「退職証明書」とは?書き方をはじめ記載事項や離職票との違いも

退職証明書は会社を退職した際に交付してもらう書類ですが、退職証明書の存在を知らない方や知っていたとしても何のために必要なのかを理解している方は少ないのではないでしょうか。

そこで今回は退職証明書の発行方法や必要になるケースについて解説していきたいと思います。

退職証明書とは?

「退職証明書」は退職後の手続きで利用できる書類

退職証明書とは、勤めていた会社を辞めたことを証明してくれる書類のことです。なぜ退職したことを証明する必要があるのかというと、厚生年金や雇用保険、健康保険は重複して加入することができないため、退職が証明されて、はじめて次の保険に加入することが可能になります。

そのため、退職証明書を提出することで自分は退職後の新たな環境で厚生年金や雇用保険、健康保険などに加入する資格があることを証明することができるのです。

また、その会社にいつからいつまでの期間在籍していたかを証明することもできます。

「退職証明書」と「離職票」の違い

退職に関する書類としてよく混同されがちなのが「退職証明書」と「離職票」です。

離職票は国が公的機関をとおして発行する公的な書類となります。会社を退職すると雇用保険の資格が喪失するので、会社は職業安定所に離職票の発行を求め、会社は交付された離職票を退職者へ送付しています。

退職したことを証明するためには、原則として「離職票」を用いれば問題ありませんが、「離職票」の発行が遅れてしまうこともあります。「離職票」の発行が遅れた場合に、次の保険加入手続きを迅速に行うためには、「退職証明書」を会社から発行してもらい提出することで、手続きをスムーズに進めることが可能になります。

「退職証明書」は公的書類ではない

離職票は公的な書類であることを説明しましたが、退職証明書は公的な書類ではありません。そのため、決まったフォーマットはなく会社独自の様式で退職者が必要とする項目を記載しています。

退職証明書の記載項目は「退職年月日」「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「離職以前の賃金」「退職の事由」となります。

退職者はこれらの記載項目の中から必要な項目を選び会社に退職証明書を作成してもらうことになりますが、特別な理由がない限り6項目全てを必要項目として記載してもらうのが一般的です。

退職証明書が必要になるケースとは?

ここでは具体的にどのようなケースで退職証明書が必要になるのか説明していきます。

再就職先への提出が必要な場合

再就職先の会社から退職証明書を求められることがあります。すべての会社において提出を求められるわけではありませんが、履歴書や職務経歴書に記載されている内容や退職理由を確認するために退職証明書を求める会社が多くみられます。

会社としては経歴を疑っているというよりも古くからある会社の慣例であることも多いようなので退職証明書を求められる意味についてはあまり神経質になる必要はないでしょう。

「退職証明書」は国民健康保険加入時は離職票の代わりになる

会社を退職すると会社で加入していた健康保険の資格が消失しますので、再就職先の健康保険に加入するまでは医療費10割負担を避けるためにも国民健康保険に加入しなければなりません。

国民健康保険に加入するには会社で加入していた健康保険の資格が消失していることを証明する必要があります。

通常は離職票を提出するのですが、手元に届くまでに時間がかかる場合があるので、退職証明書は離職票の代用として利用することができます。

ハローワークに提出が必要なのは「離職票」

ハローワークに提出が必要なのは退職証明書ではなく離職票であることを覚えておきましょう。会社を退職後、失業保険の給付を受けるためには地域の管轄のハローワークにて手続きをする必要があります。

その際に会社を退職したことを証明する書類として離職票をハローワークに提出しなければならないのです。

しかし、離職票が手元に届くまで時間がかかる場合は代用として退職証明書を持参し、ハローワークに手続き可能か相談してみましょう。

「退職証明書」の書き方:記載事項とテンプレート

退職証明書の簡易的なテンプレートと、記載事項を紹介します。

「退職証明書」の記載事項

テンプレートのそれぞれの項目については、以下の内容を記入します。

  • 氏名 : 申請者の名前
  • 退職年月日 : 退職した日
  • 使用期間 : 働いていた期間
  • 業務の種類 : 事務職、営業職など従事していた仕事の内容
  • その事業における地位 どのような役職についていたか

「退職証明書」のテンプレート

退職証明書

(氏名)     殿

 

以下の事由により、当社を退職したことを証明します。

 

・退職年月日       平成 年 月 日
・使用期間        平成 年 月 日 ~ 平成 年 月 日
・業務の種類
・その事業における地位
・離職以前の賃金
・退職の事由
1.自己都合
2.当社都合
3.定年・労働契約期間満了等
4.解雇
5.その他(理由)

年 月 日

事業所所在地

事業所名称

事業主  印

「退職証明書」を発行してもらう際の注意点

退職証明書に関する注意事項をまとめました。いざというときに困ることなくスムーズに対応できるよう覚えておくと良いでしょう。

「退職証明書」の発行と再発行は請求の必要あり

退職証明書は、請求せずとも会社が発行してくれる書類ではありません。自ら会社に請求をしなければ発行されないので、注意をしましょう。

もし退職証明書を発行してもらったにもかかわらず紛失してまったなどの場合は、改めて退職した会社に退職証明書を申請すれば何度でも発行してもらうことが可能です。

退職証明書は期限を過ぎると発行してもらえない

退職証明書は会社を退職してから2年以内であれば何度でも発行してもらうことができます。しかし、退職して2年以上経過している場合会社は退職証明書を発行する義務はありません。

もし再就職先から退職証明書を求められたけれども退職してから2年以上経過しているという場合にはその旨を再就職先へ相談してみましょう。

退職証明書は退職前に申請しておく

退職証明書は退職してからでないと発行してもらえない書類ではありませんので、在職中であったとしても退職が決まった時点で退職証明書の発行を会社に依頼しておくと退職後に必要な手続きがスムーズに行えます。

会社は退職証明書の交付において労働基準法で遅滞なく交付することを義務付けられているからといっても手元に届くまで1週間から10日程度はみた方が無難です。それを考えると在籍中に退職証明書の発行を依頼しておくことがおすすめなのです。

退職証明書はパートやアルバイトでも入手可能

退職証明書はパートやアルバイトでも退職した会社に申請すれば発行してもらえます。退職証明書が必要になるケースとしては、退職後に家族の扶養に入る場合や国民健康保険に加入する場合などがあげられます。

パートやアルバイトであっても労働時間や出勤日数によっては会社の健康保険に加入しているので、退職後に国民健康保険に加入する場合には会社の健康保険の加入資格が喪失している証明のために退職証明書が必要になるのです。

まとめ

退職証明書は本来離職票が必要なケースであっても代用としてもらえる場合があるので、現時点で必要かどうかわからなかったとしても念のため発行してもらった方が無難です。

退職後は再就職をする、しないに関わらず何かしらの必要な手続きに追われることになりますので、準備は早め早めを意識するようにしましょう。