日本でもたくさんの国際企業が拠点を置くようになり、ますますビジネスでも英語の必要性を感じる場面が増えてきました。海外企業とのテレビ会議や電話会議では英語での自己紹介や挨拶も必要になります。
さっそく英語で会議に参加する場面を想定しながら、使える進行フレーズや有意義な会議の進め方などを紹介しましょう。
「会議を英語で進行する前」にしておくべき3つの重要事項
まずはじめに会議を進行する前の心構えと会議を始める前のチャットフレーズを紹介します。
英語で会議を進行する前にすべきこと① 会議における自身の役割を明確に！
英語の会議で重要なのは、「会議を進行する前に自身の役割を明確にすること」です。会議にはあらゆる企業からたくさんの人が参加します。会議の内容にもよりますが、参加者がお互いの考えや意見をオープンにし、質疑応答が繰り返される場面もあるでしょう。
もしあなたが進行役なら、スムーズに会議が進むよう、参加者の考えや意見を上手にまとめることに集中しましょう。ときには自分の発言はできるだけ控えたり、逆に議論が煮詰まったときには、新しい切り口を提示することも必要かもしれません。
色々なシーンに応じて柔軟な対応ができるよう、準備をしておくことが重要です。
英語で会議を進行する前にすべきこと② 挨拶と軽い自己紹介をしよう
英語の会議で重要なのは、会議への参加者が集まり始めたら、挨拶と軽い自己紹介をすることです。国の習慣にもよりますが、ビジネスシーンでは「握手」することで相手への敬意を表すことができます。
- Hello. I am Taro Tanaka. Nice to finally see you
はじめまして、田中太郎です。やっとお目にかかれて光栄です。 - Hi there. I am glad to see you Mr. Wilson. I was really looking forward to seeing you.
ウイルソンさんお会いできて嬉しいです。会えるのを本当に楽しみに待っていました。 - Hi. How was your trip to Japan? Did you enjoy your fight?
日本へのフライトはいかがでしたか？楽しみましたか？
英語で会議を進行する前にすべきこと③ 資料の確認はマスト！
英語の会議で重要なのは「資料の確認はマスト」です。国際的な会議では進行をスムーズにするためにアジェンダや資料を使うことがあります。事前に配布している場合は、資料を持っているか確認をしてみましょう。
- By the way, have you got an agenda for this meeting?
ところで今回の会議で使うアジェンダはお持ちですか？ - I have a copy of it if you don’t have one.
もしお持ちでなければ、コピーをお渡しできます。 - Here you go. I am happy to help you.
どうぞ、お使いください。
会議を英語で行う際の流れ
それでは会議をスタートさせましょう。会議進行の流れを英語のフレーズと一緒に説明します。
会議を有意義に進めるたに重要なポイント
国際的な会議が初めての人や英語での会議が苦手は人はついつい緊張しがちですが、会議はあくまで「話し合いの場」であることを意識することが大切です。基本的には穏やかな雰囲気を作りながら「意見を聞いてまとめる」ということに集中しましょう。
会議ではさまざまな意見が飛び交う場であり、これからビジネスを発展させていく中で重要な要素や新しいアイデアを鷲掴みできるチャンスでもあります。そのため、参加者のひとりひとりが公平な立場でリラックスして発言できるように勧めていくことが大切です。
また参加者に伝えておきたい項目があるときは、繰り返してアナウンスすることも必要です。参加者との会話やメモに忙しく聞き逃している可能性があるからです。
英語の会議で使える！挨拶とメンバー紹介のフレーズ
- Hi everyone. I thank you so much for coming to the meeting today. I would like to welcome you all and have a great meeting.
皆さん、本日はこの素晴らしいミーティングに参加くださいまして誠にありがとうございます。 - Unfortunately, Mr. Brown could not manage to attend this meeting, but i will follow him up with how things goes here at the meeting..
残念ながらブラウンさんは都合により欠席となりますが、会議のフォローアップはさせていただきます。
英語の会議で使える！会議の順番を説明するフレーズ
- Shall we start the meeting?
それでは会議を始めましょうか？ - First of all we are going to discuss about the sales benefit of new project. Second of all … Third of all … Lastly ….
まず始めに新規プロジェクトの売り上げ利益について話し合っていきましょう。2番目に…3番目に…最後に… - Let’s start the discussion following with the agenda.
それではアジェンダに沿って会議を始めていきましょう
英語の会議で使える！ブレークを挟むためのフレーズ
会議では1時間程度の短いものから丸まる一日かけて行うものまでさまざまです。一日かけて行う会議ではランチはもちろん、適宜ブレークや休憩をを挟みながら進めるようにして下さい。
- Shall we stop now for an hour of lunch break?
ここで一時間ランチブレークをとりましょうか？ - Let’s have a short break
そろそろ休憩をはさみましょう。
英語の会議で使える！会議の締めるためのフレーズ
最後に会議の締めを行います。参加者への感謝の気持ちを込めて丁寧にまとめるようにしましょう。
- I am afraid that the time is running out for today. I guess we are going to finish here.
時間が押してきましたので、この辺で会議を終了にしましょう。 - All the items that we were supposed to discuss about today was over ahead of original schedule. We should wrap it up and enjoy the rest of your day.
全ての項目について予定時間より早く話し合いが終わりました。それでは早めに切り上げましょう。お疲れさまでした。 - Again, Thank you so much for taking your time and coming over today
今回は忙しいところご参加いただき、ありがとうございました。
テレビ会議や電話会議を英語で行う際に気を付けることは？
最後にテレビ会議や電話会議で気を付けることについてみてみましょう。
まずメールで出席の確認をとる
ある特定の場所に全員が集まらなくても会議の場が持てるのがテレビ会議や電話会議です。現在はインターネットの普及によりカメラを通じてお互いの表情を見ながら会議を行うことができるため、電話会議よりも盛んになってきました。
これらの会議で大切なのは事前に会議への出席をとることです。欠席の場合は別の日にスケジュールを変更したり、フォローアップするなど適切な対策をとりましょう。加えて時差がある国とテレビ会議をする時は現地の時間も確認しておいて下さい。
電話会議の場合も同様です。時差の勘違いがないか、予定の時間にアテンドできるかなど確認をしておきましょう。
「国際会議」であることを忘れない
英語環境での会議はあらゆるバックグランドを持ったさまざまな人たちが参加します。常に「国際会議」であることを忘れず「宗教」や「政治」についての話は避けるようにして下さい。初対面で家族のことを根ほり葉ほり聞いたり、関係のない話題を押し付けるのもタブーです。マナーを忘れず心地よい会話が持てるように心がけましょう。
まとめ
英語での会議進行ははじめは大変かもしれませんが、体裁がわかってくるとオープンな発言ができる環境であるため、活気のある有意義な会議が進められるはずです。
進行役の人はあくまで意見をまとめる立場に回り、参加者の発言がクロスし始めたら「Unfortunately, we are running time for this matter. Let’s move to next one.」と議題を変えていきましょう。アジェンダや資料など会議に必要な下準備をしっかりしておくことも大切です。あとは堂々と進行役として議題を進めて行って下さい。
