戸籍謄本の取得に委任状が必要となるのは、「代理人申請」の場合です。代理人申請とは、本人が何らかの事情により戸籍謄本の申請ができない場合に、本人の代わりに戸籍謄本を申請する方法です。ところが代理人申請でも委任状がいる場合といらない場合があります。今回は、委任状が必要な代理人申請の方法について解説し、委任状の書き方も説明します。
委任状が必要な戸籍謄本の取得方法
委任状は代理人が戸籍謄本を取るときに必要
委任状は、申請者の親族ではない代理人が戸籍謄本を申請する場合に必要になる書面です。必ず申請者本人が委任状を作成して、署名と捺印を忘れずにします。
委任状は申請者が代理人に戸籍謄本の取得を代行することを委任した公的にも力のある大切な書類です。そのため委任状を受け取った代理人も、その任務を必ず果たさなくてはなりません。
戸籍謄本の主な二つの取り方
戸籍謄本を取得するには、主に２つの方法があります。
- 本籍地の市区町村の役場に出向き申請する
- 戸籍謄本を郵送で取り寄せる
原則としてどちらの申請も戸籍謄本を請求する本人が進める手続きですが、本人以外でも戸籍謄本の申請はできて、次の人たちが申請できます。
- 申請者の配偶者
- 申請者の親や祖父母
- 申請者の子や孫
- それ以外の代理人
委任状の書き方
委任状に書くべきこと
委任状に書くべき事柄は、申請者本人、代理人、そして委任案件である戸籍謄本の申請についてです。以下、戸籍謄本を申請に必要な委任状に書かなくてはならない事項です。
- 委任者の氏名、住所と生年月日
- 代理人の氏名、住所と生年月日
- 委任内容：戸籍謄本の取得申請
- 委任年月日
- 署名と捺印
捺印に使われる印鑑は、シャチハタではなく認印または実印で捺印をします。
市区町村によって異なる委任状の記載事項
委任状に書くべき事柄は上記のことが基本的な事項ですが、役場によってはその内容に多少の違いがあります。
たとえば大田区や横浜市、京都市は上記の内容で構いません。ところが、世田谷区に提出する委任状には、代理人の本籍地を書くことを求められますし、大阪市は代理人の押印と電話番号も求められます。
各市区町村によって委任状の書き方が違いますので、必ず届け出る役場のホームページで詳細を確認をするか問い合わせてみてください。
委任状の作成者は名欄の記載者か直系の人
戸籍謄本の申請のために作られる委任状は、申請する戸籍の名欄に名前が載っている人か、その人の親や祖父母、それから子供と孫が作ることができます。それ以外の人が委任状を作成することはできません。
委任状は手書きが基本
委任状はすべてを手書きで書くのが原則です。
しかし最近では委任状をワープロを使って作成したり、役場によってはすでに印刷された委任状のフォーマットを受け取れたり、役場のホームページからダウンロードをすることができることもあるようです。それらの委任状を使う場合でも、委任状に書き込むのはすべて手書きで行ないます。
また代理人の欄も戸籍謄本を申請する委任者が記入します。
委任状の効力期間は三か月
法的には委任状の効力期間に決まりはないものの、実際には古すぎる委任状は拒否される場合があります。一般的に目安から、委任状は作成から3か月以内のものを提出しましょう。
また委任状に使う用紙に決まりはありませんので、コピー用紙や便せんなどを使ってもいいのです。役場によっては委任状の様式があるので、その場合は役場の指示に従いましょう。
※参照：横浜市の委任状のダウンロード
委任状は親や家族でも必要か？
妻や子は委任状は不必要
戸籍は戸籍謄本の申請者とその家族で編成されていて、妻の名前が載っている夫の戸籍謄本を取得するために委任状は必要ありません。同様に、同じ戸籍に載っている子供も委任状は必要ありません。
親も委任状は不必要
戸籍謄本の申請者の親や祖父母、直系の孫が代理人として戸籍謄本を受け取る場合も、委任状はいりません。その申請者が未婚か既婚に関わらず、委任状がなくても申請ができます。
またその逆で、子供が親の代わりに戸籍謄本を取得する場合にも委任状は必要としません。
兄弟間では委任状が必要なことも
兄弟の場合は未婚か既婚で委任状がいらない場合といる場合があります。
兄と弟の両方とも未婚の場合、それぞれの戸籍謄本を代理人として申請できて、委任状も必要ありません。
ところが兄がすでに結婚していて、その兄のために未婚の弟が戸籍謄本を取得しようとした場合、兄からの委任状が必要です。なぜならその兄は結婚を機に、両親の戸籍から籍を抜いているため、兄の戸籍謄本を請求する権利がないからです。
委任状があれば代理人は誰でもなれる
戸籍謄本の取得を申請する委任者から委任状をもらった人は誰でも代理人になれます。申請時には、申請書類と委任状の原本に加えて、本人確認をするための健康保険証や運転免許証などの書類が必要になります。
まとめ
戸籍謄本の取得申請を代理人がする場合は委任状が必要です。委任状は原則として手書きで、申請者の本人かその戸籍の名欄に記名されている人に、親や祖父が委任状を作成できます。家族の間でも委任状がいる場合と要らない場合があったり、委任状の様式も各役場で異なります。委任状を作成する場合は自己判断で作成するよりは、事前に各役場に問い合わせるのがいいでしょう。
