ビジネスシーンで時折目にすることのある「来訪」という言葉は、取引先や顧客に対して丁寧な言い方をする際に使います。失礼のないようにするには、どう使えばよいのでしょうか。今回は、シーン別の正しい使い方について紹介します。お礼メールの書き方にも触れていますので参考にしてみてください。
「来訪」の意味とは？
「ご来訪」とは、「来訪」という言葉を丁寧にした言い方です。まずは、この「来訪」という言葉の意味から解説します。
「来訪」の意味は「相手に来てもらうこと」
「来訪」の意味は、「相手に来てもらうこと」「相手が訪ねてくること」です。使う場合には「来訪」に接頭辞「ご」をつけて「ご来訪」として使います。
会議や営業の日程が決まった際に「ご来訪お待ちしています」というのは、「来てくださるのをお待ちしています」ということになります。「来てください」という意味で使いたい時は、「ご来訪ください」という言い方をすることもあります。
外での打ち合わせも「来訪」のひとつ
ビジネスシーンで「来訪」という言葉を使う際は、会社に来てもらう場合に使うのが一般的です。しかし、厳密には、場所が自分の会社でない場合にも使用することができます。
たとえば、イベントスペースに来てもらう場合や社外で打ち合わせをする場合など、場所を問わずに使えるのが「来訪」の特徴です。こちらから場所を指定して「来ていただく」というシーンで幅広く使うことができます。
「来訪」の類語とは？
「来訪」と似た言葉に、「来社」や「訪問」、「往訪」などがあります。いずれもビジネスシーンでよく見かける言葉ですが、それぞれ意味は異なります。
類語①「来社」は会社限定の言い方
「来社」とは、書いて字のごとく、「会社に来てもらう」ことを言います。つまり、場所を会社に限定した言葉です。
一方の「来訪」は、会社だけでなく、展示場や貸会議室、お店など幅広い場所に使用することができるのが大きな違いです。「ご来訪」よりも「ご来社」の方を好む人も多く、会社に来てもらうのであればどちらを使用しても間違いではありません。
類語②「訪問」は自分が相手のところに行くこと
訪問は、自分が「相手の会社や家に行くこと」を言います。「来訪」や「来社」とは異なり、自分が出向く立場で使用します。
訪問と来訪では、意味は正反対。全く異なります。なんとなく似た言葉というニュアンスで使用してしまうと、どこで会うのか認識の齟齬が怒ってしまいますので、注意が必要です。
類語③「往訪」は「訪問」と同義だが敬語としては使用不可
「訪問」と似た意味の言葉として「往訪」（おうほう）という言葉があります。会社の予定表に「往訪」と記載されているのを見かけたことがある人もいるかもしれません。
「往訪」は特に「来訪」の反対の意味を持つ言葉として使われることが多いです。「来る」か「往く」を明示するために「訪問」ではなく「往訪」と表記されることがあります。
ただし、「往訪」には「ご往訪」という使い方がなく、敬語としては用いられないことが一般的です。自分が相手のところに行く場合、「ご訪問させていただきます」「お伺いさせていただきます」という敬語表現を使いましょう。
「来訪」のお礼、メールではどう伝える？
「来訪」の際には、お礼を述べるのがビジネスマナーです。「来訪」は、相手に時間や手間をかけてきてもらっているため、礼儀として感謝の意を伝えます。
具体的には、「こんにちは。本日はお忙しいところありがとうございます。」というように、挨拶に続けてお礼を述べると自然です。加えて、来訪後にもお礼のメールを送るのが一般的になっています。
気持ちの伝わるお礼メールを
口頭で告げるのに加え、お礼のメールを送ることもビジネスシーンの通例です。メールには、「本日はご来訪頂きありがとうございました」という感謝の言葉だけでなく、その日に得た事や感じた事などのエピソードを交えた内容にすると、気持ちのこもったメールになります。
たとえば、「貴重なお話を伺うことができ、大変有意義な時間となりました」というような一文は、好印象につながります。お礼メールの書き方次第で今後の関係にプラスになることもあります。その日の内容を反映した文面がおすすめです。
お礼メールは当日に送るのがマナー
お礼メールは、できれば「ご来訪」当日が理想です。ただし、夜遅い時間帯のメールは、かえって失礼になることもあります。
やむを得ず翌日になってしまった場合には、午前中の早い時間帯に送るのがマナーです。お礼メールは、ご来訪の日時から時間がたてばたつほど、感謝の気持ちが伝わりにくくなります。
数日後のお礼メールは、かえって不愉快な印象を与えることもありますので、当日の早いうちに送るのがベターです。
「来訪」のシーン別正しい使い方
実際に「来訪」という言葉を使う際には、どういった使い方をすればよいのでしょう。3つのシーンに分けて、具体的な例文とともに紹介します。
依頼、約束時は「ご来訪お待ちしております」
「ご来訪」を依頼し、日程が決まった際には、「ご来訪お待ちしております」という言い回しが便利です。日程調整が完了した際に、電話の切り際やメールの文末で使用できます。
また、約束した日の数日前に、再度スケジュールの確認をする際にも便利な表現です。たとえば、「下記の日程でご来訪お待ちしております」として、打ち合わせ日程などを記します。
この場合、文末では「何卒よろしくお願いいたします」など締めくくるとよいでしょう。
取次、報告時の「ご来訪されました」は不適切
約束の相手が来訪した際に、「○○様がご来訪されました」という言い方がされることがありますが、これはあまり良い言い方ではありません。「ご来訪」と「～される」の二重敬語になるからです。
「ご来訪」という単語を使うのであれば、「ご来訪になりました」という表現が適切です。ほかにも、上司の来客を取り次いだり、報告したりする際には、「お越しになりました」「○○様が会議室でお待ちです」といった言い方があります。
なお、二重敬語でも、「ご来訪いただく」「ご来訪くださる」といった表現は使用できます。敬語の難しい部分ではありますが、「ご来訪されました」が使えないことは覚えておきましょう。
お礼メールは「ご来訪ありがとうございました」
先にも少し触れましたが、お礼メールでは「ご来訪ありがとうございました」という表現が一般的です。「ご来訪頂きありがとうございました」とすると、より丁寧になります。
お礼メールでは、冒頭でお礼の意を伝えるのが通例です。「本日はお忙しい中、ご来訪頂きありがとうございました」と書き出します。
より丁寧な表現としては、「ご来訪賜りましてありがとうございました」という言い方もあります。メールでの表現というよりは、文書や公式な場での挨拶として用いられることの多い表現です。
まとめ
「ご来訪」という言葉は、「相手に来てもらうこと」を意味します。ビジネスシーンでは時折目にすることがあるので、ぜひ覚えておきたい言葉です。また、相手に動いてもらうため、「ご来訪」は「お礼」とセットです。口頭でのお礼はもちろん、後でメールでも一言お礼を述べると、良好な関係につながります。
