「接待」と聞けば、一般的に料亭などで取引先をもてなす商習慣が頭に浮かぶようですが、もし「接待」の担当を命じられたとき、落ち着いてその任を果たすことができるでしょうか。この記事は「接待」の意味のほか、マナーや手土産・お礼メールなどについても紹介しており、具体的で役に立つ内容となっています。
「接待」の意味とは？
「接待」の意味①おもてなしのこと
「接待（せったい）」の意味は、“お客様をもてなすこと”です。熟語に用いられている「接」という文字は、”つなぐ・（人に）近づく・もてなす”ことを表しています。
もうひとつの文字である「待」は”まちうける”ことのほか「もてなす・あしらう」ことを指したものです。したがって「接待」は、”もてなす”という意味を持つ文字二つがあわさってできた語句といえます。
「接待」の意味②取引先をもてなすこと
「接待」の意味は、“取引先を飲食やゴルフなどでもてなす商習慣のこと”です。バブル期には高級料亭や会員制クラブなどで、高額な「接待」がひんぱんに行われていました。
しかし景気の悪化に伴う交際費削減のためだけでなく、贈収賄などの違法行為防止の観点からも「接待」を禁止する傾向がみられるようになっています。
「接待」の意味③お布施のひとつ
「接待」は、仏教でのお布施のひとつのことを指すものでもあります。お布施にはお金や土地の寄進だけでなく、他の人に対する親切などさまざまなものがあり、そのなかのひとつが「接待」です。
地元の人たちが参拝者に対してお茶などを用意してふるまったり、無料で休憩所や宿を提供したりします。
「接待」のマナーとは？
「接待」は営業と心得る
「接待」は、顧客と親密に接することができる貴重な時間であり、販売や契約につながる営業の機会でもあります。
顧客とのより良い関係を築くとともに、顧客の本音を探りながらどのような商品やサービスを紹介できるかを見極めるための時間として「接待」を捉える必要があります。
「接待」ではおもてなしの心を忘れずに
「接待」は食事や遊びが伴うものですが、「接待」する側にとっては「仕事」であることを忘れないようにしたいものです。
顧客が心地よい時間を過ごせるよう、会場の選択は大変重要なポイントといえます。サービス内容やスタッフの接客技術の良さに加え、お店側からの「接待」へのサポートも心強い味方となるでしょう。
「接待」当日は万全を期して臨む
「接待」当日の朝には、先方に電話かメールで「本日はどうぞよろしくお願いいたします。」とあいさつをしておきます。30分前には会場入りしてお店のスタッフへの最終確認を行い、10分前にはお店の外で待機し顧客の出迎えと案内をしてください。
会食の場合なら、飲み物や料理などの進み具合に気を配り、タイミングよくお酌や追加注文を行います。「接待」の場では具体的な商談は行わず、相手が気分よく話ができるように聞き上手を心掛けましょう。会計は、「接待」の終了前に席を外し済ませておきます。
見送り完了まで気を抜かない
送迎の車は事前に予約をしておきます。特に歓送迎会シーズンや年末年始などの繁忙期には、車の事前確保が必須です。顧客が車に乗り込む際には荷物を持ち、一言お礼の言葉を添えます。
見送るときは、車が発車して見えなくなるまでその場にとどまりますが、上司が一緒であれば、後方に控えて見送ります。
「接待」の手土産とは？
手土産は家族向けのお菓子が無難
「接待」の最後に渡す手土産は、相手の好みがわかっていれば選びやすいものです。そうでない場合は季節に合わせたお菓子がおすすめで、ご家族に喜ばれるものを選びます。
逆に避けた方がよいものとしては、日持ちがしないものや会場の近所で間に合わせに買ったものなどです。喜ばれるものを吟味して選んだことが伝わるような、気の利いたものを見つけられたらベストでしょう。
手渡すタイミングは帰り際
「接待」で手土産を手渡すタイミングは、お相手を見送るときです。外袋から出して渡すのが通常のマナーですが、袋のままのほうが持ち運びやすいようなら「袋のままで失礼いたします」と一声かけてそのまま渡します。
手土産を渡す相手は、顧客のなかで最も地位が高い方です。もし上司が「接待」に同席しているなら、上司が手土産を渡します。なお顧客に渡すまでのあいだ、土産品はお店にあずけておくとよいでしょう。
「接待」のお礼メールのマナーとは？
お礼のメールは翌日の午前中に
「接待」の翌朝には、貴重な時間を割いて「接待」に応じていただいたことへの感謝を伝えるため、顧客にお礼のメールもしくは電話を入れます。上司が同行した場合には、まず上司が連絡し、続いて担当者の順に連絡するとよいでしょう。
お礼には具体的な感想を入れたい
お礼のメールでは、忙しいところご足労いただいたことと楽しい時間を過ごせたことへの感謝の言葉に続けて、「お話に感銘を受けました」「大変勉強になりました」などのように、具体的な感想もぜひ入れたいものです。
その後、今後もお付き合いをいただきたいことを述べ、「取り急ぎメールにてお礼申し上げます」と締めくくります。
まとめ
「接待」の意味のほか、マナーや手土産・お礼メールなどについて紹介しました。「接待」においては段取りや気配りなど、日頃の仕事以上にビジネススキルが試される場面です。
気疲れする役目ですが、しっかりと任務を果たすことができれば、取引先の覚えもめでたくなるなど余禄もあり、頑張り甲斐があるものといえます。
