「ビジネスメール」とは何か？基本の書き方・注意点やマナーも

「ビジネスメール」とは「仕事に関係するメール」を指しますが、プライベートで使うメールとは何が違うのでしょうか。また、ビジネスメールだからこそ注意すべきことは何でしょうか。

この記事では、「ビジネスメール」の意味のほかに、基本の書き方や注意点と併せて、ビジネスメールのマナーなどを紹介します。

ビジネスメールとはなにか？

「ビジネスメール」とは「仕事に関係する責任が伴うメール」

「ビジネスメール」とは仕事に関係するメールのことで、仕事に関わるメールのため、会社としての責任がかかっています。メールの送受信自体は個人で行われますが、会社の業務の一環として行われるので、ビジネスメールは会社に属したメールだと考えられます。

ビジネスメールは私用と誤送信は厳禁

ビジネスメールは仕事に使うメールですので、私用に使うことは禁止されています。ビジネスメールはあくまで会社に帰属したメールなので、私用することはできません。

また、仕事に関する内容がビジネスメールには記載されますので、関係者以外に情報が漏れないように誤送信をしないことも大切です。

ビジネスメールの基本の書き方

ビジネスメールの書き出しは宛名から

ビジネスメールの書き出しは、まずメールの受信者の宛名から始めます。

受信者の社名、部署名、役職に続き、氏名には敬称に「様」をつけます。もしも鈴木部長のように「氏名+役職名」の場合には、「様」のような敬称は使いません。また、「～部」や「～会社」などの団体宛なら敬称には「御中」を使います。

宛名の後に、挨拶文と自己紹介を書きます。

件名はメールの内容が推測できるような件名にする

ビジネスメールの件名は、メールの内容を受信者が読む前に推測できるような件名にします。忙しいビジネスマンは一日にたくさんのメールを受け取るので、件名からその内容がわかると、受信者にとって整理しやすくなり、メールを読むための優先順位をつけやすくなります。

受信者の手間を取らせないためにも、件名はメールの内容がわかるような件名をつけましょう。

メールの要件はわかりやすく簡潔に

メールの本文は内容がわかりやすく簡潔に書くことが大切です。伝えたい内容を的確に受信者に伝えられれば、その後のコミュニケーションも上手くいきやすくなるでしょう。

箇条書きを使いと、要点がわかりやすい本文になります。

ビジネスメールの締めは結びの挨拶と署名

ビジネスメールの本文最後には、「よろしくお願いいたします」などの挨拶文を書きます。後日に連絡が欲しい場合は、「○○までにご連絡ください」のように具体的な日付を入れるといいでしょう。

結びの挨拶の後は、署名をします。自分の勤める社名や部署名、氏名のほかに、住所や電話番号などの連絡先も記載します。

ビジネスメールで注意することとは？

ビジネスメールで話し言葉は使わない

ビジネス上で話し言葉は使われますが、ビジネスメールでは話し言葉ではなくて書き言葉を使うようにしましょう。例えば「やっぱり」は、メールでは「やはり」のような書き言葉を使います。

ビジネスメールで使いがちな話し言葉と、メールで使われるべき書き言葉を紹介しますので、参考にしてみてください。

英語のビジネスメールは要件が先

英語と日本語のビジネスメールでは書き方が違い、英語のビジネスメールでは、日本語のメールのような挨拶文はなく、要件を含んだ本文から始まります。

英語と日本語のビジネスメールの共通点は、どちらでも丁寧な表現が好まれますから、英語のビジネスメールでは「Would you ～？」「Could you ～？」などの丁寧な言い回しを使うといいでしょう。

【状況別】ビジネスメールのマナーとは？

ビジネスメールの返信は遅くとも翌日までに

ビジネスメールを受け取ったら返信をするのがマナーです。メールを受け取り読んだことをお知らせするだけではなく、メールが送られたことへの感謝の気持ちを伝えるためにも、メールは返信しましょう。

メールを受け取っすぐに返信するのがよく、遅くともメールを受け取った翌日には返信します。営業時間外の返信なら、「お休みのところ失礼します」のような挨拶文を添えると、丁寧な印象を与えます。

返信メールは件名を変えない

注意することは、返信の際には件名は変えないことです。返信メールを作成すると、自動的に「Re：」が元の件名前に付けられるので、その状態で返信します。

お礼メールは具体的にお礼の内容を書く

お礼のメールでは、具体的に何についてお礼をしているのかを書きましょう。ただ「ありがとうございました」では、受信者は何についてお礼を言われているのかがわかりにくいことがあります。相手に誤解させないためにも、「先日はわざわざ当社にお越しいただきまして」のように何についてのお礼なのかをはっきりと書きましょう。

お願い・依頼メールでは強要しないように注意

相手に頼みごとをするお願い・依頼メールでは、自分の要求を強要しないように注意しましょう。高圧的にならないようにしながら、要件を明確に、かつ簡潔にまとめます。

期限があるときには、相手に返信してほしい日時も入れるといいでしょう。

また、メールの締めには、感謝の気持ちとともに受信者の気持ちをサポートするような文章があると安心感を与えられます。

社内・社外向けビジネスメールのマナー

社内向けメールでは敬称の使い方に注意

社内向けメールは、敬称の使い方に注意します。○○部長宛てにメールを送る場合に、宛名は「○○部長」か「○○様」です。「部長様」としてしまうと、二重敬語になってしまうので気をつけましょう。

挨拶文には「おはようございます」や「お疲れ様です」がよく使われて、本文や件名は一般的なビジネスメールのようにわかりやすく、簡潔にまとめます。

社外向けメールはより丁寧に誤字脱字に注意

社外向けメールは社内に向けたメールよりも丁寧さを心がけます。正しい敬語を使い、誤字脱字にも注意をしましょう。

挨拶文には「お世話になっております」がよく使われていますが、初めてメールを送る相手には、「お世話になっております」の代わりに、次のような挨拶文を使います。

まとめ

ビジネスメールは仕事に関するすべてのメールのことです。私用で使われるメールとは違い、ビジネスメールは会社に帰属するので責任が伴います。誤字脱字や誤送信に注意して、メールを送るようにしましょう。