「提案書」の意味とは？書き方やテンプレートのサンプルも紹介

「提案書」は、顧客に自社商品やサービスの購入を決断させるための営業ツールです。この点をしっかり押さえられていない「提案書」は、パンフレットのようなものになってしまいます。この記事は「提案書」の意味と書き方のほか、テンプレートのサンプルも紹介しており、条件を満たした「提案書」の作成に役立つ内容です。

「提案書」とは？

「提案書」とは”顧客にアイデアを伝えるための文書”

「提案書（ていあんしょ）」とは、“顧客にアイデアや企画を理解できるように伝えるための文書”です。顧客が抱える問題を解決するために必要なアイデアや企画を明確に伝えるために作成します。

顧客の問題を具体化・細分化したうえで解決案などを書きますが、図や表などを併用してわかりやすく作成するよう心掛けることが大切です。

「企画書」とは社内向けの文書

「提案書」と似たものとして、「企画書（きかくしょ）」があります。「企画書」もアイデアを分かりやすく表した文書ですが、「提案書」との大きな違いは文書を見せる相手です。

「企画書」は商品開発や新しいプロジェクトのアイデアを社内の人たちに見せるもので、この点が改善策を顧客に提案する「提案書」とは異なります。

「提案書」の書き方とは？

「提案書」はできるだけ簡潔に

顧客に伝えたいことがたくさんある場合、「提案書」に情報を盛り込み過ぎてしまいがちです。しかし顧客の立場に立てば、できるだけ簡潔な「提案書」であることが望ましいといえます。そのためには顧客のニーズに合った情報を厳選して、見やすくまとめる必要があるのです。

まずは問題の明確化を

「提案書」を作成するにあたり最初に行うことは、顧客が抱える問題を明確にすることです。本当に解決すべき問題は何かを見極めたうえでの「提案書」であってこそ、顧客の関心を引くことができます。

そのためには、問題と課題を分けて考えることに注意します。問題とは解決すべき事柄であり、課題は問題を解決するために必要なテーマのことです。

まず顧客が描くあるべき姿を描いたうえで現状を把握しますが、両者のギャップが解決すべき問題となります。なお問題が複雑だったり大き過ぎたりする場合には、切り分けて細分化することも大切です。

課題を設定する

続いて、あるべき姿と現状とのギャップを埋めるために必要な課題を設定します。ここで重要なことは、いきなり解決案を提示しようとしないことです。

たとえば来店者数が伸びないという問題があるケースであっても、新規顧客が少ない場合とリピート率が低い場合とでは対策が違ってきます。したがって課題を明確にすることは、解決案を提示する前に欠かせないステップとなるのです。

課題をクリアするためのアクションを提案

課題を決定することができたなら、次はそれをクリアするためのアクションの提案です。このとき、自社製品やサービスを紹介しますが、単なる内容の説明ではなく課題をクリアするためにどのように役立つかという視点で行います。

さらに成功事例を数値やグラフとともにあげたり、利用者の声を載せたりすることも効果的です。これらによって、顧客が具体的に何をすればよいのかを理解でき、得られるメリットやゴールもありありとイメージできるようになります。最後に、提案を実施する場合のスケジュールや予算を記載すれば完了です。

構成が決まれば「提案書」は簡単

「提案書」の作成に苦手意識を持つ原因として、考えながら作成していることが考えられます。しかし、問題の提示から解決までの全体図を完成させてのち、一気に書き出すという流れで作成を行えば、簡単に一貫性と統一性を持った説得力のある「提案書」が完成するのです。

「提案書」をパワーポイントで作成する場合は1画面に1メッセージとしますが、ストーリーの流れとシンプルさを意識し、伝えたいことがダイレクトに響くものを目指します。

レポートとして紙媒体で見せる場合にも、文字を多用するのではなく箇条書きや図表を活用し、一目で明快にわかるものを作成したいものです。

「提案書」のテンプレートサンプルとは？

「提案書」のデザインは既成テンプレートを活用

一般的な会社の場合、「提案書」のデザインに時間や手間を費やす必要はありません。文書作成ソフトやスライド作成ソフトに用意されている既存のテンプレートサンプルのなかから、使いやすいものを選べば充分です。表紙には、宛名・タイトル・作成日・作成者名・連絡先を記載します。

「提案書」はテンプレートを埋めれば完了

「提案書」テンプレートのサンプルは、以下のとおりです。ここに箇条書きで項目を書き加えていけば、スライドで用いる「提案書」は完成します。

けれども顧客に対面で説明できない場合や、持ち帰り資料として使用する場合には、概要や詳細なども必要です。その場合は、文書作成ソフトの既存テンプレートを利用すると便利で、テンプレートの必要な部分だけを選んで埋めていきます。

まとめ

「提案書」の意味と書き方のほか、テンプレートのサンプルも紹介しました。「提案書」の作成は苦手という方もおられますが、顧客の最大の関心事は「商品やサービスを購入することでどのようなメリットを得られるか」という点であることを第一に考えれば、自ずとよい「提案書」が作成できるはずです。