「請求書在中」の封筒への書き方!スタンプする位置や英語表記も

ビジネスにおいて、見落としてもらっては困る書類を送り合う場面は多々あります。請求書などの重要な書類を送る場合、封筒に「請求書在中」と書くことが一般的です。封筒に「請求書在中」と記載する時の書き方や書く場所、選びたい文字の色などをご紹介します。海外に請求書を送る場合に必要な「請求書在中」の英語やエアメールの封筒の書き方も覚えておくと便利なので、この機会にチェックしておきましょう。

「請求書在中」は封筒に必要か?

請求書送付時に封筒に記載

封筒の表に「親展」や「契約書在中」と記載されたものを目にしたことがあるでしょう。「親展」は宛名に書かれている人が開封することを求めるもので、「契約書在中」は封筒の中身が契約書であることを示しています。「請求書在中」は、封筒の中身が請求書であることを示しています。

これは大量に郵便物が届く企業などに郵送した場合、見覚えがない送り主の封筒は開封されないことがあります。「請求書在中」と封筒に記載しておくことで、中身が重要な書類であることを一目で分かってもらうことができるのです。必ず記載しなくてはならないというルールがあるものではありませんが、請求書などの重要な書類の封筒には忘れずに「○○在中」と記載するようにしましょう。

「請求書在中」に使う色は自由

よく封筒で赤字で記載されているのを目にする「速達」や「年賀」などは「朱書き」と呼ばれ、赤字で書くことが決まっています。しかし、「請求書在中」のような「○○在中」と書く場合の色は特に決まっていません。一般的には赤や黒、青色が多いようです。

「請求書在中」の封筒への書き方

縦書きなら左下に横書きなら右下に記載

「請求書在中」は封筒のどこに記載すれば良いのでしょうか。位置は封筒のタイプによって異なります。縦長の封筒の場合は宛名を縦書きに書くので、「請求書在中」は左下に記載することになります。横書きの封筒の場合は右下です。

スタンプでも手書きでも良い

記載の仕方は、手書きでもスタンプでも大丈夫です。手書きの場合は丁寧な字で、定規を使って文字の周りを枠で囲むようにしましょう。枠で囲むことで目立たせることができますし、丁寧な字と線はこちらの誠意を伝えることにもつながります。

頻繁に書く機会のある人はスタンプを使うと便利ですし、一般的にもスタンプを使われる場合が大半のようです。100円ショップなどでも安価に入手することができますので、一度お店でチェックしてみても良いでしょう。

印刷された封筒を使うのも便利

手書きで「請求書在中」と書くことに抵抗がある人には、宛名を封筒に印刷する時に一緒に印刷してしまうという方法もあります。また、既に「請求書在中」と印刷された封筒も市販されているので、たくさんの枚数が必要な場合などはそちらを利用するのも便利です。

「請求書在中」封筒を送る際の注意点

赤色は「赤字」を連想させることも

請求書のようにお金に関する書類で「赤」を使用することは「赤字(支出が収入や予算より多いこと)」を連想させると考える人も居ます。請求書を送る立場に立った時は、そういった考えの人もいることを考慮して赤色を避けるのがベターかもしれません。

黒字で記載すると目立ちにくいことも

例えば手書きで宛名から「請求書在中」まで全てを同じ黒字で記載すると、目立たせたいはずの文字が目立たなくなってしまいます。一目で請求書が入っていることを理解してもらうという本来の目的が果たせなくなってしまうので、黒字を使用する場合は注意が必要です。手書きの場合、黒色よりは青色を使用するのが無難かもしれません。

封筒は中身が透けないものを選ぶ

請求書は決して第三者に見られてはならない大事な書類です。そんな請求書を入れる封筒には中身が透けないものを選ぶようにしましょう。窓の付いた封筒も便利で良いでしょう。

請求書をエアメールで送る場合

「請求書在中」は英語で”INVOICE ENCLOSED”

取引企業は必ずしも国内企業だけとは限りません。海外に拠点を置く企業などと書類をやりとりする場合もあるでしょう。エアメールで請求書を送る場合も国内でのやりとりと同様に、重要な書類をやりとりする場合はその旨を封筒に記載する必要があります。「請求書在中」は英語だと”INVOICE ENCLOSED”になります。これを封筒に記載してエアメールで送りましょう。

エアメールの封筒と宛名の記載例

ビジネスメールをエアメールで送る場合、一般的には大型封筒か周りに赤と青の枠取りがある封筒を使用します。左上に差出人の名前、会社名、住所を順に記載し、その下あたりに「請求書在中」の英語”INVOICE ENCLOSED”を記載します。

右上に切手、その下に「航空便」を示す”VIA AIR MAIL”を記載。中央下部に宛先の担当者、会社名、住所を記載します。宛先だけでなく差出人にも”Mr.”をつけるのは不自然な気がしますが、”Ms.”や”Mr.”、“Dr.”などの敬称をつけることが一般的ですので覚えておくようにしましょう。エアメール封筒の宛名の記載例を紹介します。

Mr.Taro Yamada
○○○○ Inc.
1-1 ○○ Tokyo 100-1000
Japan

 INVOICE ENCLOSED                                                                          VIA AIR MAIL

Mr. Mike Davis
△△△△ Inc.
1-1 △△ NEW YORK NY1*01*
U.S.A

まとめ

請求書は企業間でやりとりする、非常に重要な書類です。送り先で見落とされることなくスムーズな取引ができるよう、書類そのものだけでなく封筒にも注意をはらう必要があります。一目で分かる「請求書在中」を記載して、こちらの心遣いが伝わるようなやりとりに努めましょう。