【納品書のテンプレート】請求書・領収書・金額なし別の書き方

商取引において欠かすことのできない「納品書」ですが、納品書には基本的な納品書の他にも、請求書や領収書を兼ねた納品書などもあります。今回は「納品書」の意味を説明し、請求書や領収書を兼ねた納品書や金額を明記しない場合の納品書、さらに英語の納品書のテンプレートを紹介します。

「納品書」とは？

「納品書」とは”納品される商品の詳細を記した書類”

「納品書」とは、“商品取引において商品が納品されるときに、納品される商品の詳細を記した書類”のことです。通常の納品書には、取引された商品やサービスの数量、単価、合計金額などが記されています。内容的には見積書や請求書と同じになりますが、それでも納品書が作成される理由は、商品やサービスが納品されるときに注文通りに正しく納品されたかどうかをチェックするためです。

「納品書」は請求書のように税務管理上に必要な書類でないため、発行の法的義務はありません。そのため納品の際に納品書が添付されていないということもあります。

「納品書」は物品を渡す側、「受領書」は物品を受けとった側が発行

「納品書」は商品やサービスを納品するときに商品を納品する側が発行する書類です。その一方で、商品やサービスを受け取った側が商品を受け取ったことを証明するために発行される書類は「受領書」です。

「受領書」は単に商品またはサービスを受け取ったことを証明するための書類なので、内容確認の書類としては認められていません。

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「納品書」の基本のテンプレート

「納品書」の記載事項

納品書の記載事項は、国税庁によれば「納品書の作成者又は名称」「取引年月日」、品名や数量などの「取引内容」、「取引金額」「納品書の提出先となる事業者名や名称」をすすめています。

決まったフォーマットはありませんので、書類作成において上記の記載事項をわかりやすくまとめることが大切です。「備考」が設けてあると状況に応じて対処しやしい書類となるでしょう。また納品前には見積書が作成されている場合には、見積書の内容と同じかどうかもチェックしましょう。

「納品書」の基本のテンプレート

ここでは基本となる納品書のテンプレートを紹介します。

【目的別】納品書のテンプレート

「請求書」を兼ねた納品書テンプレート

商品の納品と併せて代金の請求を行うときは、「納品書兼請求書」を作成します。通常の取引では、納品の際には納品書、代金の請求には請求書のように別々の書類が作成されますが、単発の取引で納品と代金請求が同時に行われる場合には「納品書兼請求書」が作成されます。

「納品書兼請求書」は事務的な手間を省くためには便利な書類ですが、請求書を兼ねていることから納品時に担当者が不在で直接渡せないと取引上支障が出ることがありますので、確実に担当者に渡すことが大切です。

ここでは、「納品書兼請求書」のテンプレートを紹介します。

「領収書」を兼ねた納品書テンプレート

納品書を発行する段階ですでに代金が支払われている場合には「納品書兼領収書」が作成されることがあります。クレジットカード決済による取引やスーパーで買い物をしたときに受け取るレシートも「納品書兼領収書」になります。

ここでは、「納品書兼領収書」のテンプレートを紹介します。

金額なしの納品書テンプレート

取引によっては、金額の記入がない納品書を提出してほしいと頼まれることがあります。納品の際に単価を現場担当者に知られたくないという事情や、ギフト用として購入された商品なので商品の送り先には金額なしの納品書を添付するといったケースです。

ここでは、金額なしの納品書テンプレートを紹介します。

英語の納品書テンプレート

貿易取引上で作成される英語の納品書は「インボイス（Invoice）」と呼ばれ、商品を海外に送るときに必要な書類です。

インボイスには「商業送り状（Commercial Invoice）」と「公用送り状（Official Invoice）」の2つがあり、海外取引には通常「商業送り状」が作成されます。請求書も兼ねた書類で、品名や個数、単価、合計金額などに加えて、商品が積み込まれる船名や船積日、仕向港などが記載されることもあります。

「公用送り状」は輸入価格が不正に取り扱われないように輸入国に求められた時だけ作成される書類です。

ここでは英語で書かれる基本的な納品書のテンプレートを紹介します。

まとめ

「納品書」は請求書を兼ねたり金額が書かれないなど目的別に作成されますが、決まったフォーマットはありませんので記載事項を明確かつ分かりやすくまとめます。見積書の内容と違っていると損害賠償を請求される事態にもなりかねないので、納品書の内容が見積書の内容と一致していることが大切です。