「経理担当の田中です」「営業担当の高橋です」など、日本語ではスラスラと紹介できる「担当者」の名称も、いざ英語となると戸惑ってしまうことがあります。
ここでは、一般的に企業に在籍する担当の名称をはじめ、英語で担当者を紹介するときのフレーズ、担当変更の案内の仕方などを含めて紹介しています。ぜひ参考にしてみて下さい。
それぞれの担当者を英語でいうと？
各担当者の英語での名称を紹介します。
窓口担当者は英語で「contact person」
英語で窓口担当者は「contact person」です。
- The contact person for this account is Mr. Robin.
この口座の窓口担当者はロビン氏です。
営業担当者は英語で「sales representative」
英語で営業担当者は「sales representative」です。
- Our sales representative is Ms. Emma
営業担当者はエマさんです。
経理担当者は英語で「accountant」
英語で経理担当者は「accountant」です。
- The accountant for our company has been changed.
弊社の経理担当者が変わりました。
ビジネスで担当者にメール送るときは？
ビジネスで担当者にメールを送るときに知っておきたいことを挙げてみましょう。
ビジネスでも様は「Mr」「Ms」
英語でメールをする時や荷物を送るときに宛名を書きますが、通常男性は「Mr」未婚女性は「Miss」既婚女性は「Mrs」また最近では未婚や既婚の別を問わずどちらにも当てはまる「Ms」も一般的に使われるようになりました。
海外の取引先の担当者が女性の場合、未婚か既婚かわからないということがほとんどです。日本と同じように、海外でも未婚か既婚かを尋ねるのはあまり良いマナーとは言えず、そういった観点からも「Ms」は便利な敬称でしょう。
名前の前に「Mr」や「Ms」を使うのはビジネスでは必須ですが、付き合いが長くお互いの気心が知れている場合は「To Hanako」と名前だけでも失礼にはあたりません。
担当者が複数いる場合は「and」「all」を使う
仕事で海外にメールや荷物を送るときに複数の担当者がいる場合があります。この時の名前の書き方は「and」「all」を使ってまとめましょう。
また、宛名の最後には「,（カンマ）」もしくは「：（コロン）」を付けるようにして下さい。カンマが一般的ですが、新規の顧客や商談の持ちかけなど「フォーマル」を意識した場合はコロンを使いましょう。
正しい例）
- Dear Mr. Lin and Mr. Mark,
- To Ms. Ema, Ms. Ashely and Mr. Brown：
- Hi All,
- Dear Sirs and Madams：
- To Ladies and Gentleman,
部署やチームあてに送るとき
部署に所属するすべてのメンバーやチーム全員、またお客様各位にメールを送るときはこのように書きます。
- Dear Customer support team, (顧客サポートチームの皆様）
- To All of Sunrise project members, （サンライズ・プロジェクトのメンバーへ）
- To HR department, （人事部宛て）
- Dear Customers: （お客様各位）
- Dear Clients: （お取引先各位）
新しい担当者をメールで紹介するときは
海外の取引先に新しい担当者を紹介するときの英文例を挙げてみましょう。
- I would like to introduce you Mr. Taro TANAKA who is going to be replaced to my position.
技術担当者が変わります。私に代わりまして新しい担当者は田中太郎となりますのでよろしくお願い致します。 - Would you please send all related emails to Mr. Tanaka as well as me for next couple weeks?
この先2，3週間はメールを私と同様、田中の方へも送っていただけませんか？
担当者がわからない時はどうする？
担当者が不明の時と不在通知のしかたを紹介します。
担当者がわからない時は「To whom it may concern」を使う
担当者がわからない場合は定型敬称語である「To whom it may concern（ご担当者さま）」を宛名として使います。商品の問い合わせや一般的な質問などで担当者が不明な時に使える便利な敬称なので覚えておきましょう。
また「担当者」そのものは「a person in charge」です。どの担当でも「a person in charge of ～」と表現することができるため、特殊な名称の場合は上手に使ってみましょう。
- Who is a person in charge of chemical treatment？
化学薬品処理を担当している人は誰ですか？
責任者をたずねる時は「a person who is responsible 」
責任者を表す英語は「a person who is responsible 」や「a responsible person」を使いますが、クレームなど威圧的な印象を与えることがあるため、状況によって「a person in charge」を代用とする使い分けが必要でしょう。
- I would like to contact with a responsible person for the products.
この商品の責任者とコンタクトを取りたいです。
「担当者不在」を伝えたい場合に使える英語（例文）
相手に不在を知らせる時は次の表現を使いましょう。
不在通知を伝える例文
- I am out of the office at the moment, but will be back on 10th May.
現在不在にしておりますが、5月10日には戻ってきます。 - Unfortunately, I have a limited email access until tomorrow.
明日まで、メールの確認ができません。 - Please do not hesitate to call me on the mobile phone for urgent matters. Thank you.
緊急の場合は遠慮なく携帯へ電話を下さい。
まとめ
英語で担当者を表現する言葉は「a person in charge」ですが、一般的な企業に在籍する窓口担当や営業担当、経理担当などはそれぞれ決まった名称を使うほうが良いでしょう。
国際企業とのビジネスはマナーとスピードが大切です。各担当が変わる場合は、挨拶を添えてできるだけ早めに相手に知らせるようにするのがよいでしょう。
