ビジネスシーンの中でよく使う言葉のひとつに「アポイントメント」があります。主にビジネス相手との約束を取り付けることをアポイントメントと言うことが多いかと思いますが、アポイントメントの正確な意味を知って使っている人は少ないのかもしれません。
そこでこの記事では、「アポイントメント」の言葉の正確な意味と、アポイントメントの上手な取り方などについてご紹介しています。
「アポイントメント」の日本語と英語の意味・類語
「アポイントメント」の意味は「面会、会合などの約束」
「アポイントメント」の意味は、「面会や会合などの約束（を取る）」です。ビジネスシーンではビジネス相手との面談の約束を取ることを主にアポイントメントと呼んでいます。
また、電話で商談や相手との面談を取り付ける約束をおこなう行為を「テレホンアポイントメント（テレアポ）」と呼びます。
「appointment」予約、約束、任命、地位など
英語での「appointment」の意味も、「取り決め」や「約束」、「予約」など、日本語のカタカナ語でのアポイントメントと似た意味を持ちます。また、役職への「任命」や「指名」、人を任命する「職位」や「役職」のことも英語では「appointment」と表現できます。
「アポイントメント」の類語は「約束」「取り決め」など
アポイントメントという言葉とよく似た意味の類語には、「約束」「取り決め」などの意味を指す言葉があります。また「アポイントメント」を省略した「アポ」や「アポイント」も同じ意味で使われます。
「アポイントメント」の使い方
「アポイントメント」は名詞として使う
アポイントメントという言葉の元となる「appointment」は、「appoint（指名する）」という動詞に「ment（動作）」を付けて名詞にした言葉になります。そのため、アポイントメントは「ビジネス相手からアポイントメントを取る」といったように、名詞としての使い方をします。
「アポイントメント」を使った例文
アポイントメントという言葉の使い方を、よくある例文で説明させていただきます。
- 事前にアポイントメントを取る必要がある。
- 今週は大事なアポイントメントがある。
- アポイントメントの予定をスケジュール帳に書き込む。
- 電話でアポイントメントを取ることが私の仕事だ。
「アポイントメント」は略して使うことが多い
ビジネスシーンのなかでアポイントメントという言葉を使う場合、「アポイント」や「アポ」などと言葉を略して使うことが多くなっています。ビジネスシーンのなかには略語としてはあまり使用しない言葉もありますが、カタカナ語としてのアポイントメントに関しては、そのままの言葉よりも略語として使っている人が多い言葉です。
ただし、英語の「apoointment」の場合、「appoint」では別の意味になるため、英語での使用には注意が必要です。
「アポイントメント」の取り方と注意点
電話での印象の良い「アポイントメント」の取り方
ビジネス相手に訪問する場合、突然訪問するのではなく、まずは電話でアポイントメントを取ってから訪問するのが常識です。そのため、相手への第一印象が実際に会ってからではなく、電話の段階で決まってしまうといっても過言ではありません。
相手に良い印象をもってもらうために、アポイントメントを取る際は、慌てることのないように事前に要件をまとめておき、普段よりも少し高い声のトーンでゆっくりとしゃべることを心掛けましょう。
こちらの要件で相手に時間を空けてもらう場合は、当然こちらではなく、相手の都合を優先します。どうしても相手の都合にこちらが合わせることができない場合はその旨をしっかりと詫び、勝手に日時を決めるのではなく、いくつかの選択肢を用意して相手に選んでもらうということも大事なことです。
メールで「アポイントメントをとる時」の件名や本文
電話ではなくメールでアポイントメントをとる必要がある場合にもいくつかの注意点があります。まず、メールの場合件名をつけることになりますが、件名はわかりやすく短くしましょう。例えば「○○の打ち合わせのご相談」など。
宛名は当然ながら略さずに正確に書きます。相手の部署名や役職もわかるのであれば入れておきましょう。本文では、まずは「お世話になっております。○○会社の○○でございます。」などの挨拶と名乗りから入るのが基本です。
メールは電話と違い、相手に不明な点がある場合にその場で聞き返すことができません。そのため、どのような要件でどのくらいの時間が必要なのか、場所はどこなのかなどをしっかりと伝えましょう。相手に疑問点を与えないことがメールでアポイントメントを取る際には重要なことです。
また、電話でアポイントメントを取る時と同じように、こちらで勝手に日時を決めるのではなく、いくつかの選択肢を提示するようにしましょう。3つほどの候補を書いておくのがおすすめです。最後の締めの部分は「お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討よろしくお願いいたします。」などと相手に対する労りの言葉で締めくくると良い印象を与えることができます。
まとめ
「アポイントメント」は「アポ」「アポイント」などの略語で使用されることの多い言葉ですが、英語で使用する場合、その意味が異なるため注意が必要です。
アポイントメントを取る時は、相手にこちらの第一印象を与える行為になりますので、アポイントメントを取る時点からしっかりと前準備をしてから望むように心がけましょう。
