「ご査収」の意味と正しい使い方は?「ご確認」との違いや類語も

「ご査収ください」というメールを受け取ったことのあるビジネスパーソンは多いことでしょう。しかし、実はこの表現、誤って使われているケースが多いのです。「ご査収」の詳しい意味とあわせ、使用例文やメールの返信方法について解説します。「ご査収」の正しい使い方をマスターしましょう。



「ご査収」の意味とは?

「ご査収」の読み方は「ごさしゅう」です。ビジネスメールで実によく見かける表現ですが、どういった意味があるのでしょう。

「ご査収」の意味は「よく確認し、受け取る」

「ご査収」には、よく確認し、理解した上で受け取ってください、という意味があります。

かみ砕いてみると、「ご査収」の「査」は調べる・理解するという意味、「収」は受け取る・収めるという意味です。それに、丁寧の接頭辞「ご(御)」がついているので、敬語としてビジネスシーンでも問題なく使える表現になっています。

「ご査収」は添付資料が前提

「受け取ってください」という意味の「ご査収」は、何か資料を添付していることが前提の表現です。メールの場合は添付ファイルが、郵送の場合は何かしらの添付書類が必要です。

中には、添付ファイルのない状態でも、「ご査収ください」というメールを送る人がいますが、これは誤りです。先方に受け取ってもらうもの(添付ファイルや文書)がない場合には使用することはできません。

詳しく調べる必要がない時は「ご確認」

「ご査収」は、調べたり確認したりした上で受け取るという意味ですので、よく調べる必要がない場合にも、厳密にいうと使用できません。たとえば、資料を添付している場合でも、以前の資料を微修正しただけという場合には、不向きです。

よく調べる必要がない場合には、「ご確認ください」を使うのが適切です。情報共有程度という場合には使わないほうがベターです。

「ご査収」はどう使う?使用例文

実際に「ご査収」をビジネスシーンで使う場合には、どういった文章にすればよいのでしょう。よくある使用例をもとに紹介していきます。

「ご査収ください」が一般的

「ご査収」は、「ご査収ください」という表現が最もよく使用されています。敬語表現として目上の人にも使うことができますが、どちらかというと社内の目上の人など、比較的近い間柄で使われる表現です。

「ご査収くださいませ」とすると、やや丁寧なニュアンスが加わります。「資料を添付しておりますので、ご査収くださいませ」という言い回しが可能です。

「ご査収の程よろしくお願い致します」もよく使う

「ご査収」を使った表現には、「ご査収の程よろしくお願いいたします」という言い方もあります。こちらもよく目にする表現で、取引先の人にも使える表現です。

「~の程(のほど)」という言葉が、文章を和らげる役割を担っているのがポイントです。同様の表現では、「ご査収くださいますようお願い申し上げます」もよく使用されます。

「ご査収いただければ幸いです」は非常に丁寧

先に紹介した言い回しも丁寧な表現ではありますが、より一層丁寧な表現にしたい場合には、「ご査収いただければ幸いです」という言い方をします。たとえば、「御見積書を添付いたしましたので、ご査収いただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします」という風に使うことができます。

取引先の部長やこれから取引をスタートする相手など、より配慮が必要な相手におすすめの表現です。

依頼では「ご査収の上、よろしく~」

確認して受け取った上で、何か対応を依頼したい場合には、「ご査収の上、よろしく~の程お願いいたします」という表現を使用します。

たとえば、「ご査収の上、よろしくご連絡の程お願いいたします」とすると、折り返し連絡が欲しいという意味です。「ご査収の上、よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます」は、何か手配をお願いしたい場合に使います。

「ご査収ください」に対する返事の書き方

「ご査収ください」とされたメールを受け取った場合には、まず添付資料の確認をしますが、返事はどう書けばよいのでしょう。返事の書き方は次の通りです。

中身を確認したことが分かるようにする

「ご査収ください」とされたメールには、添付された資料を確認したことが分かるような返信をするのがポイントです。まずは、「確かに頂きました」と受け取った旨を記載します。

その上で、「特に問題ございませんでした。ご送付いただき、ありがとうございました」や「大変丁寧にまとめていただき感謝申し上げます」と内容もチェック済みであることを書きましょう。

「受け取った」という意味では、「拝受しました」「拝見しました」という表現も便利です。

訂正箇所は返信メールに書いてOK

送られた資料に不備があった場合には、返信メールで修正を依頼しても問題ありません。たとえば、「資料の送付ありがとうございました。内容を確認させていただきましたが、1点修正のお願いがございます」などと切り出した上で、修正内容を明記しましょう。

「ご査収」の類語・英語表現は?

「ご査収」という言葉はビジネスシーンではよく見かけますが、言い換えたい場合や英文メールではどういった表現が適切なのでしょう。類語・英語表現を紹介します。

類語は「お受け取りください」

「ご査収」の類語は、受け取るという意味の「お受け取りください」です。メールで使うのであれば、「ご確認の上、お受け取りください」という風にします。

また、「内容をご確認いただけますと幸いです」や「ご検討の程、よろしくお願いいたします」という表現が使えることもあります。

目上の人には「御高覧ください」も使える

目上の人に「目を通してください」「確認してください」と言いたい場合には、「御高覧ください」という表現が使えます。

たとえば、「弊社の新しいコーポレートサイトが完成しました。ぜひ御高覧ください」や「新しいご提案書を作成いたしましたので、御高覧ください」という使い方が可能です。

丁寧な表現では「ご笑納ください」

より丁寧な表現を使用するのであれば、「ご笑納ください」という言い方もあります。「ご笑納」は「ごしょうのう」と読み、「つまらないものですが、笑って納めてください」という意味です。

「受け取ってください」の丁寧な表現ではありますが、ビジネスではあまり使えるようなシーンがないかもしれません。たとえば、手土産を渡す際などに、「ささやかですがご笑納いただければ幸いです」などという風に使います。

英語では「refer to」を使う

英語で「ご査収」という場合には、「参照する」という意味の「refer to~」を使用します。「Please kindly refer to the attachment(s).(添付ファイルをご参照ください)」は、英文メールではよく見られる表現です。

この場合、「the attachment(s)」が添付ファイルという意味になります。また、「see」という単語を使い、「Please see the attached (file)」という言い方をすることもあります。

まとめ

「ご査収ください」という言い方は、ビジネスメールでよく使用する表現ですが、一方で誤用もちらほら見受けられます。添付ファイル(添付資料)があることが前提となりますので、注意してください。