「追記」の正しい意味と使い方!「追伸」や「付記」とどう違う?

学生の頃あまり使うことのなかった言葉の一つに「追記」があります。社会人になるとビジネスメールや手紙の中でよく登場する便利な言葉ですが、本来の意味や使い方を知らずに多用してしまっていませんか?

今回は「追記」の意味と使い方、類語や英語表記を例文と合わせて紹介していきますのでどうぞ参考にしてみて下さい。



追記とは?正しい意味と使い方

はじめに「追記」の正しい意味と使い方について解説しましょう。読み方は「ついき」です。

「追記」の正しい意味は「後から書き足す」

追記という言葉の本来の意味は「記を追う」こと、つまり文章を書き終えた後「付け足して書き足す」ことを意味します。追記は追って言葉や文章を書き足すことを意味するため、絵やモチーフ、グラフや表などは含まないと考えられます。

また「追記」はあくまで文章の内容にさらに書き足すことであるため、内容についての「補足」や「修正」、「加筆」という意味で使うことはありません。

「追記」の正しい使い方は「内容に付け足して書くこと」

「追記」は文章の内容に関係ある内容でも、また関係のないない内容でも、どのような内容でも「追記」として書き足すことができるのがポイントです。

追記を使った簡単な例文【追記の書き方】

<広報>

5月5日、社内で春のマラソン大会を実施します。
参加者を募集していますので人事部XXまでご連絡下さい。

追記:秋には大運動会も予定しています。

<ビジネスメール>

いつも大変お世話になっております。
シンガポール向けの今月の出荷実績を添付しましたのでご確認下さい。

追記:今週は出張で不在のため、代理の田中に連絡をお願いします。

最後の段階になってから「書くのを忘れてしまった」と焦らず、最後に「追記」を使って文章をキレイに完結させましょう。

追記の付くことば「追記する」「追記事項」

「追記」は主にビジネスメールや手紙をはじめ書類や掲示板、社内通知や広報などで幅広く使われますが、文章の最後にスマートに書き足すことができる優れた言葉ともいえます。

ちなみに「追記する」「追記します」「追記事項」など、「追記」を含む言葉はいくつかありますが総体的に意味はどれも同じです。

「追記事項」は取引先との商談や契約書類、社内メールなどで使われる言葉ですが、「事項を追って書き加える」すなわち「項目を書き足したい」時に使われます。よく見られるのは文章のあとに条件やルールなどを箇条書きにして付け加えるパターンです。

「追記」は「追伸」や「付記」と意味や使い方が違う?

「追記」に似た言葉に「追伸」や「付記」などがありますが、それぞれ少し異なる意味があります。使い方もやや違ってきますので例文を参考にみてみましょう。

「追伸」は「追って申し述べる」こと

「追伸」は「追って申し述べる」ことを意味します。「追記」が記録的な文章であることに対し、「追伸」は感情のある話し言葉に適しています。ですので「追伸」は手紙やメールで話すように文章を綴るときに使いましょう。

「付記」は「補助的に文章を記載する」こと

「付記」は本や資料などまとまった文章に使うことが多い言葉です。「付記」は本文では記載しなかったものの、やっぱり割愛するべきではないと思われる内容に対して使います。本文とは別に説明したいことや述べたいことを補助的に記載したい時は「付記」を使いましょう。

追記の類語と英語表現(わかりやすい例文つき)

最後に追記の類語と英語表現を紹介します。

「追記」の類語は「文章で付け足して書く」という意味の言葉

追記の類語は「書き足し」「補記」「付言」「加筆」「追って書き」などです。どの類語も付け足して後で付け足すという意味があります。

「追記」の英語表現は「ps」

国際化が進み、英語でビジネスメールを売ったり、書類を作成したりする場面が増えてきました。「追記」の英語表現は「P.S」で大丈夫です。最後に書き忘れたことを書き足す意味でビジネスメールでも頻繁に使われます。

To Mr Baker,

Here we are dealing with some issue at our Shibuya Branch.
A couple  of our customers have been complained about our new product.lately.

P.S By the way, is the idea of upgrading our main computer still on the table?
(追伸:ところでPCのアップグレードの話、どうなりましたか?)

まとめ

「追記」はすでにあるものに対し「さらに付け足す」「書き加える」という意味があるため、文章中で書き忘れてしまったことや但し書きなどがある場合は「追記」を使って文章をまとめましょう。

日本語には似たような言葉が存在しますが、状況や場面に応じて正しい使い方をする必要があります。社会人になると敬語で社内や取引先などへ文章を書くことが増えてきますので、常識のある社会人としての振る舞いが「正しい言葉の使い方」でも発揮できるように心がけたいですね。

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某私立大経営学部卒、大手旅行会社、商社を経て、豪州へ移住。米国PCメーカーのカスタマー部に勤務後、カンガルーやエミューのいるNSW州の片田舎で生活を開始。田舎暮らしをきっかけにフリーランス(ライター・翻訳)に転身し現在に至る。趣味はゴルフ、料理、ローカルとのゴシップ、キャンプ。