ビジネスシーンにおいて書類を郵送やFAXで送る機会は多いものです。書類の中でも、金額が記された請求書はとても重要ですので、送る側も受け取る側も見落としや送り間違いなど避けたいはずです。そんなミスを軽減するために欠かせないのが送付状です。送り先や送付した書類の内容が確認できる送付状にはいくつかルールがあります。確認して状況に応じた送付状が作成できるようにしておきましょう。
請求書を送る時に送付状は必要なの？
書類送付時に送付状は欠かせない
請求書を送るとき、送付状は欠かせない書類です。なぜなら、ビジネスにおいて取引先などに書類を送る際、必要な書類だけを送るのではなく、1枚目には必ず送付状を添付することがマナーとなっています。送付状は「添え状」や「送り状」「カバーレター」とも呼ばれるもので、書類の宛先や送付者の情報、書類の枚数を知らせます。請求書のような重要な書類では枚数に送り漏れがないかを確認することができるので、郵送であってもFAXであっても必ず添付する必要があります。
送付状に必要な内容
書類を送る時には送付状が必要であると分かりましたが、送付状に必要な内容とは具体的にどんなものがあるのでしょう。抑えておくべきポイントは次の通りです。
- 提出する年月日
- 相手先会社名と氏名
- 送る側の会社名と氏名
- 「拝啓」「敬具」などの頭語と結語
- 挨拶文
- 「記」「以上」を本題の始まりと終わりに
- 提出書類の内容や枚数といった送付内容
フリーランスも請求書に送付状が必要
個人事業主を含むフリーランスにとって避けては通れないのが請求書の作成です。報酬を請求した証明として残すことで契約の証明にもなり、税務調査が入る場合に必要となる重要なものです。そんな重要な請求書を契約先に送付する時にも、送付状の添付は必要事項です。
ルールに乗っ取った送付状を毎回添付していれば、ビジネスマナーをきちんと理解した信頼のおける人物だという印象を持ってもらえる可能性があります。添付し忘れたからといってただちに契約が打ち切られることは一般的にはありませんので、請求書とは別に郵送したり、あらためてFAXで送ったりすることは避けましょう。あくまでも請求書の詳細を伝えるための書面であることを忘れてはなりません。
請求書の送付状テンプレート
FAXにも郵送にも使える送付状テンプレート
FAXにも郵送にも使うことのできる請求書に添付する送付状のテンプレートをご紹介します。
振込先を送付状に記載する場合
振込先は請求書に記載しますが、より分かりやすくするために送付状に記載する場合もあります。その場合は先ほどのテンプレートの「記」以下を下記のように変更しましょう。
記
振込先 銀行 ：○○銀行
支店 ：○○支店
口座種別：普通
口座番号：000000
口座名義：○○ ○○
同封書類 請求書 1通
以上
相手に合わせた送付状を作成しよう
手書きメッセージを加えても良い
契約先の担当者が決まっている場合はプリントアウトする送付状の下部分にメッセージ欄を設けて、手書きメッセージを加えても構いません。印刷された文字とは別に、気遣いが感じられる手書きメッセージがあることで印象がアップすることでしょう。手書きメッセージの文例をご紹介します。
- 先日は貴重なお時間いただきましてありがとうございました
- いつもお世話になっております。暑さ厳しい折、くれぐれもご自愛ください
個人のお客様にも使える手書き送付状の文例
個人のお客様宛に請求書を送付する場合、送付状は印刷したものでも構いませんが手書き添え状であるとこちらの誠意が伝わりやすくて良いでしょう。印刷した送付状を使用する場合は一言手書きメッセージを加えましょう。印刷した送付状は横書きですが、手書きは縦書きになりますので注意してください。
文例をご紹介しますので、参考にしてください。企業宛てに送付する送付状に使用しても構いませんが、その場合は宛先や送り主の会社名などを記載することを忘れないようにしましょう。
いつもお世話になっております。
このたびは、○○を契約いただきまして誠にありがとうございます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問合せください。
今月分の請求書をご送付いたします。ご査収くださいますようよろしくお願いいたします。
今後とも一層のご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
山田 花子
支払が行われない時の対応
支払督促や催促する方法
請求書を送付したのに支払が行われないトラブルが起きる場合があります。企業であっても個人であっても契約通りの入金が行われることは非常に大切です。原因として、こちらが指定した送り先が間違っていて請求書が届いていない、相手側が支払日を忘れていたなどが考えられます。
中には意図的に支払いを行わないケースがありますが、あくまでも高圧的に請求する態度は避け、メールなどで入金が確認できない旨を伝えましょう。それでも回収が難しい場合は内容証明を送るなどの督促という形を取ることになります。督促は催促より強制力を持った法律や行政が絡んだ催促を指します。
請求書再送の送付状やメールで使える文例
メールで確認方法のほかに、請求書を再送する方法があります。請求書再送に添付する送付状やメールで使える文例をご紹介します。
代金お支払いの件
拝啓 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素より格別のご愛顧たまわりまして誠にありがとうございます。
さて、平成○○年○月○日にご請求申し上げました代金が、支払期日の○月○日を過ぎた現在までお振込みいただいておりません。
つきましては、別紙の通り再請求書を送付いたしますので、○月○日までに指定口座までお振込みいただけますようよろしくお願いいたします。
なお、本状と行き違いで振込いただきました場合は、お許しいただけますようお願い申し上げます。
敬具
まとめ
ビジネスシーンにおいて必ず発生する請求書のやりとり。それを円滑に気持ちよく進めるために、請求書にテンプルする送付状は欠かせません。宛先と送り主の関係性を十分に考慮して、印刷した送付状が良いのか手書きが良いのか、一言メッセージを添えるのかを検討しましょう。送り主の気遣いが伝わる送付状の作成を、いつも心がけてください。
20○○年○月○日
○○株式会社
○○事業部
鈴木 花子様
〒△△△‐△△△
東京都△△
△△株式会社
△△事業部 鈴木 太郎
TEL 00-0000-0000
FAX 00-0000-0000
書類送付のご案内
拝啓 ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配をうけたまわり、厚く御礼申し上げます。
さて、下記の通り書類を送付いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
書類送付
請求書 1通
以上