ビジネスメールは忙しい相手でもその内容がわかりやすいように送りたいものですが、そのようなことに注意して書くといいのでしょうか。
この記事では、ビジネスメールを書くときの基本やコツのほかに、書き出しや結びの言葉などの例文を紹介します。また、ビジネス上でのお礼メールや謝罪メールなどを書くときのマナーもお伝えしますので、お役立てください。
ビジネスメールの基本の書き方とは？
ビジネスメールの構成
ビジネスメールは、初めに宛名を書き、次に挨拶文と本文を書き、結びの言葉を入れたら、署名をします。署名は、自分の勤める会社名、氏名、住所、電話番号、最後にメールアドレスの順番で書くのが一般的です。
ビジネスメールでは、受信者に自分が誰なのかをわかるように、挨拶文に続き社名や氏名を名乗るのが一般的です。
件名はメールの内容がわかりやすい件名にする
件名は、受信者が件名を見たときにメールの内容が予想できるような件名にします。メールを読む前にその内容が予想できると、受信者にとって読みやすくなるだけでなく、忙しいビジネスマンにとって時間の節約にもなります。
宛先のTO・CC・BCCを使い分ける
メールの宛先は受信者にメールを送った人のメールアドレスを知られてもいい場合と伏せておきたい場合、送信者から返信が欲しい場合などに応じて、TO・CC・BCCを使い分けます。
- TO：受信者に自分のメールアドレスが知られて、返信が欲しい相手。
- CC：受信者に自分のメールアドレスが知られて、送信はいらない相手。メールのやり取りを知ってもらうときに活用。
- BCC：受信者に自分のメールアドレスが知られず、受信者同士がメールアドレスを確認できない。一斉送信などに活用。
ビジネスメールを書くときのコツとは？
要件はわかりやすく端的に
ビジネスメールは受信者が忙しいことが前提として贈られるので、要件をわかりやすく端的に書くことが大切です。受信者に伝えたい情報を厳選して、手短にまとめるといいでしょう。
メールを見直して間違いをなくす
ビジネスメールでは誤字脱字などの間違いがないように、送信前には必ず見直して間違いなどをチェックします。本文の内容だけでなく、相手の名前や社名などで間違いがあると受信者に対して失礼です。間違いのないように注意しましょう。
ビジネスメールの宛名書きで注意することは？
「様」「御中」「御社」などの尊敬表現に注意
メールの基本として、尊敬表現の使い方には注意しましょう。特に下記のような「様」や「御中」などの敬称は間違いやすいので、必ず見直すようにしましょう。
敬称の正しい使い方
- 人名の後に「様」を使う：（正）斎藤様
- 社名の後に「御中」を使う：（正）株式会社○○御中
- 役職名の後に敬称はいらない:（誤）部長様 → （正）部長
ビジネスメールの受信者が複数のときの宛名の書き方
社内に送るビジネスメールの受信者が複数のときは、受信者全員の氏名を書きます。受信者の役職が上の人から宛名を書いていきます。
社外に送るビジネスメールの場合も同様に、受信者全員の氏名を書きます。
もしも5人以上なら「各位」と使い、「関係者各位」のような表現にするといいでしょう。
ビジネスメールの書き出しと結び言葉の例文
ビジネスメールの挨拶文の例文
ビジネスメールの挨拶文には、よく使われる挨拶文があります。日頃から取引などがある相手には次のような例文が使えます。
- お世話になっています
- いつもお世話になっています
- 平素よりお世話になっています
また、初めてビジネスメールを送るときのあいさつ文には次のようなものがあります。
- 初めてメールを送りいたします
- 初めてご連絡させていただきます
- 貴社におかれましては益々のご清栄のこととお慶び申し上げます
商品やサービスを購入した相手には、次のような挨拶文があります。
- 平素は○○をご購入いただき誠にありがとうございます
- 平素は○○をご利用いただき、誠にありがとうございます
ビジネスメールの締め・結びの言葉例
ビジネスメールでよく使われる結びの言葉には次のようなものがあります。
- よろしくお願い申し上げます
- またあらためてご連絡させていただきますので、どうぞよろしくお願いします
- ご多忙の折恐縮ですが、ご確認の上、ご返信くださいますようお願い申し上げます
お礼・依頼・謝罪メールの書き方と例文
お礼メールは早めに返信
お礼メールは、相手にしてもらった行為の24時間以内、またはその翌日には送信します。できるだけ早くメールを送ったほうが、相手に対して感謝の気持ちをより丁寧に伝えられますし、相手との相手と良好な関係を築くのにも役に立ちます。
お礼メールを書くときには、必ず受信者に何についてお礼を言っているのかを具体的に書くことが大切です。たとえその出来事が前日のことだったとしても、具体的な内容を書くことで相手に何に対してのお礼なのかが明確に伝わるので書き忘れないようにしましょう。
●●会社
○○様
いつもお世話になっています。
株式会社▲▲の△△です。
昨日はお忙しい中、ミーティングにご出席いただきましてありがとうございました。
○○様のご提案は大変勉強になり、心から感謝申し上げます。ミーティング後に部内で話し合い、○○様のご提案を新事業に活かしていきたいと所存です。
もしも、ほかにお気づきの点やご要望などがありましたが、ご連絡ください。
今後ともご指導のほどどうぞよろしくお願いいたします。
依頼メールは強引にならないように注意
相手に要件をお願いしたり、新しい案件を提案したりする依頼メールでは、その内容が相手に強要するような文面にならないように注意します。
受信者に強引だと思われないように、依頼内容を端的にまとめるようにしましょう。相手が気持ちよく読めるように、丁寧にメールを書くように心がけましょう。
謝罪のメールは早く正確に
謝罪するべきことに気づいたら、できるだけ早く謝罪メールを送るようにしましょう。早めにメールを送ることで、相手もメール送信者の謝罪する気持ちを受け止めやすくなるからです。
特にビジネスにおいては、早めに謝罪しなくてはその後のビジネス上のやり取りに支障をきたすことも考えられますので、早めの謝罪メールの送信が大切です。
いくら早めにメールを送ると言っても誤字脱字があっては相手の気分をさらに害してしまいますので、必ず謝罪メールを送信する前には誤字脱字がないようにチェックしましょう。
まとめ
忙しい相手に送ることの多いビジネスメールでは、初めに相手の社名と氏名を書いた後、あいさつ文に続き本文になります。本文では端的にわかりやすく内容をまとめて、最後の署名では省略することなく正しく社名や氏名などを書きます。送信前には誤字脱字がないこ都をチェックするようにしましょう。
先日は、お疲れさまでした。
次回の打合せは、5月24日14時から当社にてお願いしたいと存じますが、ご都合はいかがでしょうか。急ぎませんので、お返事をいただけますと幸いです。
株式会社ABC
矢崎みちよ
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