ビジネスの「お断りメール」は相手を不快にさせないように書くポイントがあります。ここではお断りメールで気をつけるべき書き方のポイントや、提案や採用などを丁寧に断る時の例文を紹介します。お断りメールをもらった時の返信の例文も紹介しています。
「お断りメール」の書き方のポイント
否定形を用いない
お断りメールを送る際には、「お断りします」「できません」などの否定形の言葉ではなく、「ご要望に添いかねます」などの肯定形の言葉に言い換えることが大切です。
- お断りします ⇒ ご要望に添いかねます
- できません ⇒ いたしかねます
- 辞退します ⇒ 見送らせていただきます
ただし、ビジネス取引の提案を辞退する時などは「辞退」という言葉を使って明瞭に意思を示した方がよい場合もあります。そのような時は「辞退させていただく」という謙譲の表現があります。
断る理由を簡潔に説明する
お断りのメールを送る際には、理由を簡潔に説明することが大切です。理由を説明せずに断りの言葉のみの場合、受け取った側は納得できない思いが残ります。理由が説明できない場合でも、差しさわりのない理由を添えるのがマナーです。
クッション表現を用いる
お断りを伝える時は、次のようなクッション表現を添えると断定的な表現にならず、ソフトに伝えることができます。
- あいにくですが、
- せっかくですが、
- せっかくながら、
- 今回は失礼ながら、
こちらも残念な気持ちであることを添える
お断りのメールを送る際には、自分も残念な気持ちであることを添えて相手の気持ちに配慮することが大切です。
- 不本意ではございますが、
- 誠に残念ですが、
- 本来ならばお引き受けしたいところですが、
- ありがたいお話しとは存じますが、
- 大変心苦しいのですが、
相手の好意のお誘いを断る時はお詫びの形にする
好意のお誘いなどを断る時は、お詫びの形にすると角が立ちません。
- あいにくですが外せない所用があり、今回は見送らせていただきます。せっかくお誘いいただきましたのに、申し訳ございません。
次の機会につなげる結びの言葉を入れる
今回のお断りで関係が終わるのではなく、関係を良好に維持したい場合や、次の機会に繋げたい時は、代替案を提案したり、次の機会につなげる言葉で結びます。
- このたびはご要望に添えない結果となりましたが、〇〇を行うことは可能です。ご検討くださいますようお願いいたします。
- 今回は残念ですが、次回のご提案をお待ちしております。今後ともよろしくお願いいたします。
- 今回はは見送らせていただきましたが、次の機会を楽しみにしております。
但し、次の機会の可能性がなく取引の提案を断るような場合は、逆に期待を抱かせる表現は誤解のもととなるため、次回に繋げる言葉は添えないようにします。シンプルな結びの言葉は「以上、よろしくお願いいたします。」ですが、次のような締めくくりの言葉もあります。
- まずはとり急ぎメールにてご連絡いたします。
- 以上、略儀ながらメールにてご連絡申し上げます。
- まずはとり急ぎご連絡まで。
「お断りメール」の例文
お断りメールの例文を紹介します。
取引の提案を断る例文
件名：取引お申込みについて
株式会社〇〇 △△事業部
〇〇△△様貴社ますますご清栄の段、お喜び申し上げます。
さて、このたび弊社との新規取引のお申込みをいただき、誠に有難く、心よりお礼申し上げます。
せっかくのお申込みをいただきながら誠に残念ではございますが、このたびはご辞退させていただく所存です。
と申しますのは当社におきましては…（辞退の理由を説明）貴意に添いかねる事情をご賢察のうえ、何卒ご了承くださいますよう、お願い申し上げます。
とり急ぎメールにてご連絡いたします。（メール署名）
※「ご賢察」とは、相手が推察することを敬って言う言葉で「お察しください」という意味です。
人事採用を断る例文
件名：採用試験結果のお知らせ
〇〇△△様
先日は、弊社採用試験にお越しいただきありがとうございました。
厳正な審査の結果、残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。
なにとぞ事情をご賢察のうえ、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍とご健勝をお祈りいたしております。（メール署名）
採用内定を断る例文
件名：内定辞退のご連絡
〇〇株式会社 人事部
〇〇様〇〇大学△△学部の佐藤〇〇です。
この度は、採用内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
このような光栄なお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、諸般の事情により、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となりましたこと、大変申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
略儀ながらメールにてお詫びとご連絡を申し上げます。
最後になりましたが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。（メール署名）
「お断りメール」への返信の書き方と例文
「お断りメール」」を自分が受けた場合の返信の書き方と例文を紹介します。
「お断りメール」へ返信するのはマナー
「お断りメール」をいただいた場合は、そのままにせず返信するのがマナーです。返信メールでは、検討し、返信してくれたことへの感謝の気持ちと、お断りの内容を了解したということ、必要であれば今後のおつきあいのお願いなどを簡潔に述べます。
お断りメールへの返信の例文
ビジネスの提案のお断りメールへの返信例文です。
お世話になっております。
ご提案させていただきました〇〇の件につきまして、ご検討をいただきありがとうございました。
今回は見送られるとのことで、承知いたしました。
またお仕事をご一緒させて頂く機会がございましたら、何卒よろしくお願いいたします。
お忙しい中、ご対応いただきましたことを、重ねてお礼申し上げます。
まとめ
「お断りメール」を書くときは、相手を不快にさせない表現を工夫することと、断る理由を必ず添えるのがマナーです。理由を具体的に書けない場合は、差しさわりのない表現を工夫してなんらかの理由を添えるようにします。面接の不採用の理由などについて詳しく書けない時は「厳正に審査した結果」などの表現があり、面接辞退の理由は「諸般の事情により」などとして詳しく書かない表現があります。
「お断りメール」は紹介した書き方のポイントに従って丁寧に書き、一度書いたあとに相手の立場に立って読み返してみるとよいでしょう。
