業務日報を書くのが面倒くさいと思われていませんか。でも「業務日報」を書くコツを覚えれば、それほど時間をかけなくても書けるようになるはずです。今回は「業務日報」を書く意味や目的のほかに、業務日報の書き方のコツや営業向けと事務向けの業務日報のテンプレートも紹介します。
「業務日報」とは？
「業務日報」とは”一日の業務の報告書”
「業務日報」とは、“一日に行った業務を報告するための文書”です。ある一日のうちに、どのような業務をして、それに対する所感などを述べ伝えます。読み手は業務日報に書かれた内容からその日に行われた業務内容を確認して、今後の業務に役立てます。つまり「業務日報」とは、業務報告を通した読み手と書き手、例えば部下と上司の間のコミュニケーションツールと言えます。
「業務日報」の必要性は”情報伝達”と”個人の成長”
「業務日報」の一つ目の必要性は、“読み手にその日に行った業務内容を伝えること”です。読み手は書き手が行った業務内容を確認して、書き手もその日に行った業務内容を確認します。
「業務日報」のもう一つの必要性は、“業務日報を書くことで書き手の成長に役立てられること”です。その日の業務内容を見直すことで、できるようになったことを確認したり、どのようなことを今後するべきなのかを発見したりして次への行動に繋げることができます。個人の成長のために、業務日報を利用することもできるのです。
「業務日報」の書き方とは？
「業務日報」を構成する”業務内容”と”所感”
「業務日報」に決まったフォーマットはありませんが、業務日報に書かれる主な内容は”業務内容”と”所感”です。
- 「業務内容」
「業務内容」にはその日に行った具体的な業務のほかに、それを行った時間または所要時間、そして進捗状況を書くことができます。
- 「所感」
「所感」は、業務を通して気づいたことや共有すべき事柄、また改善点などを書くことができます。
「業務内容」と「所感」を書くときのポイント
「業務内容」と「所感」を書くときの、それぞれのポイントは次のようになります。
- 「業務内容」を書くときのポイント
業務内容を簡潔に、かつ分かりやすく書くために、固有名詞や数値などを使うことを意識してみましょう。
- 「所感」を書くときのポイント
所感が感想文にならないためには、個人的な意見にとどまらない客観的に見て読み手が知っておくべきだと思われる事柄を書きます。
「業務内容」と「所感」の文例
ここでは、「業務日報」を書くときのコツを押さえた業務内容と所感の文例を紹介します。
- （営業職）
アポイントが2件取れた。顧客リストの見直しをしてターゲットを絞って連絡を取った結果だと思われる。 - （事務職）
各部署からの書類提出が遅いため、業務開始が遅くなる傾向がある。書類提出の締め切り時間を提案する必要があるのではないか。
「業務日報」を書くコツとは？
見出しを付けて、簡潔な文章でまとめる
業務日報を読む上司は、日報を通して報告される内容を短い時間で把握したいと思っているので、そうした上司のニーズをとらえた業務日報の書き方をするといいでしょう。そのためには、次のようなポイントが挙げられます。
- 見出しを付ける。
基本的なことのように思えますが、フォーマットのない業務日報では見出しを付けることが大切です。見出しがあれば、見出し以下に書かれている内容が読む前に推測できるので読みやすくなります。
- 文章は短く簡潔に。
伝えるべき内容を短い文章で、簡潔に書くようにします。固有名詞や数値のほかに、誰が読んでもわかるように書くことを意識してみましょう。
「業務日報」を一日の最後にまとめて書かない
仕事中に空いている時間を使って「業務日報」を途中まで書いておくと、業務日報を書き上げる苦労が少なくなります。
1日の勤務の最後に業務日報を書こうと思うと、朝からの出来事を一つ一つ思い出しながら書くことになるので、労力だけでなく時間もかかります。しかし仕事中の空き時間を使って、それまでに行った業務内容を書いておけば、一日の最後に業務日報を書くときの負担を減らせます。業務終了後に少しでも早く退勤したい場合にはおすすめの方法です。
職業別「業務日報」とテンプレートとは？
ここでは、営業職と事務職向けの業務日報のテンプレートを紹介します。
【営業職】書き込み式の業務日報が便利
「業務日報」には会社が用意したフォーマットに書き込んでいく形式と、決められたフォーマットがなく構成を自ら考えながら書く形式があります。営業職のように事務業務に時間が取りにくい職種には、書き込み式の業務日報が時間を節約することもできて好まれるでしょう。
| 業務日報 | ||
| 部署： | 日付 〇〇年〇〇月〇〇日 | |
| 氏名： | ||
| 今日の業務内容 | ||
| 時間 | 訪問先 | 商談内容 |
| ： ～ ： | ||
| ： ～ ： | ||
| ： ～ ： | ||
| 課題と改善点 | ||
| 明日の目標 | ||
| 明日の予定 | ||
| ： ～ ： | ||
| ： ～ ： | ||
【事務職】具体的に書くことを心がけよう
事務職では、社員によって行っている業務内容が違うこともよくあるので、業務日報を通してお互いのタスクを可視化する役割があります。そのため、業務日報を書くときは、誰が読んでもわかるように業務内容を簡潔にわかりやすく書くように心がけましょう。
業務日報
| 部署： | 日付： 〇〇年〇〇月〇〇日 |
| 氏名： |
＜業務内容＞
- 転勤者3名分の社会保険書類の作成。
- A社関連の請求書の作成。
- 新規募集に関する資料整理をBさんと行う。
＜課題や改善点＞
社会保険書類の作成に時間がかかった。個々の事情に臨機応変に対応できるように実績を積む必要がある。
＜所感＞
A社関連の請求書作成に、過去のデータが役に立った。保管した資料を見つけやすくする工夫が求められる。
また「日報」について下記のページで詳しく解説してありますので、ご参照ください。
日報の目的や書き方！新入社員や事務職向けテンプレートを紹介
まとめ
「業務日報」とは、一日の業務内容を伝えるための報告書です。短時間で読めるようにわかりやすく簡潔に書くことが大切です。勤務の最後に業務日報を書こうと思うと大変なので、空き時間があればその時間を使って業務日報を書き始めてみましょう。業務日報を書く負担が減らせます。
9時～10時：顧客リストの作成及び確認
10時～12時：新事業に関する打ち合わせ。基本プランの見直しが提案される。同時に、事業計画のタイムマネジメントの概要が提示され、問題点を洗い出した。