「ご担当者様」を使う際は二重敬語に注意?書面での使い方を紹介

主にメールや手紙等の書き言葉として使われる「ご担当者様」という言葉ですが、使い方によっては二重敬語となる場合があることは知っていますか?宛名といえども目上の人が目を通すものには、特に失礼にならないよう気をつけなければなりません。「ご担当者様」の使い方や注意点を紹介するので参考にしてください。



「ご担当者様(御担当者様)」の意味とは

「ご担当者様」は「○○様」に代わる言葉

「ご担当者様」とは、主にメールや手紙を出す際の宛名として使われます。相手の名前が不明である場合に「ご担当者様」と置きかえて使ってください。また、相手の名前は知っているが漢字を見たことがなく、不確かな場合にも使えます。表現方法としては「ご」を漢字に直した「御担当者様」でも問題ありません。

部署名が分かる際は部署名もつける

相手がどこの部署に所属しているのか知っている場合や、ホームページ等で調べればわかる場合は部署名も記載しましょう。会社の規模が大きくなるほど様々な部署が存在します。「○○株式会社 ご担当者様」だけでは、何の担当者なのかが中身を確認しなければ分からず相手にとって親切ではありません。

例えば営業部の担当者へ書類を送る際は「○○株式会社 営業部 ご担当者様」と記載しましょう。

手紙とメールでの「ご担当者様」の使い方

担当者が複数名いる際は「各位」をつける

担当者が1人ではない場合は「ご担当者各位」となります。「各位」とは「皆様方」という意味を表しており、「ご担当者各位」とは「担当の皆様方」という言葉となります。「関係者各位」や「従業員各位」と社内でも使うことができるので、覚えておくと良いでしょう。

メールで複数人へ一斉送信する際も「各位」を使うことができるため、状況により使ってみてください。

履歴書の宛先に「採用ご担当者様」を使う際

就職活動の履歴書を送る際は宛先に「採用ご担当者様」と記載します。また、多くの場合が人事部宛てに履歴書を送付するため、部署として人事部がある場合は「○○株式会社 人事部 採用ご担当者様」とも記載することができます。部署名を記載する方が丁寧であるため、人事部がある場合は加えて記載してください。

電話でも「ご担当者様」は使える

書き言葉だけでなく相手側に電話をする際に担当者の名前が分からないという状況で「ご担当者様」が使えます。担当者が所属している部署へ直接電話を掛けることができれば必要ありませんが、そうでない場合は「○○部署のご担当者様」と部署名まで伝えましょう。

また、何に関する担当者なのかも伝えてください。例えば就職活動中に企業側の採用担当者へ電話をする際は「お忙しいところ申し訳ございません。私○○に応募致しました○○と申します。人事部の採用ご担当者様へお取次ぎ願えますか?」となります。忙しい時に電話することへのお詫びの文句と、自分の名前を先に伝えることもマナーといえるでしょう。

二重敬語等「ご担当者様」を使う際の注意点

「ご担当者様各位」は二重敬語

上記で「各位」とは相手が複数名である際に使うことができると説明しましたが、「ご担当者様各位」は二重敬語に該当します。「各位」とは相手に敬意を表す際に使われる敬称の1つであり、「皆様方」という意味を持ちます。「ご担当者様」に「皆様方」を意味する「各位」を加えると相手を敬う際に使われる「様」と重複してしまい二重敬語となります。

「各位」を使う際は「ご担当者各位」や「ご担当各位」と、「ご担当者様」から敬称である「様」を抜いて使いましょう。

「御中」を使う際も二重敬語に注意

「ご担当者様」と一緒に宛名に「御中」を使ってはいませんか。「御中」とは宛先が会社や部署など、個人以外のときに使われます。「御中」も「各位」と同様で敬称の1つですので「○○株式会社 営業部御中 ご担当者様」と記載すると、敬意を表す言葉が重複していることとなります。

正しくは「○○株式会社 営業部御中」や「○○株式会社 営業部 ご担当者様」となるため注意してください。

会社名は省略せずに記載する

宛名に会社名を記載する際、会社名は省略することなく正式名称を記してください。株式会社や有限会社を(株)や(有)と表現することは相手に対し失礼となります。また、株式会社や有限会社は社名の前に付くのか後ろに付くのか、前もって調べておきましょう。

「宛(あて)」は返信用の封筒に使える

「○○宛」は主に返信用のはがきや封筒など、自分を宛先とする場合に使われます。「ご担当者様宛」と使うことは適切とは言えません。また、自分が返信用封筒を使い相手に手紙やはがきを送る際は、「宛」を消して「様」に書き直すことがルールです。横書きであれば横二重線、縦書きであれば縦二重線と線の引き方も決まっているため注意しましょう。

まとめ

「ご担当者様」とは相手の名前が分からない場合に、名前の代わりとして使うことができる言葉です。手紙やメールだけでなく電話でも使うことができますが、使う際は二重敬語にならないよう注意が必要です。相手の漢字が不確かな場合も無理をせず「ご担当者様」に置き換えて使ってください。

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大阪在住の新人ライターです。学生時代にビジネスマナーや医療事務・秘書などの検定を取得し、前職は医療秘書として医院勤めでした。料理とスポーツが得意なので、いつか記事にできたらなと思っています。よろしくお願いします。