「了解しました」は誤用?正しい敬語と「承知」との違い

「了解しました」は会話の中でもよく飛び交う言葉のひとつですが、実はビジネスシーンでは好まれない表現だと知っていましたか?「了解しました」の正しい使い方とあわせて、「承知しました」など類語との違いについても解説します。上司や取引先など目上の人にも堂々と使える表現を覚えておきましょう。



「了解しました」とは


「了解しました」という言葉は、ビジネスシーンだけでなく、誰もがなじみのあるフレーズでしょう。まずはこの「了解しました」の意味からひも解いていきます。

「理解しました」という意味の丁寧語

「了解」に使われている漢字には、いずれも理解する・よくわかるという意味があり、「了解」はさとること・わかることという意味です。「了解しました」とすることで、「理解しました」という意味の丁寧な表現になります。さらに、「了解いたしました」とすると、より丁寧な印象です。

また、ただ理解するというだけでなく、事情を把握して認める、というニュアンスも「了解しました」は含みます。

フランクな間柄では「了解です」でもOK

「了解しました」という表現の他に、「了解です」という言い方もよくされます。「了解です」とはややフランクな表現で、友人同士や同僚間などフラットな関係で使われる表現です。

ビジネスシーンでも親しい間柄では「了解しました」というと他人行儀な印象を与えがちですので、間柄によっては「了解です」としても問題ありません。

尊敬語・謙譲語としての意味はない

「了解しました」は丁寧な表現なので敬語の一種ともいえるのですが、一方で、相手を立てるような尊敬の意味や自分を低く見るような謙譲のニュアンスはありません。これが、ビジネスシーンでの使用の是非が問われる理由のひとつです。

「理解しました」という意味の表現はいくつかあるため、「了解しました」ではなく、尊敬や謙譲のニュアンスを含む表現が適切とされるケースも多いようです。

「了解しました」、ビジネスでの使い方のポイントは?

「了解しました」は分かりましたという意味で使える言葉ですが、ビジネスシーンで使う際には少々注意が必要です。

上司に使っても厳密には失礼ではない

そもそも、「了解しました」という表現は、言葉としては丁寧語に当たり、厳密にいうと目上の人に使っても失礼ではありません。関係性にもよりますが、社内の直属の上司であれば、「了解しました」や「了解いたしました」は丁寧語として使っても問題のない表現です。

目上の人には言い換えたほうが無難

一方で、「了解しました」は、尊敬や謙譲の意味を持たないことから、ビジネスでの使用には不向きとする意見が近年では定着しつつあります。一部の人とはいえ、失礼だと考える人がいる以上、上司や取引先など多数の人と接するようなビジネスシーンでは言い換えたほうが無難と言えるでしょう。ビジネスでの使用は、同僚など社内における身内の使用にとどめておいた方が無難です。

「了解しました」の類語とその違い

「了解しました」と似た意味の言葉は、他にもいくつかあります。尊敬や謙譲の意を加えた表現など、便利な類語を紹介します。

「承知しました」がビジネスで好まれる

ビジネスシーンで「分かりました」と答える際に最も適しているといわれるのが「承知しました」という表現です。「承知」には、事情などを知っていること・わかっていること・承諾すること、という意味があります。

「承(うけたまわる)」は、「聞く」の謙譲語です。そのため、「承知しました(いたしました)」も謙譲のニュアンスを持ちます。

「かしこまりました」は要望や命令に使う

「承知しました」と同様の表現に、「かしこまりました」があります。目上の人に対して「分かりました」という意味で使えるのは同じですが、厳密にいうと、少しニュアンスが異なります。

「承知しました」が「分かりました」という意味で幅広く使えるのに対し、「かしこまりました」は相手の要望などを受け「(その指示について)お受けしました」「承りました」という意味になります。「契約変更の件、かしこまりました」というと、契約変更についてお受けしました、という意味になるというわけです。

「了承しました」は目上の人が使う表現

「了解しました」と似た言葉に「了承しました」があります。「了承」とは事情を理解し、納得するという意味の言葉で、シンプルにいうと、「わかりました、それでOKです。」「わかりました、それでよいでしょう」といったニュアンスです。目上の人が目下の者に対して使うような意味合いがあるのが特徴です。

そのため、「了承しました」という表現よりは、「ご了承いただけますか」や「部長にはご了承いただいております」といった表現をよく使用します。

メールでも使える「了解しました」の英語表現

「了解しました」を英語でいう際には、どういった表現を使うのでしょう。ビジネスメールでも使える表現を紹介します。

「Noted」や「Certainly」を使う

「了解しました」という場合には、「Noted」や「Certainly」という単語を使います。たとえば、

  • Noted(了解しました)
  • Understood/I understood(了解しました)
  • Duly noted(承知いたしました)
  • Certainly(かしこまりました)

といった表現があります。「Noted」は社内向けの表現で、「Noted with thanks(感謝を込めて了解しました)」という風な使い方もします。「Certainly」は取引先など社外に対しても使える非常に便利な表現です。

依頼への「了解」は「approve」を使う

何か依頼を受けた際に承るという意味を込めて「了解」という場合には、「approve」を使います。たとえば、

  • We have approved your request(ご依頼承りました)

といった文章になります。

日程への「了解」は「acknowledge」

メールでは日程調整や変更の連絡をすることは多いものです。たとえば、「11月5日(月)の打ち合わせ、了解しました」という場合には、

  • I acknowledge the meeting on Monday 5 November.

といいます。「acknowledge」には、認めるという意味の他、認識するという意味もあります。

まとめ

「了解しました」は、本来は目上の人に使っても問題のない表現ですが、現代のビジネスシーンでは敬語のニュアンスの強い「承知しました」や「かしこまりました」という表現が好まれます。必ずしも誤用というわけではありませんが、ビジネスでは「承知しました」という表現に言い換えた方が無難です。相手との関係性に合わせて言い換えるようにしましょう。