ビジネスメール「挨拶」の書き方!状況別や季節の挨拶文も紹介

ビジネスメールの挨拶文は、状況に応じた慣用的な表現があります。定型の慣用句をマスターしたら、季節の挨拶などのバリエーションを増やしていきましょう。ここではメールの挨拶の書き方の基本と状況別の挨拶の例文を紹介しています。あわせて、新年の挨拶などの挨拶メールの例文も紹介しています。



ビジネスメール「挨拶」の書き方の基本

まずはじめにメールの挨拶の書き方の基本を紹介します。

書き出しは「宛名」「名乗り」「挨拶」をセットで書く

メールの書き出しは、「宛名」⇒「名乗り」⇒「挨拶」の順、または「宛名」⇒「挨拶」⇒「名乗り」の順に書きます。3つをセットで書くことを覚えておきましょう。

<例1>

〇〇株式会社 △△事業部
鈴木〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇営業部の田中〇〇です。

<例2>

〇〇株式会社 △△事業部
鈴木〇〇様

株式会社〇〇営業部の田中〇〇です。
いつもお世話になっております。

「いつもお世話になっております」が一般的な言葉

ビジネスメールでよく使われる挨拶の定型文は「いつもお世話になっております」「いつも大変お世話になっております」です。

儀礼を目的としたメールでは「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」といった、手紙で用いる慣用的な表現を使うこともあります。

その他には次のような表現があります。

  • 日ごろはお世話になり、厚くお礼申し上げます。
  • 平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
  • 平素は格別のご愛顧を賜り、ありがとうございます。
  • 先日はお世話になり、心よりお礼申し上げます。
  • いつもご心配をいただき、深く感謝しております。

「季節の挨拶」でコミュニケーションを深める

「毎日暑い日が続きますが、お元気でお過ごしのことと存じます」「いよいよ年の瀬を迎え、ご繁忙のことと拝察いたします」など、ビジネスメールであっても季節感を盛り込んだ挨拶文を入れるとコミュニケーションが深まります。相手との関係性やメールの内容に応じて取り入れるとよいでしょう。

ただし、お詫びのメールなどは時候の挨拶を入れずにすぐに本文に入るのが基本です。

締めくくりに「結びの挨拶」を書く

メールの最後には、「結びの挨拶」を書いて締めくくります。一般的な言葉は「よろしくお願いいたします」です。他には次のような結びの挨拶があります。

  • どうぞよろしくお願いいたします。
  • 何とぞよろしくお願い申し上げます。
  • それではご検討のほど、よろしくおねがいいたします。
  • 以上、ご報告いたします。
  • 〇〇の詳細につきましては別途ご連絡いたします。まずはお知らせまで。
  • とり急ぎメールにてご連絡いたします。

 

今後につなげる結びの挨拶は次のような慣用句があります。

  • 引き続きお引き立てを賜りますようお願いいたします。
  • 今後ともご指導くださいますようお願い申し上げます。
  • これからも変わらぬお力添えをくださいますようお願いいたします。

 

※「締めの言葉」の書き方は以下の記事で詳しく説明していますので参考にしてください。
ビジネスメール「締めの言葉」!季節や状況別の例文を紹介

状況別の挨拶の例文

次に状況に応じた挨拶の例文を紹介します。

新年の挨拶

新年を迎えて初めてのメールでは年始の挨拶を兼ねて挨拶文を書くのがよいでしょう。

  • 新年あけましておめでとうございます。今年もよろしくお願いいたします。
  • 謹んで新春のお慶びを申し上げます。旧年中は大変お世話になりまして、ありがとうございました。

 

※「新年の挨拶メール」(新年の挨拶を目的としたメール)の例文はのちほど紹介します。

年末の挨拶

年末に送るメールには今年一年お世話になった一言を添えるとよいでしょう。

  • 今年もあとわずかとなりましたが、本年も大変お世話になりました。心よりお礼申し上げます。
  • いよいよ年の瀬も迫ってまいりました。今年一年ご指導、ご協力をいただきまして、誠にありがとうございました。

 

