「採用担当者様」とは？メール・電話での使い方や複数の場合も解説

「採用担当者様」は封筒の宛名によく使用されます。就活（就職活動）以外ではあまり使われないため「電話やメールの返信にも使える？」「複数のときはどうしたらいい？」と心配になるかもしれません。また、同じく宛名に使う「御中」との違いも難しく感じるという声があります。使う場面や注意点、「御中」との使い分けについてご説明します。

「採用担当者様」とはどんな意味？

「採用担当者様」は相手の名前が分からないときの「宛名」

「採用担当者様（さいようたんとうしゃさま）」を使う場面はメール・封筒の宛名です。基本的に、採用担当者の名前が分からないときに使用します。名前が分かる場合は「名前+様」の方が丁寧です。

会話や本文でも使用可能です。宛名と同じく、相手の名前が分からない状態でのみ使います。

名前の漢字が分からない場合も「採用担当者様」

名前が分かっていても「採用担当者様」を使うこともあります。名前の正しい漢字が分からない場合です。

電話で名前を聞いた場合など、漢字が分からない状態になる可能性はあり得ます。そのときは想像で漢字を選ばず「採用担当者様」と書きましょう。漢字を間違えてしまったら失礼です。また、ひらがなやカタカナで書くのもマナー違反に感じる人が多いようです。

より丁寧にする場合は「採用ご担当者様」

「採用担当者様」に「ご」をつけることでさらに丁寧な表現になります。「ご」は「担当者様」につけて「採用ご担当者様」にします。「ご採用担当者様」にはなりませんので注意してください。

「採用担当者様」を使うときの注意点

他の敬称「御中」「各位」とは同時に使わない

「採用担当者様」を使う場合、「御中」などの他の敬称と同時に使わないようにしましょう。二重敬語（同じ種類の敬語が重なった状態）になるためです。

「御中」以外に同時に使いやすいのが「各位（かくい）」です。「皆様」という意味を持ちます。こちらも敬称が重なってしまうため、同時に使えません。

「宛」「行」の消し忘れに注意する

「採用担当者様」だけに限りませんが、「宛」や「行」を消さずに送付するのも誤りになるため、注意が必要です。

「宛」「行」は、返信用封筒などで見かけることがあります。あらかじめ宛名が記載されている際に「御中」や「様」の代わりに書かれています。これらは先方がへりくだって使っている言葉です。そのため、二重線で消してから敬称を書くのが一般的です。横書きの場合は右、縦書きの場合は下や左に敬称を書きましょう。

「採用担当者様」は複数にも使える？

宛先が複数のときは「御中」を使う

「採用担当者様」と同じように宛名に使う言葉が「御中（おんちゅう）」です。「御中」は団体全体、あるいは団体の中の誰かを指定せずに送る場合の宛名です。相手の名前が分からない場合にも使用できます。

宛先が一人のときは「様」を、複数のときは「御中」と使い分けるようにしましょう。

「採用担当者御中」とは言わない

「御中」は団体に送る際の言葉ですので、「採用担当者御中」とは使いません。「者」があるかないかで変わってしまいますので注意してください。

「採用担当者様」と「御中」の違い

採用担当が何人いるかわからないときは「御中」が無難

採用担当の詳細が分からない場合、「採用担当者様」よりも「採用担当御中」の方が無難です。「採用担当者様」は、採用担当者が確実に1人だと分かるとき以外は使わない方が良いとする考えがあるためです。

他にも「複数の採用担当者の名前を知っている場合」も「御中」を使うのが良いとされています。連名にするのを避けるためです。連名として書く場合は目上の人を先にする必要があります。しかし、就活の段階では誰が一番目上の人なのか分からないことが多いでしょう。

「採用担当者様」は会話でも使えるが、「御中」は宛名のみ

「採用担当者様」と「御中」のもうひとつの違いは使用できる場所です。「御中」は宛名にだけ使用します。しかし「採用担当者様」は会話や本文でも使われます。

まとめ

「採用担当者様」は、採用担当者の名前が分からないときに使う敬称です。封筒の宛名だけではなく、メール・会話でも使用できます。

宛名に限れば「御中」の方がふさわしい場面が多いという考えもあります。違いを把握して、うまく使い分けましょう。