議事録の作成を命じられたものの作成方法がわからなくて困ったことはありませんか。今回は、議事録の意味と目的を明確にして、議事録の書き方として基本的な構成をテンプレートと併せて解説します。また議事録を作成するときに気を付けることや議事録作成に役立つスキルなども紹介します。
議事録の意味と目的とは
「議事録」とは会議の内容をわかりやすくまとめた書類
「議事録」とは、会議の内容を誰が読んでもわかりやすくまとめた書類のことです。ビジネス上では会議全般で議事録は作成され、また会社法では下部司会者の株主総会や取締役会では議事録が作成され関係者に工事することが義務付けられています。
別称に「会議録」があり、特に政治において国会、地方議会、委員会での会議などでは議事録は会議録と呼ばれます。
議事録の目的は会議の内容を伝達と忘備録
議事録の目的は、議事録を通して、会議の要旨、会議の進行経過、議決事項などを簡潔にまとめることで、その内容を関係者に伝えることです。議事録により議事内容を関係者が共有できるため、もしも会議に出席できなくても業務に支障が起きることを防げます。
また出席者にとっても忘備録として議事録を活用することができるでしょう。
議事録の書き方とテンプレート
議事録の基本的な構成
議事録の構成は会社によって定められている場合にはそれを参照しますが、基本的な事項は次のようになります。
- 会議名：議事録の表題として会議名を記載
- 日時・場所：議事録を見返すときに日時と場所は大切になるため、会議が行われた日時を場所は必須事項の一つ
- 出席者：会議の出席者名を敬称なしで記載
- 議題のテーマや目的：何のために会議が行われたのかを簡潔に記す
- 決定事項：会議で最も大切な決定事項なので、議論の内容の前に会議で決定されたことを記載。
- 議論内容：会議中の発言の中で、議題のテーマや目的に沿った大切な発言の要旨を箇条書きでまとめる
- 持ち越された課題または未解決な案件：会議で議論しきれなかった残された課題や未解決な案件を記載。この項目により、次の会議に取り上げられるべきことが明確になる
議事録のテンプレート
ここでは議事録のテンプレートとしてある商品の開発に関する会議についての議事録を紹介します。議事録の基本構成を押さえながら簡潔にまとめます。
議事録を作成するときのポイント
文書としての簡潔さと美しさ
議事録を作成するときに気を付けたいことは、読みやすく内容がわかりやすいことです。さらに文書としても体裁が整っていて美しいと理想的だと言えるでしょう。
議事録は会議の翌日までに仕上げる
議事録はスピードが大切なため、遅くとも会議の翌日までには仕上げます。情報を少しでも早く共有することが円滑に事業を進めることにつながることもあるため、早めに仕上げることを念頭に置いておきましょう。
議事録を作成するためのお役立ちスキル
事前の準備は手を抜かない
議事録を作成するためのコツとして、事前の準備を万端に整えておくことが大切です。
会議の議題、目的など事前に知っておけば、会議に参加中も何に焦点を当てるべきかの判断ができます。また資料として残されている他の議事録を参照して、基本的な構成を把握しておくと、議事録を作成するときに役立つます。
５W1Hを押さえながらメモを取る
議事録作成にメモ取りは欠かせませませんが、コツとしては５W1Hを意識しながらメモを取ることです。
Who（誰が）、What（何を）、When（いつ、いつまでに）、Where（どこで=どの工場、どの支部など）、Why（なぜ=議論内容）、How（どのように）をフォーカスしながらメモを取ると必要事項を落とさずにメモを取ることができるでしょう。
メモを取る正確さは録音してフォローする
議事録の作成のためには、会議中の発言者の発言内容を正確に記録しなくてはいけません。手書き、パソコン等でメモを取ると同時に、ICレコーダーなどで録音しておくと聞き逃した箇所をすることができて便利です。ただし録音をするときには会議参加者に断りを入れることを忘れないようにしましょう。
メモ取りの準備として、議題に関わる専門用語は事前に調べておくとメモを取りながら戸惑うようなことが少なるはずです。
また、以下の記事でも「議事録の書き方」について解説しているので、参考にしてみてください。
「議事録の書き方」コツとポイント！構成例やテンプレートも
まとめ
議事録の作成は議事内容を簡潔に、かつ正確にまとめることとスピードが重視されます。議事内容の主旨を事前に把握しておくことで、要領を得たメモ取りができるようになるでしょう。議事録作成に困った時は他の参加者に会議の内容を確認したり、保存されている議事録を参照したりするのもいいでしょう。
【議論内容】
【持ち越し案件】