【請求書のテンプレート】書き方と注意点・送付状の例文も紹介

「請求書」は代金の支払いを求める書類なので、相手を不快にさせずに気持ちよく受け取ってもらいたいですよね。

今回は「請求書」の意味と領収書との違いの解説の他に、受け取り手にとってわかりやすい請求書の書き方とテンプレートを紹介します。請求書を書く時の注意点や送付状についても紹介しますのでお役立てください。

「請求書」の意味と「領収書」との違いは?

「請求書」とは「顧客に代金の支払いを要求する文書」

「請求書」とは顧客に代金の支払いを請求するための文書です。顧客が購入した商品やサービスなどの納品が終わった後に、または納品と合わせて「請求書」が発行されます。

「領収書」とは代金の支払いが完了したときに発行される文書

請求書に応じて顧客が代金の支払いを終えると発行されるのが「領収書」です。「領収書」は代金の支払いを終えたことを証明する文書で、基本的には発行日と支払いを請求された商品やサービス名、そしてその代金が記されます。

つまり、代金の支払い前に発行されるのが「請求書」であり、あとに発行されるのが「領収書」です。

請求書の書き方

請求書の記載事項

請求書の書き方は、何に対して代金を請求していて、請求金額と支払期限をわかりやすくまとめることが大切です。請求書の記載事項は次の通りです。

  • 表題「請求書」
  • 請求者の氏名と住所
    氏名や住所の他に、電話番号やメールアドレスが書かれます。社印が押されることもあります。
  • 請求先の氏名または名称
    請求先の宛名は社名や部署名なら「御中」、個人なら「様」を書き添えます。
  • 請求書の発行日(請求日)
    請求書を発行する日である「発行日」とは請求を求める「請求日」になります。つまり、発行日(請求日)は請求書が書かれた日ではありません。
    また発行日(請求日)は先方が請求書を処理する最終日である締め日に合わせて記入されるのが一般的なので、発行日(請求日)をいつの日付にするかは先方に確認してから記入します。
  • 請求内容
    何に対して代金請求をしているのかを書きます。購入した商品名やサービス名のほかに、個数や単価などを記載します。
  • 請求金額
    請求金額は、小計では消費税抜きの合計金額、合計には消費税込みの合計金額を書き入れます。
  • 支払い期限と振込先
    支払い期限は、請求書の必須項目のひとつです。支払い期限は請求書発行前の契約書や見積書等での条件を前提に決められますが、それ以外にも請求先の会計の締結日に合わせることもあるので事前に確認が必要です。
    振込先は、先方との付き合いが長く先方が振込先の情報が必要としない場合を除いて、振込先情報も記載します。

請求金額の書き方

請求金額の書き方に決まりはありませんが、一般的には金額は3桁ごとに「,」を使います。「円」が用いられる場合は、金額の前に「金」、最後に「也」が付けられることが多いです。「¥」の場合は、金額の前に「¥」を書き入れて、最後に伸び棒の「-」を入れます。

請求書のテンプレート

ここでは基本的な請求書のテンプレートを紹介します。決まったフォーマットはありませんので、顧客にとってわかりやすい内容にまとめることがポイントです。

請求書のテンプレート

請求書No.:〇〇〇〇〇〇〇〇
請求日:令和〇〇年〇月〇日

(請求者の社名)
(納品者の住所)
(納品者の電話番号)
(納品者のメールアドレス)

請求書

               御中
ご担当:          様

下記のとおり、ご請求申し上げます。

合計金額 ¥〇〇〇, 〇〇〇-

品名数量単価金額
サンプルA
サンプルB
小計
消費税
合計

お振込先:〇〇銀行〇〇支店 当座番号:123456

請求書に関するトラブルを避けるための注意点

わからないことは先方に確認を取る

請求書は相手にわかるように書くことが大切です。請求内容がわかりにくいと、支払い期限までに支払ってもらえないなどのトラブルを引き起こしかねません。

もしも請求書を書く際にわからないことがあれば、請求先に確認を取るようにしましょう。

請求書の送付方法の確認

請求書の送付方法は、手渡し以外にも郵送やPDFなど様々な手段がありますので、先方にとってどの送付方法がいいのかを事前に確認する必要があるでしょう。

請求書は宅配便で送らない

請求書の送付に宅急便は使われません。なぜなら請求書は信書として扱われるので、郵便法によって一般的な宅配便での送付は禁じられているからです。

「信書」とは「特定の相手に対して差出人の意思を表す文書」のことなのですが、どのような手紙が信書にあたりまたは信書でないのかという線引きが難しいのが現状です。ただ請求書は信書扱いなのは確かなので、請求書は宅配便を使わずに郵送しましょう。

以下の記事では、「請求書の書き方」について詳しく解説しているので、あわせて参考にしてみてください。
「請求書」の書き方とは?必要事項や注意点・郵送時の送り方も解説

【付録】請求書に添える送付状と例文

送付状を付けると丁寧

郵送やメールなど請求書の送付の仕方にはいろいろありますが、請求書だけを相手に送るよりも送付状も一緒の方が丁寧な印象を与えます。請求書を受け取った側が気持ちよく支払いに応じられてもらえるように、送付状を添えるといいでしょう。

送付状の例文

送付状には、請求書に記載されている中でも特に大切な情報を抜粋した内容になります。請求書を受け取った相手が何の請求書なのかを理解しやすいようにまとめましょう。

送付状の一例として、郵送の場合とメールの場合のそれぞれの送付状の例文を紹介します。

郵送した請求書の送付状例文

拝啓
日頃よりご愛顧くださり誠にありがとうございます。

さて、先日ご注文いただいた「○○」の請求書を下記のとおり同封させていただきましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

請求書 一通

ご不明な点がございましたら、担当の〇〇にご連絡いただきたく存じます。

以上

メールの送付状例文

〇〇会社〇〇部御中

平素よりお引き立ていただき深く御礼申し上げます。

ご注文いただきました商品Aの請求書をPDFファイルで添付させていただきましたので、ご査収いただきたく存じます。

また恐れ入りますが、本請求のお振込手続きはお支払い期限である令和〇年〇月〇日までにお願い申し上げます。

今後ともよろしくお願いいたします。

まとめ

「請求書」とは顧客に代金の支払いを求めるための文書なので、相手に何についての支払いを請求しているのかをわかりやすくまとめます。特に決まったフォーマットはありませんので、読みやすさを意識して「請求書」を作成しましょう。