「注文書」とは?作成と書き方を解説!テンプレートも併せて紹介

外部に発注する部門にいないとなかなか馴染みのない「注文書」。いざ書こうと思っても、どうやって書くのか迷ってしまいますよね。

そこで今回は「注文書」の作成の仕方やその時のポイントを解説。「注文書」のテンプレートも併せてご紹介します。

「注文書」とは?

「注文書」とは契約書類のひとつ

「注文書」とは「発注書」とも呼ばれる書類で、顧客が注文を依頼する意思を表し、その目的で作られる書類です。

ただし顧客が「注文書」を注文先に提出するだけでは契約は成立しません。契約を成立させるには、注文先がその注文に承諾したことを証明する「請書」が必要です。

「注文書」と「注文請書」の違い

「注文書」とは顧客が注文を注文先に伝える書類です。一方「注文請書」は、注文書を受けた注文先が発行する書類で、注文を引き受けたことを示します。この「注文請書」が取引の最終的な合意を示す書類になります。

「注文書」と「注文請書」の両方が取り交わされることで契約が成立します。そのため、どちらも契約書類となる大切な書類です。

「注文書」は必ず取り交わすべき書類

注文書なしでの取引は、「リスクのある取引」と言われています。

「リスクのある取引」とは「注文書」を取り交わさずに、見積書だけで物品の売買が進む取引のことです。なぜ見積書だけで取引が進むことが問題かというと、見積書には取引に必要な具体的な事項、たとえば日程や受注先、注文日、納品先、納品予定日などが記入されていません。そのため取引途中にトラブルが発生しやすくなります。

双方に迷惑をかけることなく安全に取引を進めたいのならば、「注文書」は必ず取り交わしましょう。

印紙が必要になることも

印紙を必要としない「注文書」ですが、印紙を必要とする場合もあります。それは注文書が「注文請書」として取り扱われる場合です。

本来、最終的な契約書となるのは「注文請書」なので、「注文請書」には印紙が必要です。しかし「注文請書」の取り交わしがなく、「注文書」だけで取引が成立してしまった場合、「注文書」に印紙を貼り契約を成立させます。

「注文書」の書き方

「注文書」の必須項目

「注文書」の記載すべき項目は、国税庁によって定めれらています。下記の事項がすべて書かれて「注文書」として成立します。

  • 発注元の氏名又は社名
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込み)
  • 注文書を受ける事業者の氏名または名称

書類作成者の氏名には、住所や電話番号、Eメールアドレスも記載しておくと、受取者に親切ですので記入しておきましょう。

ちなみに「注文書」には決まった用紙やサイズなどはありません。それを入れるための封筒にも決まりはありませんので、使いやすいものをお使いください。

注文書は印鑑がなくても効力あり

「注文書」は印鑑が押されていなくても公式な書類です。

ただ印鑑や社印が押してある方が注文先に安心感を与えるので、印鑑を押されることも多いようです。

「注文書」のテンプレート

「注文書」には様々な書式がありますが、ここでは最もベーシックな「注文書」のテンプレートを掲載します。「注文書」を書く時の参考になさってください。

発行日:○○年○○月○○日
注文請求番号:○○-○○○○

発注書

(注文先)                                                          御中

(発注元社名)
(住所)
(電話番号)
(Eメールアドレス)

 

下記の通り注文いたします。

発注金額      ¥○○,○○○―  

品名・品番数量単価金額
    
    
    
    

小計     ○○○○円

消費税    ○○○○円

合計金額   ○○○○円

備考:

「注文書」の保管期間

「注文書」は請求書と同様に大変大事な書類です。商品を注文しますという意思を示した書類で、保管期間も長くなり、国税庁によって定められています。

その「注文書」の保管期間とは、確定申告の提出期限から数え始めて7年です。そのデータは紙面でも電子データでも構いません。

また会社法上では、株式会社の「注文書」の保管期間はさらに長くなり10年です。

このことから「注文書」の保管期間は最低でも7年、10年だと理想的と言えるでしょう。

英語で書く「注文書」

「注文書」は英語で「purchase order」

「注文書」は英語で「purchase order」と言います。略して「PO」と表記されることもあります。

英文で書かれる「注文書」は日本語で書かれるものと大きな差はありません。注文先や注文内容などを明確にしますが、海外への発注になるため貿易条件や支払い方法、また船便や航空便などの発送条件も明確に記載します。

英文での注文書のテンプレート

(発注元社名)
(住所)
(電話番号)
(Eメールアドレス)

Date issued: August 1, 2018
Date issued: PO Nr.○○○○○○

 

Purchase Order

 

○○ Company(注文先)
○○City, 国名(注文先の住所)
Atten: Mr.○○(担当者名)

We would like to place our purchase order under the following issues, terms and condition.

Trade term:
Payment terms:
Currency:
Delivery date:
Shipping method:
Insurance:
Remark:

 

Part NumberDescriptionQuantityUnit PriceTotal Amount
○○○A100 pcs5000 JPY500000 JPY

 

Approved by vendor,

(売主側からのサイン)                       (注文者のサイン)   

(注文者名)

(注文者の役職名)

 

まとめ

「注文書」とは、顧客が注文を依頼する意思を明確にし、それを文書化した書類です。注文書の取り交わしをせずに取引を行うと、発注元と発注先の間でトラブルが起こることもあるため、「注文書」の取り交わしは必ずしておきましょう。