ビジネスメールでは返信するのが基本マナーですが、失礼があってはならないと気にするあまり、いつまでメールのやり取りを続けるべきなのか迷うこともあるでしょう。「ビジネスマナーではどこまで返信するべきか？」などの基本的なマナーをはじめ、返信文の作成のポイントやシーン別の例文についても紹介します。
ビジネスメールの返信、基本のマナー
ビジネスメールは返信がマスト
まず、ビジネスシーンにおけるメールは、内容に関わらず基本的に返信します。よほどの営業メールでない限り、些細な連絡ごとであってももらったメールには返信するのがマナーです。
件名はそのままで返信する
相手から受け取ったメールに返信する際、件名を変更する必要はありません。どういった用件のメールなのかわかるように相手が件名をつけているはずなので、件名を変更しない方が相手にとってもわかりやすく親切なのです。
返信すると件名に「Re:」の文字が入りますが、これは失礼には当たらないためそのままでOKです。ただし、「Re:」が連なりすぎて本来の件名が見えづらくなった場合は「Re:」の部分を適宜削除すると良いです。
返信はできるだけ早く、相手の営業時間内に
メールの返信はできるだけ早く行うのがマナーです。一般に、24時間以内に返信すべきと言われていて、遅くとも翌日中には返信すると覚えておきましょう。
ただし、夜間や早朝のメールは好ましくありません。相手の営業時間内（勤務時間内）に送ることを心がけます。
ビジネスメールはどこまで返信するべき？
ビジネスシーンでのメールは全て返信するのがマナーと冒頭で触れましたが、いつまで続ければいいのか迷うところです。その目安となるのが「一往復」のルールで、自分から送信した場合は「自分→相手→自分」まではやり取りを続けるのが一般的です。相手から連絡が来た時点で話がまとまったとしても「返信ありがとうございました、それではよろしくお願いします」と簡単に返します。
一方で、相手からメールが来た場合は「相手→自分→相手」で終了して問題ありません。
ビジネスメールの返信、作成のポイント
書き出しは「お疲れさまです」「お世話になっております」
ビジネスメールでは社内のメールの場合は「お疲れ様です」、社外の人間の場合は「お世話になっております」で書き始めますが、返信する際も同様です。続けて「営業部の田中です」や「株式会社〇〇の田中でございます」などと名乗ります。
日時など数字は引用して書くと間違いがない
メールの返信では相手のメールを引用して話をすすめることがよくあります。特に締め切りの連絡や打ち合わせの日程調整を行うような場合は、相手のメールを引用して書くことで間違いや誤認を防ぐことができます。
相手のメールを引用する場合は、引用部分の先頭に「＞」の記号を使用し、視覚的にもわかりやすくするのが通例です。このやり方は「インライン」とも呼ばれます。
ビジネスメールの返信、シーン別例文
「了解」を伝えたい場合の返信例
佐藤様
いつもお世話になります。
△△株式会社田中でございます。
日程のご調整ありがとうございました。
＞6月30日11時、弊社会議室にてよろしくお願いいたします。
承知いたしました。
当日は田中と部長の山田の2名でお伺いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
「お礼」に対する返信例
株式会社〇〇佐藤様
お世話になっております。
お忙しい中、わざわざご連絡をいただきましてありがとうございました。
また何かお困りのことがございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
「日程調整」への返信例
営業部 山田さん
お疲れ様です。
定例会議の日程ですが、
＞6月30日 13時〜
でお願いします。
株式会社〇〇
佐藤様
お世話になっております。
次回ミーティングについてご連絡いただきありがとうございました。
下記の日程でご調整いただけましたら幸いです。
日時候補
7月4日(月) 11時〜12時
7月6日(水)10時〜11時
７月7日(木)13時〜14時
お手数お掛けいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
英語での返信に使えるフレーズ
英文でも基本的なマナーは日本語とかわりありません。英文メールに返信する際には次のようなフレーズが使用できます。
- Thank you very much for your quick reply.（迅速なご返信ありがとうございます）
- Thank you for your inquiry about the product.（お問い合わせいただきありがとうございます）
ビジネスメールに返信が来ない場合は？
丸2日は様子を見て待つのが通例
稀に、自分が送ったメールになかなか返事が来ず、不安になることがあります。まずは、自分のメールが間違いなく送信されているか、また相手からの返信が迷惑メールフォルダに入っていないかについて確認しましょう。
それらに問題がない場合は再度メールを送りますが、一般には丸2日は催促せずに待ちます。それでも連絡がない場合は、相手に再度メールを送って問い合わせます。
返信が欲しい場合の催促文例
件名：お見積書再送いたします（株式会社〇〇田中）
株式会社△△ 佐藤様
お世話になっております。
株式会社〇〇の田中でございます。
6月25日にお見積書をメールにて送付させていただきましたが、
ご確認いただけましたでしょうか。
以前お話ししたスケジュールで進める場合、7月上旬には発注いただきたく存じます。
念のためお見積書を再度添付いたしますのでご確認のほどお願いいたします。
またご質問などございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
まとめ
ビジネスシーンのメールは必ず返信するのがマナーですが、一般には自分で送ったメールは自分が、相手が送ったメールは相手が終わらせると考えておくと失礼がありません。メールの返信は24時間以内が基本ですが、それでも深夜や早朝に送ることは避けるのがマナーです。これに対し、相手からの返信は丸2日は催促せずに待ちましょう。返信を待つ際は焦りすぎないのもポイントです。
山田さん
お疲れ様です。
A社見積書の件、承知いたしました。
いただいた内容で作成次第、先方にメールで送付いたします。