「在職証明書」の書き方とは?注意事項とテンプレートも紹介

会社勤めをしていると一度は聞いたことのある「在職証明書」。どんな時に使うのだろうと思われたことはありませんか。そこで在職証明書とは何かを解説し、その書き方と必要となるケースについて説明します。また英語での在職証明書の書き方もご紹介しますのでご参照ください。

「在職証明書」とは?

「在職証明書」とは、ある企業に勤めていること、あるいはかつて勤めていたことを証明するための書類です。呼び名は各企業によって異なり、「雇用証明書」「就業証明書」「就労証明書」「在籍証明書」「勤務証明書」などいろいろあります。

また在職証明書は企業が在籍証明者を請求した人を雇用していることを証明する証明書ですから、在職または退職した企業の主に人事課が発行します。提出先から指定された用紙があり、氏名等は本人が書き込んでいい場合もありますが、会社によって判断が変わります。ご自身で書き入れたい場合は、まずは担当者に相談しましょう。

「在職証明書」の記載事項と見本

「在職証明書」の記載事項

在職証明書に書かれるべき基本的な記載内容をご紹介します。ただしこの内容は一般的にはこうした内容だという程度に参照してください。なぜなら在職証明書は提出先によって記載すべき内容を指定される場合があるからです。記載事項を確認したうえで作成してください。

  • 在職者(または退職者)の氏名と性別、生年月日、住所
  • 在職者(または退職者)の雇用期間と雇用形態
  • 仕事の内容と職場での地位や職責
  • 勤務日数と勤労時間帯を含む就労形態
  • 勤務地
  • 給与の総額と月ごとの給与
  • 会社の捺印

在籍証明書の作成において気をつけることは、在職者または退職者の住所は現住所ではなくて、その会社に在職中の住所です。

「在職証明書」のテンプレート・サンプル

「在職証明書」にもいろいろな書き方がありますが、必要最低限の項目を揃えた在籍証明書をご紹介します。

在職証明書

下記のとおり就業していることを証明します。

年  月  日

                  (会社住所)
(会社名)
(役職) (名前)  印

 

氏名                  (  年 月 日生)
住所
就業開始日   年  月  日
勤務時間   時   分 ~  時   分(計   時間   分)
 

職務内容

 

 

 

備考

 

「在職証明書」が必要になるとき

保育園などの入園申請のとき

在職証明書の提出を求められるケースとして代表的なのは、保育園や幼稚園の入園申し込みです。また一部の私立の学校などの入学申請時にも在職証明書を求められることがあります。

園や学校側は、在職証明書で申込者の就業時間や収入をチェックして、当園・当校に適当かどうかを判断します。

転職のとき

他の企業に転職するときに、転職先から在職証明書を求められることがあります。前職の職務内容や経験、役職などを履歴書と照合するために使われます。

また公務員へ中途採用で転職するときに、職歴について条件が付いていることがあります。そのような場合には在職証明書の提出が求めらます。

新卒採用でも企業側が就活生のアルバイト経験などを知るために、在職証明書の提出を求めてくることがあります。アルバイトでも雇用先は在職証明書を発行してくれますので、必要の際には雇用先に問い合わせましょう。

外国人労働者がビザ申請・更新をするとき

外国人が日本に滞在するためには、在留資格を得てビザ申請を行います。その在留資格を得るために、在職証明書が必要になります。

在留資格とは、日本でどんな活動をするのかを類型化して、当人がどれに分類されるのかを証明した資格です。滞在期間を決められるビザの申請または更新には欠かせない資格です。

「在職証明書」の依頼から発行まで時間がかかる理由

在職証明書はオーダーメイド

在職証明書が必要になったため人事課に在職証明書を依頼しても、なかなか発行してもらえないとイライラするケースがあるようです。

その理由の一つは、在職証明書は決められたフォーマットはなく、個々の要望に応えて作成されるからです。在職証明書の提出先から何を記載しなくてはならないのかを指定されることがあり、それを盛り込むことを念頭に作成されます。そのため、在職証明書を作成する担当者は記載事項を確認したうえで一つ一つ仕上げていきます。そのため時間がかかります。

エクセルや紙で個人情報を管理

もう一つの理由として、在職証明書には個人情報が記載されます。会社によってはその個人情報をエクセルや紙上で管理していることも多く、その資料整理のために時間がかかることもあるようです。

そこで依頼する側も在職証明書がすぐに発行されるとは思わずに、時間的に余裕をもって準備を進めましょう。

「在職証明書」の英語での書き方

Certificate of Employmentの書き方

在職証明書は英語で「Certificate of Employment」と言います。英文の在職証明書は、外資系の企業への就職や留学の際に求めらえることがあります。

英文で作成される在職証明書 も日本語で作成される在職証明書と基本的な内容は変わりません。ただ形式を英文文書に揃えて作成されます。

  • 用紙の右上に企業名や企業名の住所が記載されて、その後に発行年月日が続きます。
  • タイトルである「Certificate of Employment」の下に本文である在職者の氏名や住所、職務内容や役職などが記されます。
  • 在職証明書を作成した担当者の氏名とサインが続いた後、社印が捺印されます。

使用される用紙はレターヘッド付きの公式用の用紙が使われれることが望ましいのですが、なければ社印は忘れずに捺印してください。

まとめ

在職証明書は提出先によって記載内容がいつも同じとは言えません。在職証明書の提出が求められた場合、提出先に在職証明書には何が記載されるべきか記載事項を確認したうえで、会社に申請してください。個人情報を扱う大切な書類ですので、作成にはある程度時間がかかることも念頭に置いておきましょう。