※「年末の挨拶メール」(年末の挨拶を目的としたメール)の例文はのちほど紹介します。

夏の挨拶

夏の挨拶として、暑い毎日をねぎらう表現を一言入れてみましょう。

  • 酷暑が続いておりますが、お元気でお過ごしのことと存じます。
  • 残暑厳しき折、お変わりなくお過ごしでしょうか。
  • 今年の夏はひときわ暑いようですが、〇〇様にはご健勝のことと存じます。

久しぶりの相手への挨拶

久しぶりにメールをする相手への挨拶は次のような表現があります。

  • 〇〇様におかれましてはその後お変わりございませんか。
  • ご一同様にはその後お元気でお過ごしでしょうか。
  • その後いかがお過ごしですか。

 

次のようなご無沙汰を詫びる挨拶を添えることもできます。

  • 久しくご無沙汰いたしまして申し訳ございません。
  • 長らくご無沙汰いたしまして恐縮に存じます。

初めての相手への挨拶

初めての相手には挨拶とともに社名・氏名と自己紹介を述べます。次のような挨拶が一般的です。

  • 初めてメールを差し上げる失礼をお許しください。
  • 初めてご連絡いたします。
  • はじめまして。

 

※初めての相手に送るビジネスメールの書き方は次の記事で紹介していますので参考にしてください。
初めての相手に送るビジネスメール!件名や挨拶の書き方と例文

返信メールの挨拶

メールを返信する時の挨拶は次のような表現があります。

  • このたびはお問い合わせをいただき、まことにありがとうございます。
  • ご連絡をいただきありがとうございます。
  • お忙しい中、さっそくご回答をいただき、ありがとうございます。

新年や年末に送る「挨拶メール」の例文

新年や年末に送る「挨拶メール」の例文を紹介します。

「新年の挨拶メール」例文

株式会社〇〇
〇〇様

新春のお慶びを申し上げます。
株式会社〇〇の△△です。
旧年中はひとかたならぬお世話になりまして、誠にありがとうございました。
本年も御社のご発展に寄与できますよう、業務に精励いたす所存でございます。
本年もどうぞ宜しくお願い申し上げます。

※「新年の挨拶」の文例は以下の記事で詳しく紹介していますので参考にしてください。
【新年の挨拶】ビジネス文例!上司やお客様へのメールや年賀状

「年末の挨拶メール」例文

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。
いよいよ年の瀬も迫り、お忙しい日々をお過ごしのことと存じます。
△△様には本年一年に渡り、大変お世話になりましてありがとうございました。
お陰様で…
来る年も変わらぬご厚誼を賜りますよう、よろしくお願いいたします。
向寒の折から、お体を大切に、よいお年を迎えられますようお祈りいたしております。

※「年末の挨拶」の文例は以下の記事で詳しく紹介していますので参考にしてください。
【年末の挨拶】社内や取引先に使えるビジネスメールや手紙の文例

「異動の挨拶メール」例文

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

さて、私こと、去る〇月〇日の人事異動により〇〇部へ異動することとなりましたので、ご連絡申し上げます。
着任以来◯◯様には大変お世話になり、深く感謝いたしております。
特に…

◯◯様の今後のより一層のご活躍を、心よりお祈りいたします。
とり急ぎメールにてご挨拶申し上げます。

追記:後任の担当者とご挨拶に伺わせていただきます。追ってご連絡申し上げます。

※「こと」は謙譲の人称の語に続いて用いる言葉で、「私こと」は「私は」という意味です。

まとめ

ビジネスメールの挨拶の言葉は、状況に応じて使い分けられるよう、日ごろからストックを増やしておきましょう。定型的な慣用句だけを羅列してしまうと、事務的な印象になってしまいます。

また、「お世話になっております」などの挨拶文をメールの件名にするのは好ましくありません。
※「件名」の書き方については以下の記事で紹介していますので参考にしてください。
ビジネスメール「件名」のマナーと状況別の書き方!返信例も

※「時候の挨拶」を取り入れた手紙の書き方は以下の記事で紹介していますので参考にしてください。
「時候の挨拶」「季節の挨拶」の書き方とビジネス例文!月別も紹介

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趣味は読書とヨーロッパ旅行です。ドイツには5年余り滞在経験があります。某大学の人間科学部とデザイン学部を卒業。心が豊かになる知識の探索を人生の糧にしています。