「納品書」の意味とは?書き方やテンプレートもご紹介

ビジネスで使用される書類のひとつに「納品書」があります。この「納品書」にはどのような役割があるのでしょう。作成のポイントとあわせて、「請求書」や「領収書」などほかの書類との違いについても解説します。



「納品書」とは

何気なく受け渡ししている「納品書」ですが、実際にはどういった意味・役割があるのでしょう。

依頼主に納品物の内容を知らせる意味を持つ

「納品書」は、文字通り、納品する物品の内容を知らせるための書類です。納品の際に、依頼主に届けることで、その内容を知らせるというのが「納品書」の一番の役割です。

受け取った側は、「納品書」があることで、目の前に届いたものが何なのか、また依頼通りのものが届いているのかどうかを判別する材料として使用することができます。そのため、一般には「見積書」と同じ件名・商品名などを使用するのが原則です。

経理面では請求書の紐づけの役割も

「納品書」は相手に引き渡した物品が何かを証明する書類であるだけでなく、その後の請求においても役立ちます。特に、経理面では、「請求書」と「納品書」の金額を紐づけることで、請求内容・金額の確認にも使うことができます。

「納品書」の一般的な保管期限は7年

「納品書」は一般には7年間保管しておいた方が良い書類です。7年というのは、「請求書」の保管期限と同年で、さらに10年間保管しておけば安心とも言われます。一方で、同じ「納品書」でも事務用品など少額のものであれば、そのまま破棄する企業もあるようです。

「納品書」を作成する際の基本的なポイント

「納品書」は依頼通りの物品を納品したことを証明する書類ですが、どういった書き方が望ましいのでしょう。作成の基本的なポイントを紹介します。

「納品書」の必須項目は主に5点

「納品書」の記載項目については、国税庁のサイトが参考になります。国税庁によると、「納品書」には主に以下の5点を明記すべきとされています。

  • 書類作成者の氏名又は名称
  • 取引年月日
  • 取引内容(依頼の件名、商品の名称や数量など)
  • 取引金額(明細金額・合計金額)
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称(納品先)

「納品書」は、納品されたものが何なのか分かるように、「見積書」と文言をそろえるのもポイントです。特に、「取引内容」の欄は、「見積書」に準じる形で記載します。また、これ以外に、納期や契約上の取り決めがある場合には、「備考」として記載するのが一般的です。

「金額なし」でも違法ではない

一般に、「納品書」は金額の記載が義務付けられているわけではありません。ただし、見積り内容に合う物を納品しているかどうかが確認できるのが望ましいので、金額についても確認できた方が親切です。

「納品書」の基本フォーマット

「納品書」では、一般に表を用いて分かりやすく記載するのがポイントです。以下に基本的なフォーマット例を紹介します。

納品書

平成△△年△月△日

会社名

住所/電話番号

株式会社○○○○御中

下記のとおり、納品申し上げます。

合計金額 ¥21,600-

No 品  名 数量 単位 単 価 金 額
1 トライアルキット 2 10,000 20,000
小 計 20,000
消費税 1,600
合 計 21,600

なお、用紙右上(発行日の下)に、発行した企業名および住所、電話番号等を記載するのが一般的です。

「納品書」はPDFでの送付も可

「納品書」は納品する物品に同封する以外にも、メールで送付する例もあります。相手の了承が得られれば、PDFファイルにし、メールで送付してもよいでしょう。

なお、相手の了承がある場合でも、納品から大幅に遅れて「納品書」を送付するなどのマナー違反は避けたいものです。

「納品書」の様々な書き方とテンプレート

「納品書」には先に紹介した基本的な書き方以外にも、様々な書式があります。その中から、「納品書兼請求書」「納品書兼領収書」の2点と、英語での書き方を紹介します。

「納品書兼請求書」の書き方とテンプレート

「納品書」は「請求書」と兼ねて発行することがあります。「この通りに納品しましたので、その分の費用を請求します」という書類です。この場合、先述の「納品書」の必須項目に加え、支払期限と振込先を明記することになります。

