サラリーマンたるもの人事異動はつきものですが、その際の「異動の挨拶」はこれまでの関係性を総括するほど大きな印象となって残るものです。本記事では、社内・社外に分けて、異動時のメールでの挨拶について解説します。メール文例はもちろんのこと、ハガキによる挨拶状について、また「異動の挨拶メール」を受け取った際の対応についても触れています。
「異動の挨拶」を送る側の基本
お礼の気持ちと異動日・異動先・後任者の紹介を
異動が決まったら、転任前に取引先はもちろん、社内で関係のあった人に挨拶をするのがマナーです。
この「異動の挨拶」では、「○月○日付で○○部に異動になる」という異動日・異動先とこれまでの感謝の気持ちを述べます。加えて、後任者の氏名と連絡先を伝えておくことで、業務の引継ぎもスムーズになります。
メールでの異動の挨拶は、一目でわかる件名に
「異動の挨拶」は本来、直接会って行うべきですが、面会が叶わない場合はしばしばメールで行われます。他の膨大なビジネスメールに埋もれてしまわないよう、件名を一目見てわかるようにするのが大きなポイントです。たとえば、「人事異動のご報告」あるいは「人事異動に伴う担当者変更のお知らせ」「人事異動に伴う業務の引継ぎにつきまして」などといった件名が良いでしょう。
タイミングは正式辞令後、内示段階ではNG
「異動の挨拶」は、正式な辞令が発令された後に行うのが原則です。内示など非公式な段階で周囲に告げるのはマナー違反です。また、辞令を受けた後であっても、社内の調整がついていない段階など早い段階での挨拶は賛否が分かれます。企業ごとに慣習があるはずですので、前例に従いましょう。
異動の挨拶の仕方：社内の場合
社内向け、個人宛て挨拶メール文例
メールでの挨拶の場合、複数の人に同時に送る一斉送信メールか個人宛てのメールかに分かれますが、特にお世話になった人には個人宛てにメールを送ります。直接業務でかかわった人や目をかけてくれた先輩・上司には、一斉送信ではなく個人宛てのメールがマナーです。
事業所全体への挨拶は一斉送信メールも可
直接の業務でかかわりのなかった人でも、今の事業所から他の事業所へ移る場合などは「一斉送信メール」で挨拶に代えることがあります。この場合、一斉送信する相手のアドレスは「Bcc」として送付します。誰に一斉送信で送っているのか、受け取った人にはわからないようにするのがマナーです。
なお、単に「送る人が多いから」「引継ぎが忙しくて面倒だ」などの理由で一斉送信することは避けましょう。あくまでも直接面識のない人などを対象として送付する手段として活用します。
異動の挨拶：社外の場合
取引先へは後任者の紹介を忘れずに
取引先への異動の挨拶は、アポイントを取って直接訪問することも多いでしょう。その際、後任者を連れて訪問し、担当者の引継ぎを済ませるとスムーズです。しかし、異動に伴い慌ただしい場合などは、メールで済ませることもあります。今後の連絡に不便が生じないよう、必ず後任者に関する情報を記載するのがマナーです。
株式会社○○ 田中でございます。
私事ですが、この度、3月末日付で○○部へ異動となりましたので、ご報告申し上げます。
本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところではございますが、メールでのご挨拶となりましたことお許しください。
＊＊様には、在任中に大変お世話になり、感謝いたしております。本当にありがとうございました。
なお、後任は○○が担当させていただきます。
＊＊部○○
（連絡先アドレス・電話番号）
引き続き、変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます。
なお、私の新しい連絡先は以下の通りです。
今度とも、ご指導ご鞭撻のほど宜しくお願いいたします。
（異動先の着任日以降の部署名・アドレス・電話番号など）
異動の挨拶をハガキ・手紙で送る場合
異動の挨拶状（ハガキ・手紙）はより丁寧な印象
異動の挨拶はメールで済ませる人が増えていますが、ハガキや手紙の挨拶状を送るという方法もあります。
見逃しの可能性があるメールに対し、確実に相手の手元に届くこと、またメールよりも丁寧な印象を持たれやすいことから、メールと挨拶状を併用する人もいます。社内・社外を問わず、特にお世話になった人や今後もビジネスパートナーとして良い関係を築きたい人にはお勧めの手法と言えるでしょう。
異動の挨拶状は転任から2ヶ月以内に
挨拶状は、自分で作成するほか、業者に依頼することも可能です。特に転居を伴う異動の場合は慌ただしいことも多いですが、挨拶状を送る場合は異動から2ヶ月以内がめどとなります。先にメールを送り、追って挨拶状を送付する、というケースも珍しくありません。
異動の挨拶状：文例
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。 私こと
このたび、株式会社○○ ＊＊支店勤務を命ぜられ着任致しました。
○○支店在任中は、格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます。
新任地につきましても、精一杯努力致す所存でございますので、今後とも一層のご指導とご鞭撻を賜りますよう、お願い申し上げます。
まずは略儀ながらお礼かたがたご挨拶申し上げます。 敬 具
異動の挨拶メールを受け取ったら？
異動挨拶メールにはできるだけ早く返信
異動の旨を記したメールを受け取ったら、できるだけ速やかに返信しましょう。個人的にお世話になった方には特に、感謝の気持ちを伝える必要があります。なお、挨拶メールに返信する際は、必ず送信者個人宛てに送るよう注意が必要です。相手が一斉メールとして送信していた場合、ほかの人にまでメールが届いてしまう可能性があるためです。
株式会社＊＊ ○○様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。株式会社○○の田中でございます。
このたびは異動のご挨拶を頂きまして、誠におめでとうございます。
○○様には、いつも迅速なご対応を頂きまして、大変感謝しております。本当にお世話になりました。
新天地における○○様の一層のご活躍を、お祈りしております。
ありがとうございました。
まとめ
「異動の挨拶」は近年、メールが主流のようになっていますが、本来は直接会って話すべきものを「略式」としてメールで行っているにすぎません。これまでの感謝の気持ちを伝えるとともに、今後もよい関係がつないでいけるようメールの文面にも配慮ができるのが理想です。
お疲れ様です。営業部××です。
私事ではありますが、○月○日付で○○部へ異動することとなりました。
営業部在任中は、大変お世話になりました。大変感謝しております。
今後の業務は＊＊が担当いたしますので、○日以降は＊＊宛てにご連絡くださいますようお願いいたします。
営業部 ＊＊（内線：＊＊＊＊）
メールアドレス：
○○部異動後も、お力添えいただくことも多々あるかと存じますが、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
本来であれば、直接お伺いすべきところですが、メールでのご挨拶に代えさせていただきます。