「顛末書」とは？「始末書」との意味の違い・書き方を解説

「顛末書」は、事故や紛失、破損などがあった場合に用いられるビジネス文書のひとつです。「顛末書」が使用されるシーンは幅広く、サービスの不備や手続き上のミスに対して用いられることもあります。ここでは「顛末書」の意味に始まり、「始末書」との違いや「顛末書」の書き方について解説しています。

「顛末書」の意味とは

「顛末書」とは「ミスや事故の状況・経緯報告をする文書」のこと

「顛末書（てんまつしょ）」とは、「ミス・事故などの状況や経緯を報告する文書」を意味します。「顛末書」の「顛末」には「ことのいきさつ・全事情」という意味があり、それを文書としたものが「顛末書」ということになります。端的に言うと「トラブルの報告書」ともいうことができるでしょう。

「顛末書」は仕事上のあらゆるトラブルや不備・不足に対して用いられ、「経緯書」とも呼ばれます。主に社内向けの文書として用いられますが、社外に対する報告書として用いる会社もあるようです。

「顛末書」と「始末書」の違いとは

「始末書」とは「過失等の事実を明らかにし、謝罪する」書類

事故やトラブルが発生した際には「始末書」を書くよう求められることがあります。「始末書（しまつしょ）」とは、「過失等の事実を明らかにするとともに、謝罪する」書類のことです。「再発防止を誓約するための書類」という意味でも用いられます。

「始末書」は反省の色が濃い点が特徴

「顛末書」も「始末書」もトラブルの内容を報告する点では共通していますが、「始末書」は反省の意味合いが濃く、社内でも何らかの処分を伴う場合に用いられることが多いのが特徴です。対して「顛末書」は、事のいきさつや状況を順序だてて報告するのが目的であるため、意味合いの異なる文書ということになります。

「顛末書」の書き方

「顛末書」には日時・場所・状況・原因・対応等を記載する

「顛末書」は誰が読んでもわかるよう、客観的事実を報告するのが目的です。そのため、相手に経緯・状況が伝わりやすいように、日時・場所・状況・原因・対応・対策を順序立てて記載します。

破損・紛失に関しては、「何を」も詳しく書く

上記に加え、破損や紛失における「顛末書」では、「何を」についてその名称と数を明確に記載します。また、紛失の場合は、担当者の不手際によるものなのか盗難の可能性があるのかも重要です。

「顛末書」は今後の対策・防止策で締めくくる

先の項目例でも記載したように、「顛末書」は今後の対策・再発防止策を記載して締めくくります。状況と経緯を正確に把握できれば、今後の対策も自ずと見えてくるものです。結果報告で終わらないよう、対策まで記載するのが通例です。

社外向けの「顛末書」でも本題から書き始めるのが通例

「顛末書」は基本的には社内文書として用いられますが、企業によっては社外と共有されることもあります。その場合、まず一番上に提出先の社名等宛名（○○株式会社　○○部　御中、など）を記載します。続いて、こちらの社名や文書の作成者名等を記載しますが、報告内容によっては上司の名前（○○株式会社　○○部部長　○○）で書くことあります。

社外に対する「顛末書」であっても、「状況や経緯を報告する」という本来の目的は変わらないため、宛名と差出人を記載したら、すぐ本題に移ります。

「顛末書」の作成例

社内に報告する場合：ネットワーク不具合の例

社外に提出する場合：納品ミスのケース

社外に提出する場合は白地・縦長の定型封筒を使う

「顛末書」の作成が完了したら、作成者名に押印し、報告に必要な画像・データ等があれば添付します。社外向けに作成した場合は、封筒に入れて提出します。通常、会社で使っている封筒があればそれを使用して問題ありませんが、ない場合には白地・縦長の定型封筒が一般的です。

まとめ

「顛末書」はその名の通り、「状況や経緯を報告する書類」です。「顛末書」の作成では、客観的視点が非常に重要で、事の経緯が詳細にわかるよう、細かい項目設定がポイントとなります。また、当然ながら、嘘偽りがないことが最重要ポイントです。取り繕うことなく、ありのままを記載しましょう。