「社外秘」の定義は?「極秘」「取扱注意」など類語・英語表現も

「社外秘」とは、企業の持つ情報のうち、社外に出してはいけない情報を意味します。この「社外秘」は、どういったシーン・情報に対して使われるのでしょう。その具体例のほか、「極秘」や「取扱注意」など情報の取り扱いに関する類語や英語訳についても紹介します。

「社外秘」とは?

「社外秘」は「社外に出してはいけない情報」を意味する

「社外秘」とは、文字通り「社外には出してはいけない情報」「会社の外に漏れては困る情報」を意味する言葉です。社内で閲覧・共有する分には問題がないものの、社外に公開することで不利益をこうむったり、契約に違反したりする情報に対して「社外秘」と使います。

「社外秘」は「機密保持契約」とも関係する

ビジネスで契約を締結する際には、同時に「機密保持契約(NDA)」を締結することも多いものです。たとえば、システム開発を依頼する場合には、通常は「社外秘」となる情報を相手先と共有することもあります。そうした業務上の情報を外部に漏らさないためにかわすのが「機密保持契約」です。

つまり、自社内で「社外秘」として扱われている情報は、この「機密保持契約」に則って入手した取引先の情報ということも十分にあり得ます。信用を損なう恐れもあるため、「社外秘」は決して軽視できません。

「社外秘」の使い方と例文

「社外秘」の例文

「社外秘」は次のような使い方が可能です。

  • こちらの資料には「社外秘」の情報を含みますので、取り扱いには十分ご注意ください。
  • 「社外秘」の情報は安易に外で会話にするものではない。

また、「社外秘」であることを暗に含んだ表現として、次のような表現を使うこともあります。

  • こちらの情報の持ち出し・公開は禁止とします。

「社外秘」に該当する情報例

「社外秘」と呼ばれる情報には、たとえば、次のようなものが挙げられます。

  • 組織図
  • プレゼンテーション資料
  • 開発に関する資料
  • 顧客資料
  • 企画書類、など

企業の組織図は、HPに公開している場合もありますが、それとは異なり、詳細を記載した組織図を持つ企業も少なくありません。特に、社員名を記載した組織図は「社外秘」です。また、顧客など個人情報はもちろん、自社が行った調査情報(調査結果)や営業に関する資料も「社外秘」とされることが多いでしょう。

「社外秘」の類語

「社外秘」以外にも、企業の情報の重要度や取扱について注意を促す言葉はいくつかあります。

「極秘」は「社外秘」の中でも重要情報

企業の持つ情報のうち、機密保全の重要度が高いとされるのが「極秘」です。社外に漏れた場合に重大な損害・損失をもたらす恐れのある情報に対して使用します。そのため、「極秘」とされるものは、社内でもごく限られた人物のみしか知りえない情報である場合が多いでしょう。たとえば、未発表の研究情報や合併などの経営情報などがこれに当たります。

「秘」は「極秘」に次ぐ重要情報

「極秘」の次に重要度が高い情報に対しては「秘」と呼ばれます。たとえば、契約書や人事情報、また一般的な個人情報もこの「秘」に該当します。「秘」と記されたものに関しては、社内でも関係者に限った使用が原則です。

「社内秘」は社内でも一部に限定された情報

重要情報を示す言葉には「社内秘」もあります。

「社内秘」とは、「社内でも限られた人しか知らない情報」「社内でも一部に限定した情報」に対して使用されます。先に挙げた「極秘」や「秘」も、取り扱いとしてはこの「社内秘」と似た部分がありますが、言葉の印象としては「極秘」が最も厳密な情報に関して使われる傾向にあるようです。

また、「社内秘」という言葉ではどの範囲までの人が共有できる情報なのかが曖昧なので、「部外秘(特定の部署のみ)」といった表現を使用することもあります。

「コンフィデンシャル」は「関係者限り」のニュアンス

「社外秘」などに加え、最近では「コンフィデンシャル」や「confidential」といった横文字で示す例も増えています。

「コンフィデンシャル」は、一般には、「関係者限り」のニュアンスで使用される表現です。取引先への提案資料に「コンフィデンシャル」とした場合は、「関係のない人には見せない」「持ち出しの際にはしっかりと管理をする」などの対応が望まれます。また、社内で「コンフィデンシャル」という表現を使う場合には、「社外秘」や「関係者限(あるいは関係者外秘)」と情報共有の範囲を明確にするとベターです。

「取扱注意」は幅広く使える文言

情報の取り扱いに関しては、単に「取扱注意」と記載されることもあります。この「取扱注意」とは、実に幅広く使える文言で、情報の種類を問わないのも特徴です。「取扱注意」と言われた場合には、その情報を第三者に伝えない・見せないのがルールです。

「営業秘密」はいわゆる「企業秘密」と呼ばれるノウハウ

企業には「営業秘密」と呼ばれる情報も存在します。「営業秘密」とは、いわゆる「企業秘密」と呼ばれるような情報で、企業独自の技術・経営情報・顧客情報などに対して使う言葉です。

「営業秘密」は、情報の重要度・公開範囲を表す「社外秘」や「極秘」とは異なる類の言葉ですが、その内容は「社外秘」や「極秘」として扱われるべきものです。

「社外秘」の英語訳

「社外秘」は英語で「confidential」

「社外秘」を英語にすると「confidential」となります。「一般に公開してはいけない情報」という意味の言葉で、個人情報などに対しても使うことができる表現です。最近では、文書の目立つ場所に「confidential」と記載し、取り扱い注意を促す例も増えています。

また、「社外秘」の英語訳としては、「internal use only(内部使用限定)」や「internal consumption(内部資料・社外秘)」などといった表現も可能です。

まとめ

「社外秘」とは、「社外に出してはいけない情報」という意味の言葉で、企業で扱う重要情報に対して用いられる表現です。ビジネスシーンで情報の取り扱いに関して言及する言葉には他にも、「極秘」や「秘」、「社内秘」などが挙げられます。近年では、「コンフィデンシャル」というカタカナ語を「社外秘」「関係者限り」のニュアンスとして使う例が多いのですが、どんな情報に関しても、ひとまずは第三者に漏れないよう管理を徹底するのがビジネスパーソンとしてのマナーです。