「案内状」の書き方とテンプレート!状況別の例文・返信マナーも

コロナでも結婚式や仕事のイベントを行いたいと思っている方は意外と多いはず。では、そのような状況で出す「案内状」では、どのようなことに気を付けたほうがいいのでしょうか。

この記事では「案内状」の基本の書き方のほかに、コロナ禍での案内状やビジネスの案内状、さらに英文で書く案内状の書き方などを解説します。

「案内状」の書き方とテンプレートとは

「案内状」とはイベントを知らせるためのツール

「案内状」とはパーティや会合、催しなどのイベントに招待するためのツールです。正式には手紙やカードを郵送して送り、簡易的な案内状ならメールで送ることもできます。

案内状により読み手に何についての案内なのかを伝えて、またその詳細も記載します。そして案内状ひとつで迷わずにイベント会場まで行けるように説明します。

「案内状」の基本的な構成

どんなイベントであるかを伝えることが何よりも大切なので、題名は大きめにするなどして目につきやすいフォントを使います。前文に続いて、案内する目的や内容を書き、末文を書きます。イベント会場の住所などの詳細は、末文の後に別記で書くのが、基本的な案内状の構成です。

案内状の基本的な構成
  1. 前文:「謹啓」などの頭語、時候のあいさつ、相手の繁栄を喜ぶ挨拶文。
  2. 主文:案内する目的や内容を書く。
  3. 末文:結びの挨拶と「謹白」などの結語を書く。

【結婚式】案内状のテンプレート

ここでは一般的な案内状の一例として、結婚式の案内状を紹介します。結婚式に招待するための案内状は、特別なルールとして句読点を使わない代わりに1字分のスペースを空けます。

結婚式の案内状のテンプレート

謹啓

初夏の候 皆さまにおきましてはご健勝のこととお喜び申し上げます
さて このたび私たちは結婚式を挙げることになりました
つきましては ささやかながら結婚ご披露の小宴を催したく存じます
ご多用中かと存じますが ご出席いただけますと幸いです

謹白

令和〇年〇月吉日

(新郎氏名)
(新婦氏名)

日時 令和〇年〇月〇日
場所 ホテル「〇〇 〇〇」

以上

お手数をおかけしますが 御臨席のご連絡を〇月〇日までにくださいますようお願いいたします

参照:「案内」の意味とは?敬語表現や案内状の書き方・例文も解説

【状況別】案内状の書き方と例文

「コロナ禍での案内状」のポイントと例文

コロナ禍でイベントに招待するための案内状には、コロナウィルスの感染対策が十分に取られていることと、状況によっては延期や中止になるなどの注意事項を書き加えると、招待客が安心できる案内状になります。

例文

いまだ収束を見せないコロナウィルス感染症ですが、当会場では下記のように十分な感染症対策をしております。

  • アルコール消毒液の設置
  • 十分な換気・間隔をあけた席の配置
  • 関係者やスタッフの検温とマスク着用

また当日の状況により、延期または中止になることもありえますので、ご了承ください。

「新製品発表の案内状」の書き方と例文

新製品を発表するための案内状では、製品の詳細はあまり多く説明しないことがポイントです。商品の詳しい説明をしてしまうと、招待客は発表会に行く必要がなくなってしまいます。発表会への出席をうながすために、該当商品の説明はしすぎないようにしましょう。

新製品発表会の案内状の例文

例文

貴社益々のご繁栄のこととお慶び申し上げます。

さて、このたび弊社が開発を進めてきました「〇〇」の製品化に成功し、ご披露できる運びとなりました。

つきましては、日頃よりご愛顧いただいている〇〇様に、一般公開に先駆けて一足先にご案内いたします。

発表会の詳細は下記の通りです。

「懇親会の案内状」の例文

例文

拝啓 新緑の候、〇〇様におきましては益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます。

さて このたび当社では日頃からの感謝を込めて、関係各社の皆様をお招きして下記のとおり懇親会を催したく存じます。

ご多用中のところ誠に恐縮ではございますが、なにとぞご出席くださいますようお願い申し上げます。

敬具

【英語で書く】案内状の書き方と例文

英語の案内状の構成は日本語の案内状と同じ

英語で案内状を書く場合も、日本語で案内状を書くときのポイントと変わりません。何のための案内状で、その日程などの詳細を分かりやすく書きます。

英語の案内状の例文

例文

Please join us for the
Wedding of
Emma and James 

Request the pleasure of your presence at our marriage on

Saturday 21st October
5.00 PM

Swan Lake Hotel
(address)

(和訳)
エマとジェームスの結婚式にご出席ください。
私たちの結婚式に出席していただけると幸いです。
10月21日土曜日
午後5時
スワン・レイク・ホテル
(住所)

【メール】案内状の書き方とは

メールで案内状を書くときのポイント

メールで送る案内状は郵送して送る案内状に比べるとカジュアルな印象があります。あまり重要ではないイベントの案内や、メールという特性を活かして急を要する案内にはメールで案内状を送るのがいでしょう。

メールで案内状を書くときのポイントは、全体を左詰めにします。また前文や末文は省略してすぐに主文に入ることができます。

ビデオ会議の参加を知らせる案内状の文例

例文

株式会社〇〇〇〇
〇〇様

日頃よりお世話になっております。〇〇社の鈴木です。

さて、先日お知らせした○○の案件についてのビデオ会議を行いますので、ビデオ会議の日程と参加URLは下記のとおりですので、ご確認ください。よろしくお願いします。

日時:〇月〇日 10時
URL:
ミーティングID:
パスワード:

URLをクリックしていただければ自動的にアプリケーションが立ち上がり、会議に参加していただけます。

また会議開始10分前から繋がるようにしておきますので、接続状況に不安な場合は、お早めに接続してみてください。

案内状の返信マナーとは?

返信は1週間以内

案内状の返信は、案内状を受け取って数日中、遅くとも1週間以内に返信します。予定がわからず出欠席が決められない場合には、その旨を先方に伝えます。

欠席する場合には、案内されたことに対する感謝の言葉を述べた後に欠席することを伝えると相手を気遣った断り方になります。

返信ハガキの表書きは「様」または「御中」に変える

返信ハガキの表書きには、宛名の下に「行」の文字がありますから、「行」を二重線で消します。その左横に個人宛なら「様」、会社などの組織宛なら「御中」と書き添えます。

「御」は二重線で消す

返信ハガキには招待客が出欠席を伝えやすいように、あらかじめ「出席」や「欠席」と書かれています。その上に「御」が記されているのですが、返信するときはその「御」は二重線で消してから、該当箇所に〇を付けるようにしましょう。

一言メッセージを添えると丁寧な返信になる

相手に丁寧な返信をしたい場合には、返信ハガキの空白部分に一言メッセージを添えるといいでしょう。「喜んで出席させていただきます」や「ご招待していただいて嬉しいです。ありがとうございます」などの簡単なメッセージを手書きで書き添えるだけで、相手を思いやった返信になります。

まとめ

「案内状」は案内したい事柄を適切にわかりやすく伝えることが大切です。必要以上の説明をしてしまうと、何の案内なのかがわかりにくくなってしまいます。案内状には、何の案内で、どんな目的で招待するのかを明確にすることを第一に考えて、デザインするようにしましょう。