履歴書や契約書の添え状の書き方!テンプレートや例文も紹介

社会人になると書類を郵送やFAXで送付する機会は少なくありませんね。そういった時にただ必要な書類だけを送れば良いのではなく、添え状をつける必要があることを知っていますか?

新卒や転職応募に必要な履歴書や取引先へ送る請求書や契約書など、添え状があるかないかで受け取る側の受ける印象は大きく変わってしまうことがあります。添え状のマナーをしっかり確認して、スマートな書類のやりとりができるようにしておきましょう。



添え状はなぜ必要なのか?

添え状は書類送付時に必要

添え状は「送付状」「カバーレター」「送り状」とも呼ばれるもので、ファックスや郵便物を送る際に書類の宛先や送付者、書類の枚数などを知らせるものです。主に書類の枚数に漏れがないか確認することが目的で、企業間でのファックスや郵便物のやりとりでは添え状をつけることがマナーとなっています。

企業に出す履歴書や内定承諾書、契約書類などの重要な書類には、マナーに乗っ取った添え状を添付することはビジネスマナーの1つであると理解しておきましょう。

添え状に記載する内容

添え状には具体的に何を記載したら良いのでしょうか?添え状に必要な内容は次の通りです。添え状を作成する際は抜けがないか確認しておきましょう。

  • 年月日:書類の提出日を記載します
  • 宛先:相手の会社名と氏名等
  • 送る側の氏名等:必要に応じて会社名や連絡先も記載します
  • 頭語と結語:「拝啓」「敬具」などを使用しましょう
  • 挨拶文:季節に関係ない挨拶文にしておくと通年使用できます
  • 記、以上:本題の始まりと終わりを示しましょう
  • 送付内容:提出書類の枚数なども記載しましょう

履歴書における添え状

添え状は就活での印象を良くする

新卒の就活や転職活動で書類選考などに必要となる履歴書を郵送する場合、添え状を同封します。郵送する時に添え状を同封しなかったからといって、不合格になってしまうことはありませんので、履歴書とは別に添え状を郵送することはやめておきましょう。あくまでも送付した書類の概要などを伝えるものであることを忘れないでください。

添え状は決して就職活動での合否を左右するものではありませんが、添え状をつけておくことで、採用担当者にビジネスマナーを身に着けた人物であることを印象付けたり、書類を見てもらう相手への気遣いを伝えることはできるでしょう。履歴書に必要な添え状に記載するべき内容を確認して、マナーを守った添え状を送付しましょう。

履歴書の添え状は印刷で簡潔に

履歴書の添え状には、自己PRなどは記載せずマナーを守った簡潔ものにしましょう。気合の入った自己PR文を書いていても、人事担当者は添付書類の枚数や送り主などを確認して処分してしまうことが考えられます。書類選考はあくまでも履歴書や職務経歴書で行われるものですので、自己PRしたいことは履歴書などにしっかり記載しましょう。

また、添え状はPCで作成した印刷したものを使用しましょう。添え状作成に時間をかけることは、ビジネスにおける優先順位を的確に判断できない人物と考えられてしまう可能性があるためです。

履歴書の添え状のテンプレート

履歴書に添付する添え状のテンプレートをご紹介します。

20○○年○月○日

○○株式会社
人事部 採用ご担当者様

〒△△△‐△△△
東京都△△
TEL 03-0000-0000
EMAIL △△@△△
山田 太郎

応募書類の送付について

 

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度、貴社求人に応募させていただきたく、応募書類をご送付させていただきました。
ご検討の上、面談の機会をいただけますと幸いです。
ご査収くださいますようお願い申し上げます。                敬具

 

書類送付

 

履歴書  1枚

職務経歴書 2枚

 

以上

 

内定承諾書にも添え状は必要か?

内定承諾書にも添え状を同封しよう

企業から内定をもらった後も気は抜けません。企業から内定者に郵送される内定承諾書を返送する時にもできれば添え状を同封しましょう。同封してなかったからといって内定を取り消されることはありませんが、同封することで悪い印象を持たれることはありません。

内定承諾書の添え状の例文

内定承諾書の添え状は履歴書の添え状のテンプレートと本文以外は同じです。本文を次のように変更して使用しましょう。

貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は内定を頂きましたこと誠に感謝申し上げます。
つきましては、ご指示いただいた書類をご送付いたします。
ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 

契約書や請求書における添え状

契約書や請求書の添え状の役割

契約書や請求書を送る場合、添え状は必ず添付しましょう。添え状のない書類送付は挨拶もなしにいきなり本題に入るようなもので、失礼に当たります。重要な書類を送付するので、必ず枚数に漏れがないことや書類の概要を確認してもらう必要もあります。契約書などの重要な書類に限らず、郵送やファックスで書類を送る場合は社会人として添え状は必要であることは忘れてはいけません。

契約書や請求書の添え状のテンプレート

契約書や請求書に添付する添え状のテンプレートをご紹介します。

20○○年○月○日

○○株式会社
○○事業部
山田 太郎様

〒△△△‐△△△
東京都△△
△△株式会社
△△事業部 山田 花子
TEL 03-0000-0000
FAX 03-0000-0000

書類送付のご案内

 

拝啓 ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配をうけたまわり、厚く御礼申し上げます。
さて、下記の通り書類を送付いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。  敬具

 

 

書類送付

 

請求書  1通

 

以上

 

知っておきたい添え状の注意点

パートの履歴書送付時の添え状

新卒や転職時と同様に、パートの採用はあくまでも履歴書の内容や面接時の印象が決め手となります。添え状が同封されていなかったからといって不採用になることはありません。ただし、添え状があることでビジネスマナーを理解した人物であるとして好印象を持たれることはあるでしょう。

特にビジネスマナーやパソコンスキルが問われる事務職などの職種では、添え状を同封することで採用に有利に働く可能性は決してゼロとは言い切れません。どうすべきか迷った場合は添え状を同封しておくことをおすすめします。

病院へ履歴書送付時の添え状

病院へ履歴書を送付する際も、添え状があると印象が変わります。添え状の内容は企業に送る添え状と同じで構いませんが、「貴社」ではなく「貴院」と表現を変えることだけ注意しておきましょう。

手書きの添え状は縦書きで

家にパソコンやプリンターがない場合は手書きの添え状でも構いません。パソコンで作成する添え状は縦書き横書きどちらでも大丈夫ですが、手書きの場合は縦書きで作成しましょう。縦書きの添え状は次の順番で内容を記載していきます。

  • 送付先の宛名
  • 本文
  • 送付内容
  • 送り主の氏名や連絡先

まとめ

書類送付に添え状を添付することは、ビジネスマナーの1つであることが分かりました。履歴書への添付は必ず必要というわけではない場合もありますが、添付しておいたほうがベターであると言えます。企業によってはテンプレートが既に用意されている場合もありますので、その場合は決まったテンプレートを使用しましょう。