「お詫び」の意味とは?メールや手紙の書き方と文例・英語表現も

相手に迷惑をかけた時にお詫びをすることがありますが、お詫びのメールや手紙の書き方に戸惑ってしまうことがありませんか。今回は「お詫び」の意味にはじまり、お詫びのためのメールや手紙の書き方と例文を紹介します。またお詫びの品を渡すときのマナーに併せて英語表現も解説します。

「お詫び」の意味と「謝罪」との違い

「お詫び」とは「相手に許しを請うこと」

「お詫び」の意味は自分の過ちを認めて相手に許しを請うことです。自分のしたことで相手が傷ついたり不快な思いをさせたりしている状況で、自分のしたことが悪かったと認めて謝罪し相手に許してもらうようにお願いすることを「お詫び」と言います。

「お詫び」は謝罪を意味する「詫び」という言葉に、礼寧または尊敬を意味する接頭語の「お」を付けた表現です。

「謝罪」とは「罪を犯して謝ること」

「謝罪」の意味は罪や過ちを詫びることです。自分のしたことは社会的に、または規律的に許されないことを犯したときに、それを詫びるのが「謝罪」です。

「お詫び」との違いは、お詫びをする場合では相手を不快にさせた行為が罪であるとは限りません。社会的や規律的には許される行為であっても相手にとって不快だと思わせた行為をして相手に謝るのが「お詫び」です。一方「謝罪」では、犯したことは罪だと認識される場合に使われる言葉です。

例文
  • 「不良品を提供したことを顧客に謝罪する」
  • 「不当解雇だと認めた元従業員に対して会社は謝罪した」

お詫びメールの書き方と文例

お詫びのためにメールを出す機会があるかと思いますが、ここでは特にビジネスシーンでのお詫びメールの書き方やマナーを解説します。

お詫びメールは謝罪する気持ちを全面的に出すことを忘れずに

ビジネス上でお詫びメールを送るときは、ミスをしたときや相手に迷惑をかけた時でしょう。ビジネス上で起きたことでミスを挽回したいという気持ちから自己保身のためその場を取り繕うことに気持ちが傾いてしまうことがあります。

しかしお詫びメールでは相手に謝罪し許してもらうことが目的のメールです。そのため、相手に対して謝罪することを忘れないようにしましょう。怒っているかもしれない相手に深い反省の気持ちを伝えることが大切です。

お詫びメールは早い対応が大切

お詫びメールで気を付けることは、早い対応です。問題が発生したらすぐにお詫びメールを送って非を認めると、相手への謝罪の気持ちだけでなく敬意も表せます。また件名に謝罪の意思を伝える言葉を使うと、メールの内容が予測されるので読み手に丁寧です。

お詫びメールの内容は、謝罪の言葉に併せて問題の内容を客観的に説明します。

さらに反省の気持ちに加えて、対応策も記載できるとよりよいお詫びメールになるでしょう。

お詫びメールの文例

ビジネスシーンでのお詫びメールでは、「すみません」のような謝罪の言葉では足りません。より具体的に、相手に謝罪の気持ちがより強く伝えられるような言葉を使うようにしましょう。

  • 「申し訳ございませんでした」
  • 「心より深くお詫び申し上げます」
  • 「ご要望に添えず申し訳ありませんでした」
  • 「ご迷惑をおかけしたことを心より謝罪申し上げます」
  • 「今後はこのような不手際がないように、再発防止に努めて参ります」

お詫びの手紙の書き方と例文

お詫びの手紙は謝罪の気持ちを伝えるための手紙

お詫びの手紙は謝罪の気持ちを伝えるための手紙です。ただし謝罪の言葉だけでは相手にとって不明瞭なので、お詫びをする事柄も書き述べます。

お詫びの手紙では、時候の挨拶や帰郷、謝罪以外の事柄、追伸などは書きません。

お詫びの手紙はタイミングを逃さず白便箋で

お詫びの手紙では、相手に迷惑をかけたことを謝罪するための手紙なので、深刻な事態なら早めに書いて送りましょう。

正式なお詫びの手紙は白い便箋に縦書きで書きます。万年筆や水性ペンを使い、インクの色は黒か濃紺を使用します。一筆箋は略式の手紙に使われる便箋ですので、お詫びの手紙には不向きです。

お詫びの手紙の構成は謝罪に始まり謝罪に終わる

お詫びの手紙の構成は、謝罪に始まり謝罪に終わるという形式になります。

「前文」では時候の挨拶などは書かずに、謝罪を伝える文章にします。

「主文」では、謝罪する事柄について客観的に記述し、何について謝罪をするのかを明確にします。次に、同じ問題が起こさないための対処策などを書きます。

「末文」でもう一度、今後同じ問題を起こさないように注意することと謝罪の言葉を述べます。

お詫びの手紙の例文

ここではお詫びの手紙の例として、招待されていた結婚式に欠席することになったお詫びの手紙の例を紹介します。

お詫びの手紙の例文

取り急ぎお詫び申し上げます。

〇〇さんの晴れの挙式にご招待いただいていましたのに、急な仕事の関係で結婚式を欠席しなくてはならなくなりました。代行できる者がなく上司からの強い要望もあり、仕事を断れませんでした。

お二人の門出を拝見することを楽しみにしていたので、残念でなりません。

後日、また改めてお祝いをさせて頂きたく存じます。

最後になりましたが、この度の結婚式に欠席することになったお詫びとともに、お二人が末永くお幸せでいられることを心よりお祈り申し上げます。

■参考記事:
お詫び状の例文やテンプレートを紹介!企業および個人での書き方

お詫びの品を渡すときのマナーとは?

お詫びの品には菓子折りがよく用いられる

相手を訪問してお詫びする際に誠意の証として食品や実用的なものが贈られますが、なかでも菓子折りはよく贈られます。

「菓子折り」は高級なお菓子が箱に入っていたことが由来して名付けられた言い方で、贈答用の外箱に入れられたお菓子のことを指すようになりました。

「のし」は不要

お詫びの品に「のし」は必要ありません。「のし紙」はお祝い事を連想させるからです。

また「水引」も必要ありませんが、もしも「水引」をつけるのであれば同じことは繰り返さないという意味のある結び切りにしましょう。

「お詫び」の英語表現

「お詫び」は英語で「apology

「お詫び」は英語で「apology」と表現します。謝罪を意味する英単語の中でも改まった言葉のひとつで、正式な謝罪文等で用いられる言葉です。

相手に謝る状況では、名詞の「apology」よりは動詞の「apologize」(和訳:お詫びする)のほうがよく使われるでしょう。

例文

“I apologize for the late sending of the product.”
「商品の発送が遅くなったことをお詫びします」

まとめ

「お詫び」とは相手に迷惑をかけたような行為を認めて謝罪するときに使う言葉です。お詫びをするときは相手に謝罪する気持ちを伝えて、自分のした行為を擁護しているような誤解を与えないお詫びのメールや手紙を書くように心がけましょう。