受領書の書き方とテンプレート!領収書や納品書との違いは?

ビジネスにおける取引でやりとりされる書類の中のひとつに「受領書」があります。

「受領書」は、商品などの受け渡しの時にやりとりされる書類なのですが、他の書類と何が違うのでしょうか?また、受領書の書き方やテンプレートを紹介していきます。



受領書とは?

「受領書」の読み方と必要性

「受領書」は「じゅりょうしょ」と読みます。発注者が受注者に対して、サービスや商品を提供する時に発行する書類です。商品などを受け取った時に、受領した旨を報告する、証明するものになります。取引を進めていく中で手違いが起こるのを防ぐ目的があります。

受領書の発行は義務ではない

受領書は必ず発行しなければならない書類というわけではなく、発行の義務はありません。場合によっては、メールだけ電話だけの連絡で済ませることもあります。トラブルを防ぐための証明書として役割を果たす書類であると言えます。

納品書や領収書との違い

受領書と似たものに、納品書や領収書を思い浮かべる人は多いかもしれません。それぞれの違いを詳しく見ていきましょう。

  • 受領書

サービスや商品などを受け取ったことを証明する書類です。受領者情報、発行者情報、受領した商品などの情報、金銭情報などが記載されます。

  • 納品書

商品などの明細が記載された書類で、商品納入の時に発注者に提出します。商品などの詳細、単価、数量、合計金額などが記載されます。納品された商品に誤りがないかを確認するためや、何をいつ納品したかを記録しておくため発行されます。

  • 領収書

代金を受け取った側が支払った側に発行する書類です。現金や有価証券などを受け取ったことを証明します。支払った側の正式名称、金額、但し書き、印紙、発行者の正式名称、発行日時などが記載されます。

受領書の書き方とテンプレート

受領書の書き方

受領書の書き方は次に紹介する通りです。取引する商品によって細かい部分は変わってきますが、多くの受領書で必要となる項目ですので参考にしてください。

  • 発行日
  • 宛名:取引先の正式名称と担当者名
  • 発行元:発行元の正式名称と住所、担当者氏名
  • 担当者の捺印
  • 商品名:商品コードもあれば一緒に記載
  • 商品の単価
  • 商品の数
  • 商品代の合計
  • 備考:伝えることがあれば記載する

商品の受領書テンプレート

商品を取引する時に使用する受領書のテンプレートを紹介します。

〇年〇月〇日

株式会社○○○○
○○部○○課
山田 太郎様

 

株式会社○○○○    ㊞
〒000-0000
東京都△△△△
△△課
山田 花子

 

受領書

 

下記、正に受領致しました。

1.商品A 0個 0,000円

2.商品B 0個  0,000円

3.商品C 0個 0,000円

4.商品D 0個 0,000円

 

合計 0,000円

 

備考

以上

 

 

 

 

金銭の受領書テンプレート

金銭の受領書のテンプレートを紹介します。

〇年〇月〇日

株式会社○○○○
○○部○○課
山田 太郎様

 

株式会社○○○○    ㊞
〒000-0000
東京都△△△△
△△課
山田 花子

 

受領書

 

 

金0,000円也

 

 

上記金額を正に受領致しました。

 

但し、○○○○○として

 

備考

 

以上

 

 

 

受領書の返送

受領書返送は義務ではない

取引先によっては受領書の返送を求められる場合があります。これはトラブルが起きた時の対処するためや社内で受領書を管理するためです。しかし、受領書の返送自体は義務ではないので、求められない限りは返送する必要はありません。

返送する時は敬称に注意

受領書を返送する時には、宛名に付けられた「様」や「殿」などの敬称の取り扱いに注意が必要です。そのまま返送せず「様」や「殿」は必ず二重線で消しておきましょう。また、書名と捺印を求められる場合がありますので、忘れずに行いましょう。

受領書と一緒に返信用封筒が同封されている場合があります。この時宛名が「株式会社○○○行」となっています。必ず「行」を消して「御中」に置き換えましょう。

受領書の取り扱い

サインや印鑑が必要

商品などを受け取った証明となる受領書は、受け取りを証明するサインや捺印が必要です。この時もちろん担当者の認印だけでも良いのですが、できれば社印も一緒に押しておくとより安心です。

受領書にも印紙が必要

受領書は金銭の受け渡しのために作成される書類であり、「金銭又は有価証券の受取書」に当たります。そのため、領収書と同じように印紙が必要となります。記載金額が5万円未満だと非課税ですが、5万円以上100万円以下では200円分の印紙が必要となります。印紙は必ず割印することを忘れないようにしましょう。活印がされていない印紙は、印紙税が納税されたことにならないためです。

受領書の保管期間

受領書のように取引の証拠となる書類のことを「信憑書類」と呼びます。この信憑書類は、税務調査などで必要となるため一定期間保存することが義務付けられています。保管期間は中には5年間で良い場合もありますが、多くは7年間と定められています。原則7年と覚えておくと良いでしょう。

まとめ

受領書は領収書のように発行義務のある書類ではありませんが、商品などの受取りを証明する大切な書類です。

また受領書に必要な項目はある程度決まっていますが、様式は会社によってさまざまです。これから作成するという場合は、テンプレートを参考に作成してみてください。