気持ちが伝わるようなものを選びましょう。 お詫び状を入れる封筒に茶封筒は使わないでください。茶封筒は「事務用」とされており、正式な書類を入れる封筒ではありません。必ず白い封筒に入れるようにしましょう。中身が透けない封筒であることも確認しておいてください。 お詫び状を郵送する際に、封筒の表書きに「詫び状」と朱書したり、「謝罪文在中」を明記したりするのは避けましょう。普段行っている手紙の送付と同様に、住所と役職名があれば役職名、相手の氏名を○○○○様と書いて送ります。お詫び状を品物に同封する場合には、住所は不要で氏名のみ○○○○様と書きましょう。 お詫び状は、こちらの素直にお詫びをしたい気持ちを伝える大切なもの。出すときのタイミングやマナーを守ることはもちろんですが、正直な気持ちが伝わるような文面にも注意して作成しましょう。適切なお詫び状を送ることで、相手とさらにより良い関係を結べるようになると良いですね。
さぞかしご心痛のこととは存じます。治療に専念され、一日も早くご回復なさいますようお祈り申し上げます。事故の後に改めて直接お会いし、お詫びを申し上げるべきであるとは存じますが、取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます。
草々お詫び状を送付する時の注意点
お詫び状は品物に同封する
お詫び状を入れる封筒にもマナーあり
まとめ
株式会社 ○○
○○事業所 ○○部
課長 ○○○○様
平成○年○月○日
株式会社 △△ 〒△△
電話△△-△△ △部 △△
商品間違いに関するお詫び
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご引き立てをいただき、誠にありがとうございます。
このたびは、納品させていただきました商品が、ご注文いただいておりました○○と異なりましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
つきましては、直ちに全品回収させていただき、ご注文いただきました○○を○日までに納品申し上げたいと存じます。
今後このような事態を起こしませんよう、細心の注意を払って検品を徹底させていただきますので、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
甚だ略儀ではありますが、取り急ぎ書中にてお詫びを申し上げます。 敬具