「内定のお礼状」の書き方とは?遅れたときの対処法と例文も紹介

内定をもらった会社にお礼状を書くべきか迷う人もいるでしょう。でも内定後のお礼状で印象がよくなり、また社会人のマナーとしてこれから長い付き合いとなる会社に感謝の気持ちを表すことは大切ではないでしょうか。

今回は、内定のお礼状の書き方や例文の他に、内定のお礼状を出し遅れた時の対処の仕方などを紹介します。

「内定のお礼状」は書くべきか

「内定のお礼状」は書いた方がいい

「内定のお礼状」とは内定をもらった内定者が、内定を出した企業などに対して出すお礼の手紙です。内定のお礼状は書かなくてはならないというものではありません。しかしこれから働くことになる企業に対して内定のお礼状を出すことに悪いことはありませんし、いい印象を与えることにもなるでしょう。

メールによるお礼メールもありますが、内定のお礼状には丁寧さが伝わる手紙の方がいいとされています。ただし、IT系の企業など手紙よりもメールでのやり取りを重視するようなスピード感のある企業には、お礼メールでもいいでしょう。

「内定のお礼状」を書くときのポイント

封筒は白無地、便箋は柄のない白地のB5サイズ

内定のお礼状に使われる封筒は白無地のタイプです。 B5サイズの便箋を三つ折りにしたときにちょうどいい長形4号にします。ビジネスシーンでは茶封筒もよく使われますが、内定のお礼状のようなフォーマルな手紙には白無地の封筒を用います。

または便箋のサイズはB5サイズで、柄のない白地のものの中から無地か罫線の入ったものを選びます。

横書き・縦書きのどちらでもいい

手紙は正式には縦書きですが、内定のお礼状の場合は縦書きと横書きにどちらでもいいとされています。

パソコンよりは手紙の方が気持ちは伝わる

内定のお礼状をパソコンで書くかどうか迷うかもしれませんが、手書きの方がお礼の気持ちが伝わりやすくなるため、手書きで作成することをおすすめします。手書きに慣れていなくても、丁寧に書くことで気持ちの伝わるお礼状になるでしょう。

基本的な手紙の形式を守る

内定のお礼状を書くときは、手紙の基本的な形式を守って頭語結語時候の挨拶も書きます。「頭語」とは手紙の最初に書かれる言葉で、内定のお礼状なら「拝啓」「謹啓」などが相応しいでしょう。「結語」は、頭語のセットとなる言葉で、手紙の本文最後に添えられる言葉です。頭語が「拝啓」なら「敬具」、「謹啓」なら「敬白」を使います。

時候の挨拶は頭語に続く文章で、本文の導入に季節に合った表現を用いることで季節感を表すという手紙を書くときの風習です。

時候の挨拶の後に、内定へのお礼や入社後の抱負を続けます。また、結語の後に日付を書き入れて、次に氏名を書きますが、氏名は出身校も一緒に記載するようにするといいでしょう。

参照:【手紙の書き方】縦書きの場合やビジネス向け・封筒の書き方も解説

「内定のお礼状」の書くべき内容と例文

内定への感謝の気持ちと入社後の抱負を書く

内定のお礼状には内定を頂いたことの感謝の気持ちを書きます。お礼状の核とも言える事柄であり、ビジネスシーンでお礼状を書く時でも感謝の気持ちを優先するべき事柄として書く点は同じです。

内定へのお礼に続けて、入社後の抱負を書きます社員になった時のことを想定して、具体的にどのようなことに取り組んでいきたいのかを書いてみましょう。面接で問題点を挙げられたのであれば、問題点を解決するための方策について書くのもいいでしょう。

病院への内定のお礼状の例文

ここでは内定のお礼状の一例として、11月に内定を受けた看護師が病院に送る内定のお礼状の例文を紹介します。

内定のお礼状例

拝啓

本年も色鮮やかな山茶花が咲き出す季節が巡ってまいりました。

この度は、内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございました。
〇〇病院の看護師として働かせていただけることを大変嬉しく思います。少しでも早くローテンション入りを果たせるように即戦力となるためにより一層学業に励んでまいります。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

取り急ぎ書中にて御礼申し上げます。

敬具

令和〇〇年11月〇日

〇〇看護学校〇〇科(氏名)

医療法人〇〇会 〇〇病院
人事課
〇〇〇〇様

「内定のお礼状」が遅れたときに対処法

内定受諾後1週間以内に届けられるのが理想的

「内定のお礼状」の発送のタイミングに決まりはありませんが、内定を受けてから1週間以内に先方に届けられるようにするのが理想的です。内定から一週間以上過ぎた後にお礼業が届けられると、企業に対する思いや優先度が低いと思われる可能性があります。

遅れた場合にはお詫びの言葉を簡潔に

内定のお礼状の送付が遅れる場合には、内定へのお礼に続けて、お礼状が遅れたことへの謝罪の言葉を簡潔に書き入れます。

お詫び文の例

この度は採用内定をいただきまして、誠にありがとうございました。すぐにでもお礼状を出すべきでしたが、諸事情がありまして遅れましたことを心よりお詫びいたします。
面接では貴社の企業理念を深く学ぶことができて…(入社後の抱負など本文を続ける)

内定のお礼状の多少の出し遅れは問題にはなりませんが、内定を受けてから1か月以上遅れるようだと社会人として非常識だと思われて企業側にマイナスイメージを与えかねません。そのような場合にはお礼状は出さないという判断も大切です。

まとめ

内定のお礼状は内定をいただいた企業に対するお礼の手紙です。基本的な手紙の書き方に則りながら、内定へのお礼と入社後の抱負を書きます。やむ終えず、お礼メールを出す場合には、件名に内定へのお礼であることを書き、冒頭の挨拶文に続き、氏名や出身校などを書いてメールの送り主が誰なのかを明確にするのがマナーです。