「タスク管理」とは、業務を細分化して管理することです。重要な作業ですが「具体的に何をするのか分からない」「必要性が分からない」という人もいるでしょう。タスク管理のやり方や、「ツール・アプリ」「紙のノート」などの手法の違いを説明します。上手い人を目指すコツも紹介しましょう。
「タスク管理」の意味とは？
「タスク管理」の意味とは「業務を細分化して管理」
「タスク管理」の意味とは「業務を細分化して管理すること」です。優先度や期日を決めて、業務の進み具合を管理します。
「タスク」とは任せられた仕事や職務を意味する言葉です。ビジネスシーンでは主に「業務を細分化したもの」の意味で使われています。
「ToDo管理」との違いは期日の有無
「タスク管理」と似た意味で使われる言葉に「ToDo管理」があります。人によっては同じ意味で使うこともあります。
使い分ける場合、「期日設定の有無」がポイントです。タスク管理は期日があり、期日がないものがToDo管理になります。
「タスク管理」を行う必要性とは？
「タスク管理」の必要性は「業務を効率的に進める」
「タスク管理」を行う必要性は「業務を効率的に進めるため」です。タスク管理をすると「適切な順番で作業できる」「期日を忘れない」「不要な業務がないか洗い出せる」などが期待できます。その結果、効率的に業務が進むようになります。
「タスク管理」を時間を割いてやる理由
「タスク管理」は、時間を割いてでも行った方が良いとされています。先述の通り、業務の効率化がかなうため、タスク管理に時間を使ったとしても最終的に速く仕事が終わるためです。
ただし、あまりに「タスク管理」に時間をかけすぎては、効率化のメリットが薄くなってしまいます。自分にあったやり方で、手早く終わらせるようにしましょう。
「タスク管理」はチームでの仕事にも重要
「タスク管理」は個人での作業だけでなく、チームで行う仕事にも重要です。作業の重複や、「〇〇さんがやっていると思った」というトラブルを防ぐためにもぜひ導入しましょう。
個人でのタスク管理と違い「担当者」を明確にすることが重要です。また、タスクは具体的に設定しないと「どこまでやれば完了ですか」などの質問がリーダーに殺到してしまいます。
「タスク管理」の主なやり方
「タスク管理」の主流は「ツール・アプリを使用する」
「タスク管理」の主流は「ツール・アプリを使用する」です。パソコンやスマートフォンのツール・アプリでタスクを管理します。
使われることが多いのは「表計算ソフト」です。見やすいタスク一覧表を作成しやすいためです。
タスク管理専門のツール・アプリも増えてきています。無料で使えるものもあるため、自分に合うものを選びましょう。
近年はクラウド上で管理できるツール・アプリが増えました。テレワークや在宅勤務が増えたため、社外からタスクを確認できる環境が重要視されています。
「タスク管理」に「メール」を使うのは反対意見もある
「タスク管理」に「メールアプリ」を使うやり方もあります。メールの受信ボックスを複数作り、通常の連絡とタスクのメールを分けます。完了したかどうかの区別には「未読・既読」を切り替える人が多いようです。
ただし、このやり方は「おすすめできない」という意見があります。タスク管理に集中しすぎて、重要なメールを見逃す可能性があるという考えです。
個人の管理なら「紙のノートや付箋」も有り
個人でタスクを管理するのなら「紙のノートや付箋」を使うのも良いでしょう。ノートや手帳にタスクを書き、終了したらチェックや斜線を記入します。他の人と共有しづらいため、チームでのタスク管理には不向きです。
手書きの管理方法には「記入方法の自由度が高い」というメリットがあります。例えば、手書きのイラストで補足したい人にとっては、ノートの方が便利に感じるかもしれません。
「タスク管理」が上手い人になるコツ
最初にすべてのタスクを確認する
タスク管理が上手い人になる1つめのコツは「最初にすべてのタスクを確認する」です。洗い出しを徹底的に行わなければ、見逃していたタスクに期日ぎりぎりで取り掛かる状態になるかもしれません。
タスクを洗い出すことで「他の人がやった方が効率的」「このタスクは省略してよい」というものも見つかるでしょう。自分が行うべきではないタスクを省くことで、よりいっそう作業が効率化できます。
タスクは具体的に細分化する
タスクは「具体的に細分化する」ことも、管理上手になるために重要です。曖昧なままだと、作業の進捗が分かりづらくなってしまいます。
例えば「報告書の提出」だけをタスクにするのはおすすめできません。「文章執筆」「写真の用意」「データの完成」のように、具体的で細かいタスクに分けた方が良いでしょう。こうすることで「もう半分終わった」と進捗が一目で分かるようになります。
タスクを「重要度」「緊急度」で分ける
最後のコツは、タスクを「重要度」「緊急度（期日の近さ）」で分けて優先順位をつけることです。「重要度も緊急度も高い」「緊急度だけが高い」「重要度だけが高い」「どちらも高くない」に分け、前から順番に優先度を高くしましょう。
タスク管理になれていないと、優先度を緊急度だけで分けてしまいがちです。「重要度」も判断することで、優先度が本当に高いものを選べるようになります。
まとめ
「タスク管理」はただ業務を期日順に並び変えるのではなく、細分化したり重要度を判断したりする必要があります。自分に合うやり方を見つけて、ぜひタスク管理にチャレンジしてみてください。