納品書 兼 請求書

平成△△年△月△日

会社名

住所/電話番号

 

株式会社○○○○御中

下記のとおり納品、請求申し上げます。

ご請求金額 ¥21,600-

No 品  名 数量 単位 単 価 金 額
1 トライアルキット 2 10,000 20,000
小 計 20,000
消費税 1,600
合 計 21,600

お振込先:
◯◯銀行 ◯◯支店 普通 9999999
◯◯◯◯

平成**年*月**日までに上記口座へのお振込みをお願いいたします。

なお、振込手数料は貴社負担にてお願いいたします。

「納品書兼領収書」の書き方とテンプレート

「納品書」はすでに代金が支払われているものに関しては、「納品書兼領収書」として発行することもあります。この場合、必ず代金が支払われていることが前提ですが、たとえば、クレジットカード支払いによるネットショッピングなどが代表例です。ほかにも、スーパーのレジでもらう「レシート」も、厳密には「納品書兼領収書」になります。

「納品書兼領収書」とする場合には、一般的な「納品書」に「上記正に領収しました」という文言を足せばOKです。

納品書 兼 領収書

平成△△年△月△日

会社名

住所/電話番号

株式会社○○○○御中

下記のとおり、納品申し上げます。

合計金額 ¥21,600-

No 品  名 数量 単位 単 価 金 額
1 トライアルキット 2 10,000 20,000
小 計 20,000
消費税 1,600
合 計 21,600

上記を正に領収いたしました。(平成△△年△月△日)

なお、「納品書兼領収書」の場合は、「領収いたしました」のあとにも、社名・住所・電話番号等を記載することがあります。

英語での書き方とテンプレート

英語で「納品書」として発行する場合には、「a statement of delivery」や「delivery slip」といったタイトルが使用されます。以下に、英語の「領収書」の例を紹介します。

<STATEMENT OF DELIVERY>

<YOUR COMPANY NAME>

ADDRESS: <YOUR OFFICE ADDRESS>
PHONE: <PHONE NUMBER>
FAX: <FAX NUMBER>

COMPANY NAME:

DATE ORDER NO.####
12/1/2018
PRODUCT NAME QUANTITY UNIT PRICE AMOUNT
TRIAL 2.00 ¥1,000.00 ¥2,000
SUB TOTAL ¥2,000
FREIGHT COST
TAX ¥160
TOTAL AMOUNT ¥4,160

SIGNATURE:

「納品書」とその他の書類の違い

「納品書」には重要な役割があることは先述した通りですが、ビジネスにおいて重要な書類は他にもたくさんあります。「納品書」と関連性の高いものをいくつか紹介します。

支払ってもらうには「請求書」は必須

「納品書兼請求書」について先に少し触れましたが、そもそも、ビジネスにおいては「請求書」は必須書類です。「請求書」がないと企業はお金を支払わないといっても過言ではありません。

「請求書」には、支払方法(振込先口座)や支払いの期日、請求内容の明細が記載されているのが通例で、その内容は納品書と一致である必要があります。もし、「納品書」がない場合には、当初の見積もりの内容と合致するかどうか確認します。

「領収書」は代金を受け取ったことの証明

「領主書」とは、代金を受け取ったという証明になる書類です。入金を確認した後に発行するもので、入金が確認される前に誤って発行してしまうと、最悪の場合支払ってもらえない懸念も生じます。

相手を混乱させてしまうこともあるので、特に「納品書」とは大きく区別が必要です。

「受領書」は受け取ったことの証明

物品の受け渡し時に発行するのが「納品書」ですが、受け取った側が発行する書類が「受領書」です。商品や金銭を受け取った際に、「確かに受け取りました」という証明として発行します。

納品する側が、「受領書」の雛形を作成し、相手に署名をもらうというケースもあります。

まとめ

「納品書」は、納品する内容を記載した書類で、依頼主が納品内容について確認する際に役立てる書類でもあります。また、経理の視点でいうと、「納品書」は請求内容と照合することもあるため、「見積書」や「請求書」との整合性も求められます。一つの取引に対して、一貫した書類作成がビジネスの基本です。