「稟議書」は会社の同意承認を求める文書です。物品購入の支払いはもちろん、社員が仕事に関わる資格取得を目指すとき、新しいシステム導入をしたいときなど、目的や理由を記載し会社に許可を求めます。
この記事は「稟議書」の書き方、必要項目や相見積についてなどの解説です。事後報告の場合についても触れています。
「稟議書」とは？
「稟議書」とは「同意承認を求める文書」
「稟議書」とは、同意承認を求めるための文書のこと。「稟」には「申し上げる」という意味があり、「議」には「話し合う」や「相談する」という意味があります。
物品の購入や新しいシステム導入をしたいときなど、上司や責任者など決定権のある人に承認や許可をもらうために作成する文書が「稟議書」です。費用や購入先などを記載した文書を提出し、会社に購入などの許可を求めます。
「稟議書」は会議開催の手間をなくす役割も
グローバル化が進んでいる現代では「稟議書」の作成を必要としない会社も増えていますが、「稟議書」は日本の会社特有の社内文書です。
日本の会社では古くから会議で全体の合意を取って意思決定をするビジネス文化があります。そのため、購入など新しく決定を行う場合には会議開催が必要です。しかし、「稟議書」を作成し提出することで、その都度会議を開催しなくても全員の意思確認ができます。
また、事前に関係各位に合意を得ておき、「稟議書」は慣例的に作成している会社もあるようです。
「稟議書」の読み方は「りんぎしょ」が一般的
「稟議書」の読み方は一般的に「りんぎしょ」と読み、パソコンなどの変換でも「りんぎしょ」で変換できます。しかし、本来の読み方は「ひんぎしょ」です。
「りんぎしょ」は慣用的な読み方ではありますが、一般的な読み方として広く浸透しています。そのため通常は「りんぎしょ」と読んで問題ありません。「ひんぎしょ」と読むことはほとんどないでしょう。
「稟議書」の書き方は？
資格取得やシステム導入など理由や目的を明記
「稟議書」を作成する際には、その理由や目的をしっかりと明記することが大切です。決裁を行う人は現場の状況や事情を知らないという前提で書きましょう。知っていて当然と思って書くと、説明不足でなぜ必要なのかが伝わらない可能性も。
たとえば、資格取得やシステム導入をしたい場合に、なぜ必要なのかなど背景をわかりやすく説明することで、現場を知らない人にも必要な経費だと認めてもらいやすくなります。
相見積を取り支払い金額を明記する
物品の購入やシステム導入についての「稟議書」など、支払いが発生する内容の場合は、相見積を取った上で支払い金額を明記しておくと良いでしょう。相見積とは、同じ物品やサービスの内容で複数の会社から見積書をもらいそれぞれを比較検討することをさします。
物品購入やサービス導入などの「稟議書」の場合、相見積を取って金額を明記することで、しっかりと検討したことが伝わります。
事後報告の場合は事後伺いに至った経緯も明記
修理など緊急で対応が必要だった時など、事後報告として「稟議書」を作成する場合もあります。事後報告の「稟議書」には、事後伺いに至った経緯も明記しておくと親切です。「事後報告となり申し訳ございません」などを付け加えるだけでも良いでしょう。
また、会社によっては事後報告の場合には「稟議書」ではなく「報告書」で良い場合もあります。上司や先輩に社内で慣例的な方法があるか聞いてから作成すると良いでしょう。
「稟議書」のテンプレートがあれば活用する
会社によっては「稟議書」のテンプレートやフォーマットが用意されていることもあります。規定のテンプレートやフォーマットがある場合は活用しましょう。また、一般的な「稟議書」のテンプレートやフォーマットを無料でダウンロード可能なサイトもあります。
人事採用においての「稟議書」が必要なケースは？
人材募集を行ったり採用を決定したいとき
求人広告を出したり人材紹介のサービスを活用するなど、新しく人材募集を行う場合に「稟議書」が必要なケースがあります。社内の情報が必要になったり社内で面接や採用試験を行ったりすることもあるため、関係者の同意承認が必要になることも。どのような人材を求めているのか、広告掲載の期間はいつまでか、などを簡潔に書いておきましょう。
また、人材を新しく採用したい場合にも、「稟議書」が必要なケースがあります。どのような人材なのか、いつから採用なのかなどを簡潔に書きましょう。「稟議書」を提出することで、関係者に情報共有する意味もあります。
「稟議書」をスムーズに通すための注意点
必要項目を簡潔に明記する
「稟議書」をスムーズに通すためには、必要項目を簡潔にわかりやすく明記します。「稟議書」の目的や内容について簡潔にまとめて明記することで、上司や担当者に伝わりやすくなるようにしましょう。
詳しく書こうとしていろいろなことを書いてしまうと、かえってわかりにくくなります。伝えたいことを簡潔に書くように注意します。
必要以上の専門用語はさけてわかりやすく書く
「稟議書」を書く場合に、必要以上の専門用語を盛り込まないようにしましょう。たとえばシステム導入のための「稟議書」の場合に、現場では当然の専門用語であっても、上司や取締役など管理者には伝わらない場合もあります。注釈をつけたりわかりやすい言葉に言い換えたりすることで、伝わりやすくなるようにしましょう。
事前に根回しをしておく
「稟議書」を提出する際、事前に責任者や決裁者に連絡や相談をしておくのが慣例となっている会社もあります。何も知らない状態で「稟議書」で初めて事情を知った場合には、状況を把握するまでに時間がかかることもあります。
スムーズに決裁してもらうためには、どのような内容の「稟議書」を回すのか、なぜ必要なのかを事前に耳に入れておきましょう。
まとめ
「稟議書」の書き方で重要なのは、目的や理由をはじめ発生する金額などを簡潔にまとめて書くことです。必要以上な専門用語はさけ、現場を知らない人にもわかりやすくまとまっていると、承認や決裁までがスムーズでしょう。
グローバル化が進み「稟議書」の必要ない会社も増えていますが、まだまだ必要とする会社も多くあります。「稟議書」が必要となったときに慌てず対応できるよう、覚えておきましょう。
