ビジネスの場で、つい使いたくなる言葉に「分かりました」があります。目上の方からの問いかけに咄嗟に何と答えれば良いのか迷ってしまう、という方は多いのではないでしょうか。今回は「分かりました」の敬語表現やNGとされている「了解しました」などについて解説します。「分かった」の応用表現もご紹介します。
「分かりました」の敬語は？
「分かりました」は敬語ではない
「分かりました」は、「分かった」の丁寧語です。自分が「理解した」ということを相手に伝える言葉です。そのため目上の方に、自分がそのことについて「分かった」ということを伝える場合には敬語に直す必要があります。「分かった」という状態を表す言葉は他にもたくさんありますが、まずは「分かった」の丁寧語である「分かりました」とほぼ同義で使える言葉を知っておきましょう。
「分かりました」の敬語「かしこまりました」は理解+承る
ビジネスの場でも頻繁に使われている言葉に「かしこまりました」があります。「かしこまりました」という言葉は漢字では「畏まりました」と書きます。意味は「分かりました」「理解しました」という自分の認識と、「そのことについて承りました」という受諾する姿勢を表します。つまり、そのことについて「理解した上で、引き受けました」ということです。
「かしこまりました」は店舗やサービス業などでも良く使われています。たとえば「コーヒーをください」と店員に伝えた場合に「かしこまりました」と返すのは「あなたがコーヒーを注文したい、という意思は伝わっています、さらにコーヒーを持ってきます」というところまで一言で返事をしていることになります。
「分かりました」の敬語「承知いたしました」は理解しました
「かしこまりました」と似ていて、同じように頻繁に使われている言葉が「承知いたしました」または「承知しました」です。この「承知いたしました」という言葉には「理解しました」という意味があります。相手が言ったことについて「承知いたしました」と返せば、少なくとも、その内容は理解できているということになります。
しかし「承知いたしました」には「承る」という意味まではありません。単に「理解をした」「分かった」という状態に留まります。先の例で言えば「コーヒーをください」と言ったお客さんに対して「承知しました」と返す場合は、その後に何かしらの言葉が続く可能性が高いでしょう。それは「承知いたしました、すぐにお持ちします」かもしれませんし、「承知いたしました、しかしあいにく本日は豆を切らしております」かもしれない、ということです。
目上や上司に失礼な「了解しました」
「了解」は「わかりました」と同じ
上司や目上の方からの依頼に対して、つい「了解しました」と返してしまうという方は多いのではないでしょうか。同僚とのやり取りや友人関係であれば「了解」の一言で済ませてしまうこともあるでしょう。しかし、「了解しました」は敬語ではありません。
「了解」という言葉は、本来立場が上の方から下の者に対して「わかった」「わかりました」ということを伝える場合に使います。そのため、立場が下の者から上の方に対して使うと失礼になります。口頭でもメールなどの文章内でも基本的に「了解しました」は使いません。特にビジネスの場では、相手が同僚などであっても社会人として相応しい表現とは言いにくい風潮があります。「かしこまりました」「承知しました」などを上手く使って、ビジネス感のある受け答えを意識しておくと良いでしょう。
ビジネスで「分かった」を表す敬語
「理解しました・理解できました」で安心感を
ビジネスの場では「かしこまりました」「承知いたしました」以外の「分かりました」に似た表現を使いたくなることがあります。
自分が「今話している、この件のこの部分についてピンポイントで明確に理解している」という状況です。その場合は「理解しました」「理解できました」などを使うと、相手に安心感を持たせることができます。
「承知しました」「かしこまりました」という言葉は、とてもきれいな言葉ですし、敬語としても十分な働きをします。しかし、場面によっては相手が「本当にわかっているのかな」と不安になることもあります。それは「承知しました」「かしこまりました」という言葉が、全体的な大枠での理解を表すニュアンスによるものです。「理解しました」「理解できました」という言葉はややストレートな表現ですが、相手に対して「話について行けています」「同じ目線で理解しています」という自身の状況を伝えることができます。
相手に対して使う「分かった？」の敬語
会話の中では、自分が「理解」を示す場面だけではありません。状況によっては、相手に対して「分かりましたか？」「理解してますか？」ということを問いかける必要があります。しかし、相手に対して「分かりましたか？」と直接的に聞いてしまうと、相手の理解力を下に見ているように思われてしまいます。
「お分かりいただけましたでしょうか」「何かご質問はございませんでしょうか」「分かりにくい点はございませんでしょうか」など、「言葉」ではなく「文章」を意識して問いかけると良いでしょう。
先生宛や就活でも使えるメール例文
- 「試験日程についてご連絡いただき誠にありがとうございました。試験実施候補日について承知いたしました。直ちに予定を確認し、ご連絡させていただきます」
- 「採用試験一次合格のご連絡をいただき誠にありがとうございました。二次試験には面接時に必要な資料を持参とのこと、かしこまりました」
- 「ご返信いただきありがとうございました。会食にご参加いただけるとのこと、かしこまりました。追って詳細についてご連絡申し上げます」
- 「ご希望の日程は〇月〇日とのこと、承知いたしました。再度調整の上ご連絡させていただきます」
まとめ
敬語は自分のために使うのではなく、相手のために使うものです。「わかりました」という、深く考えなければすぐに使える言葉を、敢えて使わず相手のことを考えて違う言葉を選ぶ、というところに、敬語以上の敬意を込めることができます。難しく考えずに「相手のために敬意を持って言葉を選ぶ」という視点で考えてみましょう。
