「出張報告書」の目的とは？書き方と例文・保管の仕方と英語表現も

「出張報告書」とは出張先での業務内容や成果を報告するビジネス書類ですが、作成するのがめんどうくさいと思われる方も多いようです。しかし出張報告書の目的や書き方を知れば書きやすくなります。

今回は「出張報告書」の目的と書き方のほかに、保管の仕方や英語での出張報告書の書き方も紹介します。

「出張報告書」の２つの目的とは？

「出張報告書」の目的①「出張先での業務内容と成果の報告」

「出張報告書」とは出張先での業務内容を報告するための書類です。出張先で得られた出張目的に関連した情報やデータ、進捗状況に加えて、得られた成果などを読み手に伝えます。

その結果、出張報告書を読んだ人が出張報告書に書かれた内容を共有するという目的もあります。

「出張報告書」の目的②「今後の展開を考えるための機会」

出張報告書を通して得られた情報を基に、ビジネスにおいて次の展開を考えるきっかけにもなります。出張報告書で報告された出張先の現状や反応などから、次にどのように事業を展開するべきなのかをヒントを得られることがあるからです。

出張報告書は単なる事業報告書に終わらず、さらなる事業展開に結びつくこともありうる大切な書類です。

「出張報告書」の書き方と例文は？

書き方のポイントは「事実を客観的に書くこと」

出張報告書に書くべき主な事柄は、どこに、何の目的で出張に行ったかなどの「出張の概要」や「出張先で行ったこと」、さらに「出張による成果」です。

これらのことを書くときに注意することは、伝えるべき事実を客観的に書くことです。出張目的を再認識すると、記載事項も整理されて客観的に書くことができるでしょう。

「出張報告書」の記載事項

• 出張者名：出張者とともに、同行者がいた場合には同行者名も記載。
• 出張先
• 日程
• 出張の目的
• 出張先で行ったこと：出張先で行ったミーティングでの議題提案や契約、説明会など。
• 成果：出張先で行ったことに対して出た成果があれば報告。契約締結など。
• 所感：出張を通して気付いたことや課題、感想など。
• 出張経費：必要に応じて「出張経費」は記載されます。交通費や宿泊費、交際費など項目別に記載するのが一般的です。
• 添付書類

出張報告書のひな形

ここで出張報告書のひな形を紹介します。実際の出張報告書では、ひな形を参考にして出張の内容に合わせて削除・加筆などを行いましょう。

「所感」は今後の事業展開につながる意見を書く

出張報告書は客観的に書かれる書類ですが、所感に関しては主観的に書くことを許されている箇所です。しかし出張の感想文にならないように、今後の事業展開につながることを考えながらまとめてみましょう。所感は、出張を通して気づいたことや考えられる課題や反省点など、今後の事業へと展開するような内容であることが求められます。

「出張報告書」の保管の仕方とは

保管期間は会社の規定で決まる

出張報告書は会社の規定によって保管期間を決められます。「出張報告書」は法的な制限はないので、保管期間とともに作成方法なども会社の規定に沿って運用します。

出張報告書のペーパーレス化が進んでいる

「出張報告書」は業務上必要な期間保管されるべき書類として各社が規定するものという性格もあり、印刷した紙の書類として保管されるよりも、システムやクラウド上での管理をしている会社が増えてきています。

ペーパーレス化されたとしても出張報告書の必要性がなくなる可能性は少ないですので、出張報告書の書き方はマスターしておいた方がいいでしょう。

「出張報告書」の英語表現

「出張報告書」とは英語で「business trip report」

「出張報告書」は英語で「business trip report」と言います。出張は「business trip」で、報告書が「report」です。

英語で書く出張報告書も、基本的な内容は日本語の出張報告書と変わりません。主張者名や出張先、出張期間、出張の目的に出張先で行ったことや成果を簡潔にまとめます。箇条書きにして報告内容をわかりやすく伝えることに重点が置かれていることが多いでしょう。

英語で書く「出張報告書」のテンプレート

ここでは英語で出張報告書を書く場合の記載事項を紹介します。あくまでの参考としてご参照ください。

まとめ

「出張報告書」とは出張後にその内容を伝えるためのビジネス書類です。出張の目的に合わせて行った事柄や成果などを客観的に報告します。所感は出張報告書の中で唯一主観的な内容も書き記すことができますが、今後の事業内容に繋がるような内容にしましょう。