「エクスポート」という言葉は、データをやり取りする際によく用いられます。ところが、「エクスポート」はただデータを出力すればすむというものではないため、注意が必要です。この記事では、「エクスポート」の意味をはじめ、ファイル形式を変更する方法や「ダウンロード」との違いについても紹介しています。
「エクスポート」とは？
「エクスポート」の意味は”データを出力すること”
「エクスポート」の意味は、“データを出力すること”です。英語の「export」をカタカナ読みした言葉です。港を表す「port」に「外へ」という意味を加える接頭辞「ex-」がついたもので、本来「輸出」のことを指していました。
一般的にはコンピュータ操作におけるデータを出力することを表し、他のアプリケーションでデータを再利用することを目的として行います。
「エクスポート」は”インポート”と一対のもの
「インポート」は「エクスポート」の対義語で、「輸入」と言う意味がある言葉です。コンピューターの操作で用いる場合の「インポート」は、別のアプリケーションで作成されたファイルを読み込むことを指しています。
このときに用いられる、別のアプリケーションで作成されたファイルは「エクスポート」されたファイルであり、「エクスポート」と「インポート」は一対といえるものなのです。
「エクスポート」の方法とは？
「エクスポート」は汎用性の高い出力形式で
データを「エクスポート」するときには、「インポート」する側で読み込める形式で行う必要があります。そのため、一般的なアプリケーションで読み込める汎用性の高い出力形式か、あらかじめ確認しておいた先方が「インポート」できる形式かを選択することが大切です。
なお、エクセルのような一般的なファイルであっても、バージョンが異なるとうまく読み込めないこともあります。
特殊な出力形式では「エクスポート」しない
前述したように、「エクスポート」されたデータは他のアプリケーションで読み込むことで再利用できるようになります。そのため、データを特殊な出力形式で「エクスポート」してしまうと、一般的に用いられているアプリケーションで読み込むことができないのです。
取引先から送られてきた添付ファイルを開くことができず、困ってしまったという体験をされた方もおられると推察されますが、読み込めないデータは役に立たちません。
ファイル形式の変更は保存のときに行う
「エクスポート」に際してファイル形式を変更する方法は、一旦保存しておいたデータをもう一度「名前をつけて保存」から「形式を指定して保存」を選択すると簡単です。
「名前をつけて保存」の「ファイル名(N):」の下にある「ファイルの種類(T):」から、目的に合ったファイル形式を選択すれば完了です。
もしくはファイルタブから「エクスポート」へ進み、「ファイルの種類の変更」で選択することもできます。この場合、作業中のデータはエクスポート前の状態のまま維持されます。
汎用性の高いテキストファイルが便利
テキストファイルは文字データのみのファイルです。Windowsに標準で入っている「メモ帳」が代表的なもので、デバイスやソフトウェアを選ばずに利用できる、大変汎用性に優れたデータ形式です。
なお、エクセルブックをテキスト形式で「エクスポート」すると、文字データ以外の書式やグラフ・図形、表の装飾などは失われてしまうのでご注意ください。
「エクスポート」と「ダウンロード」との違いとは？
「ダウンロード」はネットからのファイルの移動
「ダウンロード」とは、インターネット上から自分のパソコンやスマートフォンなどにファイルをコピーすることを指します。インターネット上にある画像や音声ファイルを自分のパソコンやスマートフォンで利用している方が、日ごろ何気なく行っている操作のひとつです。
サイズの大きいファイルのダウンロードは時間が掛かってしまうので、他の作業に影響しないように配慮する必要があります。
「ダウンロード」とセットで行う「インストール」
インストールとは、「ダウンロード」したソフトウェアをパソコンで使えるようにすることを指す言葉です。多くの場合、ファイルを「ダウンロード」してただけではまだ使えるようにはなっておらず、「ダウンロード」に続けて「インストール」する必要があるのです。
インターネット上にあるファイルには、ウィルスが潜んでいるかもしれないため、「ダウンロード」元や対象となるソフトウェアが信頼できるものであることをよく確認してから、「インストール」してください。
「エクスポート」はアプリケーション間のデータ移行
「エクスポート」におけるデータのやり取りは、アプリケーション間で行われます。一方「ダウンロード」の場合は、ネット上にあるファイルをパソコンやスマートフォンに下してくることで行われます。
さらに、「エクスポート」の対義語は「インポート」ですが、「ダウンロード」の対義語は「インストール」ではなく、パソコンやスマホのファイルをインターネット上にコピーすることを指す「アップロード」です。
まとめ
「エクスポート」の意味のほか、データの変換方法や「ダウンロード」との違いについて解説しました。
「インポート」を意識せずに「エクスポート」を行うと、ファイルを開くことができなくなることがあります。ファイルの形式については事前にしっかり確認して、業務の進行を妨げないようにしたいものです。
