普段何気なく受け取る「源泉徴収票」ですが、実際に必要になったという方はあまり多くないかもしれません。そのため、大切に保管されていないことも珍しくなく、いざ必要になったときに困るという人もいるようです。
そこで今回は源泉徴収票が発行される時期からその用途、再発行の方法についてご紹介していきたいと思います。
会社から発行される源泉徴収票とは？
個人事業主は確定申告で所得税の計算をしていますが、会社で働いている場合は個人ではなく会社が所得税の計算をします。これを年末調整と言いますが、この年末調整の結果報告及び控えが「源泉徴収票」というわけです。
ここでは源泉徴収票の発行時期や記載内容、必要となるシーンなどについて説明していきます。
源泉徴収票の発行時期
源泉徴収票の発行は、12月に発行されることが一般的です。12月の給与明細と一緒に源泉徴収票を渡されることも多いでしょう。源泉徴収票を発行するには年収が確定している必要があるため12月の発行になるのです。
しかし、退職する場合には12月ではなく基本的に退職日に合わせて源泉徴収票を発行してもらうことができます。退職日に会社から源泉徴収票を受け取れなかったとしても所得税法で定められている通り1ヵ月以内に発行されます。
源泉徴収票に記載されていること
源泉徴収票に記載されているのは以下の5つとなります。
・支払い金額
1月1日から12月31日までに支払われた給与や賞与の合計金額で、「支払い金額」＝「年収」となります。
・給与所得控除後の金額
支払い金額から所得控除を差し引いた金額で、「給与所得控除後の金額」＝「所得」となります。
・所得控除の額の合計額
所得控除の合計額です。所得控除には配偶者控除や保険料控除などがあります。
・源泉徴収税額
年末調整後の所得税額が源泉徴収税額となります。
・控除対象配偶者・扶養親族
扶養されている親族が明記されています。
退職や転職など様々なシーンで必要となる
会社で働いているときには源泉徴収票を求められる機会はあまりないので、意識することもないのかもしれませんが、源泉徴収票は実に様々なシーンで必要となります。
「確定申告」に必要なのはもちろんのこと、「扶養に入る場合」「再就職する場合」「住宅ローンを組む場合」などが挙げられます。特に結婚や会社を退職をするという場合には後に源泉徴収票が必要になる可能性が高いです。
源泉徴収票はどんな時に発行される？
会社に源泉徴収票の発行義務が発生する要件
会社は給与の支給があった場合と健康保険や厚生年金などの社会保険料を徴収した場合のいずれかに該当するときに従業員に対して源泉徴収票を発行する義務を負うことになります。
給与は金額に関係なく、例え給与が1円であったとしても源泉徴収票を発行しなければなりません。
源泉徴収票はバイトでも発行される
源泉徴収票は社員じゃないともらえないものと誤解をしている方もみられますが、決してそのようなことはなく、パートやアルバイトであっても源泉徴収票は発行されます。
パートやアルバイトの場合、必ずしも会社から社会保険料を徴収されるとは限りませんが、働いているのに給与が0円ということはありえませんので、会社はパートやアルバイトに対しても源泉徴収票を発行する義務を負っています。
源泉徴収票を紛失した場合は再発行できる？
もしうっかり源泉徴収票を紛失してしまったとしても再発行が可能なのでご安心ください。ここでは源泉徴収票の再発行の方法について説明しましょう。
再発行は会社に依頼！市役所では再発行できない
まず、源泉徴収票は役所ではなく会社が発行しているということを覚えておきましょう。源泉徴収票を再発行してもらう場合は会社に依頼をします。お住いの市区町村では源泉徴収票は発行してもらえないので、注意が必要です。
ただし、確定申告以外が使用目的なのであれば役所で発行してもらえる「課税証明書」「所得証明書」などが源泉徴収票の代わりになる場合もありますので、提出先に確認してみましょう。
源泉徴収票の再発行を依頼する方法
源泉徴収票を再発行してもらう場合は、会社の経理や総務担当者などに再発行を依頼します。その際の依頼方法については、口頭やメール、文書など会社が指定する方法で依頼することになりますが、いずれにしても何年度分の源泉徴収票が必要なのか明確にした上で依頼するようにしましょう。
また、源泉徴収票を紛失したのは自分のミスということを忘れてはいけません。お願いする姿勢と、郵送で手元に届くなら封筒と切手を渡す気遣いができるとなお良いでしょう。
源泉徴収票の再発行に時間はかからない
会社が発行する書類の再発行となると手元に届くまでに時間がかかるのではないかと思っている方もいますが、源泉徴収票は作成だけでなく保管をすることも会社の義務であるため、基本的には再発行に時間はかかりません。
ただし、会社が源泉徴収票の作成を外部に委託している場合があります。外部に委託している場合は発行までに時間がかかることもあるようですが、2週間から1ヵ月程度で再発行してもらえるのが一般的です。
源泉徴収票再発行の特殊事例
源泉徴収票は基本的に会社に依頼をすれば問題なく再発行してもらえるものですが、スムーズにいかない可能性がある特殊事例もあります。
理由があっても再発行を断れたら税務署へ
源泉徴収票の再発行を依頼して万が一断られた場合は、まず会社に再発行してもらえない理由を確認し、その上で会社を管轄している税務署に相談して税務署から会社に指導をしてもらいましょう。
源泉徴収票の発行は会社が負っている義務です。税務署からの指導が入ってもなお源泉腸徴収票の再発行を断られることは基本的にはありません。
会社が倒産している場合も再発行可能
会社が倒産している場合であっても源泉徴収票を再発行してもらうことは可能ですが、会社が存在していないため、経理などに再発行をお願いするというわけにはいきません。
会社が倒産した場合、破産手続きのため裁判所から破産管財人が選出されていますので、破産管財人に源泉徴収票の再発行を依頼してください。連絡がつかないなど依頼が難しい場合は税務署に相談してみましょう。
まとめ
源泉徴収票は様々なシーンで必要になる大切な書類です。必要な時に困らないよう会社から発行されたら大切に保管するようにしてください。もし紛失したとしても慌てず再発行の手続きを行いましょう。
そして、源泉徴収票に関して困ることがあったら最終手段として税務署に相談するということを覚えておいください。
