ビジネスにおいて領収書を発行してもらう機会は多いもの。ルールを守った領収書でないと、場合によっては支払った費用が経費として計上されないことがあります。今回は、領収書の宛名に関するルールや宛名を書いてもらえない時の対応、宛名は「上様」でも良いのかについて解説していきます。
領収書の宛名の書き方
領収書の宛名は会社名で
領収書の宛名は、代金を支払う者の名前を書きます。従業員として代金を立て替える場合、最終的には会社が清算して支払うことになるので、この場合の宛名は会社名になります。お店によっては運営に忙しく、領収書に割く時間も惜しい場合もあるかもしれませんが領収書の宛名はできるだけ正確なものにしてもらいましょう。
例えば、「（株）」と略さず「株式会社」とできるだけ書いてもらうことです。会社ごとにルールが設定されている可能性がありますので、必ず経理担当者に確認しておきましょう。
個人事業主の場合は屋号と個人名
個人事業主の場合の領収書の宛名はどうでしょうか。個人事業主の中には屋号を構えて仕事をしている人もいます。しかし、税務署ではあくまでも個人名を主体として管理していますので、屋号の有無はそれほど問題になりません。領収書の宛名としては、「屋号＋個人名」で書いてもらうのがベストです。どちらか一方でも問題はありませんが、どちらかと言えば個人名であるほうがベターでしょう。
「上様」は場合によってはNG
領収書の宛名に「上様」と書いてもらう人を見かけたことがあるかもしれません。この「上様」の由来には、将軍や貴人などを「上様」と呼んでいたことや「上得意」「上客」を略したものなど諸説あります。いずれにしても「上様」では、誰が実際に代金を支払って受け取った領収書か分かりません。
経費精算が認められなかったり、確定申告や税務調査で経費として計上されなかったりすることもあります。ただし、金額が3万円未満と小額である場合や、政令で定められた小売業などの事業に関しては問題ない場合があります。
領収書の必要性と役割
領収書の必要性
領収書は代金を受け取る側が支払った側に金銭を受け取ったことを証明する書類です。この領収書がないと、のちに返金を申し出ることになっても払った照明がないために返金を受けられないといったトラブルに発展する可能性があります。
また領収書がないと決算や確定申告で経費として計上してもらえないことも考えられます。仕事上で発生する金銭のやりとりには領収書を必ず発行してもらい、大切に保管しておくようにしましょう。
領収書が果たす役割
ビジネスにおいて、必要な備品や書籍を購入したり、取引先の人と会食したりすることでお金を支払う場面が多くあります。それらは仕事上必要な経費として領収書を発行してもらい、会社員であれば経理担当者などが回収を行います。領収書を提出した人は代金を立て替えたことになり、給与に含めるなどして清算されます。個人事業主の場合は所得から経費が差し引かれるので、税金を減らすことにつながります。
消費税法での領収書宛名の対応
宛名のない領収書は基本認められない
消費税法には領収書に記載するべき事項が定められています。それは次の通りです。
- 発行者
- 書類の受取人
- 取引日時
- 取引内容
- 金額
領収書の宛名はこの「書類の受取人」にあたり、記載されていないものは領収書として認められません。ただし、宛名がなくても良いとされている特定の事業があります。
新幹線やタクシーなどの旅客運送業での領収書
出張の多い人であれば、経費として交通費を清算する機会は多いかもしれません。消費税法では旅客運送業の領収書の宛名や場合によっては領収書がなくても良いとされています。例えばJRなどで短距離移動の運賃の領収書を求めて清算するのは困難なことです。
日付、金額、乗車区間を記載して提出することが一般的となっています。新幹線や飛行機であれば領収書をもらうことも比較的容易でしょうし、3万を超える場合もあります。タクシーも同じくレシートが発行されることがほとんどでしょう。そういった場合は清算時に領収書が必要となることがほとんどのようです。
小売業や飲食業も宛名なしでOK
消費税法上では、旅客運送業以外にも小売業・飲食業・旅行に関する事業・駐車場業に関する取引で宛名なしの領収書でも良いとしています。対応は会社によって異なりますので、状況が許す限りは宛名を書いてもらっておいたほうが良いでしょう。
領収書宛名が空欄な時にやってしまいがちなこと
領収書の宛名を自分で書くことはNG
宛名のない領収書があったからといって、自分で宛名を書くことは避けましょう。宛名を自分で書いたことが分かると、他人が受け取った領収書に自分の名前を書いたのではないかと疑われてしまうからです。また、領収書記載のルールを無視すると私文書偽造罪に問われる可能性も出てきます。宛名がなくても清算できる場合がほとんどですので、自分で書くことだけは避けましょう。
領収書の宛名を別人が書くのもNG
領収書に書く宛名を全くの第三者に頼めば良いと考える人もいるかもしれません。しかしそれもNG行動です。なぜなら領収書の宛名は場合によっては誰が書いたか、まで調べられることがあるためです。
領収書や宛名に関して知っておきたいこと
領収書が発行されるか、経費として計上できるか確認する
領収書そのものが発行してもらえないことや宛名が空欄な場合があります。注文の際には領収書が発行されるのか、領収書が発行されなくても経費として計上できるのかを確認しておくと良いでしょう。
amazonや楽天トラベルの領収書対応
仕事上で必要なものをamazonで購入したり、楽天トラベルなどでホテルを予約したりすることがあるかもしれません。楽天トラベルでは領収書を発行してもらえて宛名も指定することができます。amazonは決済方法や発送元によって対応はまちまちなようです。
領収書の但し書きも大切
いくら領収書の宛名がしっかり書かれていても、但し書きに「お品代として」としか書かれていないと具体的な取引内容が分かりません。取引内容がはっきりしないからという理由で、経費として計上できないといった事態も考えられます。「書籍代として」「飲食代として」など、できるだけ具体的な内容に触れるようにしましょう。但し書きに関して明確なルールを設けている企業もありますので、必ず確認しておいてください。
まとめ
領収書の宛名が書かれていないと、経費として計上してもらえない場合があります。また交通費など領収書発行が難しい場合は、領収書そのものが必要ない場合も。所属している組織の担当者に確認することはもちろんですが、日頃から領収書を発行してもらうことを意識しておくことも大切です。宛名を書いてもらう時には、会社名などの入った名刺を提示するなどの心遣いができるとスマートな印象を持たれます。
