「幹事」は飲み会を仕切る人のことだけではなく、役職名としても使われているものです。しかも役職名のなかに同訓異字語があるため、誤用にも気を遣います。この記事では「幹事」の意味のほか、「監事」との違いや飲み会での役割をうまくこなす方法についても紹介しています。
「幹事」の意味とは？
「幹事」の意味①業務の取りまとめ役
「幹事（かんじ）」の意味は、“団体の役職名で、団体の中心となり業務の取りまとめを行う人、またはその役のこと”です。
熟語に用いられている「幹」という文字には、”物事の主要な部分・はたらき”という意味があり、業務の中心となって重要な部分を受け持つ働きをする「幹事」の意味合いを形成しています。
「幹事」の意味②飲み会の世話役
「幹事」とは、“親睦会で世話役を受け持つ人のこと”を指しても用いられる語句です。気軽な飲み会においても、日程や会場の調整や設定だけでなく参加費の徴収など、やるべきことはたくさんあります。
社内行事の新年会や送別会となれば、さらに挨拶の依頼や会の司会・進行に加え会計報告などの仕事も加わるため、責任は重大です。
「監事」の英語表現とは？
団体の「幹事」は英語で”secretary”
団体の取りまとめ役という意味での「幹事」のことを、英語では“secretary”といいますが、「秘書」という意味でよく知られている語句でもあります。
「secretary」は、語幹をなしている「secret（秘密）」に「～に関するもの」という意味を加える接尾辞「-ary」が付き、”信頼のおける人”を表す言葉となったものです。
なお「秘書」ではなく「幹事」であることを明確にしたいときには、”secretary-general”が適切です。
飲み会の「幹事」は英語で”manager”
飲み会などの世話役という意味での「幹事」を英語で表したい場合には、“manager”を用います。
「manager」の語幹をなす「manage」の語源は、イタリア語で「馬を調教する」という意味の言葉で、ここから”物事をうまく扱う・まとめる”という意味の動詞を持つようになりました。
「幹事」と「監事」との違いとは？
「監事」とは法人の業務を監督する内部機関・役職
「幹事」の同訓異字語である「監事」とは、法人・団体の業務を監督する内部機関、またはその役職を意味する言葉です。
法人の財産状況や理事の業務執行状況を監査し、これらに問題があれば主務官庁に報告することやそのために必要があれば総会を招集することを職務としています。
法人には1人または数人の監事がおかれていますが、理事のように必須の機関ではありません。しかし、特別法に基づいて設立される組合などの法人では、必要的機関とされています。なお、同様の職務を会社では「監査役」と呼びます。
「監事」には庶務を司る役職という意味も
「監事」には、団体の各部署内で様々な業務を行う庶務を司る人、またはその役を指しても用いられています。役職を表す語句は、団体や社内での地位を表すものであるため取り扱には注意が必要です。
同訓異字語の場合には特に気を遣い、誤解や誤用を防ぐため「幹事」を「みきかんじ」、「監事」を「さらかんじ」と呼び分けるケースもあります。
「幹事」の飲み会での役割とは？
親睦会の成否は「幹事」次第
飲み会などの親睦会における「幹事」の役割は、事前準備に始まり当日の進行や精算などから、社内行事の場合では会計報告まで幅広いものがあります。
「幹事」の技量に親睦会の成否は掛かっているので、責任は重大です。負担を感じるかもしれませんが、「幹事」の役割は段取りよく仕事をこなすための訓練につながり、うまくこなすことができれば周囲からの好評価も期待できます。
「幹事」の役割は日程調整から
飲み会などの親睦会は参加者同士の親交を深めることと、誰もが気軽に参加でき楽しめることが求められています。やるべきことはたくさんありますが、まずは「日程」と「会場」をきちんと押さえてください。
日程はゲストや役員の予定を優先したうえで候補日を決め、できるだけ多くの人が参加しやすい日を選びます。このとき、スケジュールアプリを利用すれば、全員の意見を素早く取りまとめることができます。
「会場選び」は前例を参考に
気の置けない仲間同士の飲み会なら、会場選びで冒険してみるのも楽しいものです。しかし会社の懇親会の場合、収容人数やアクセスなどの条件を満たす会場は限られているので、これまでの会場で好評だったところにしておくことをおすすめします。
これまでに何度か利用している会場なら、料理や費用のほかスタッフの対応なども調整しやすいでしょう。
挨拶をお願いする人を決める
会社の懇親会では、挨拶や乾杯の音頭をお願いする人を決めておくことも「幹事」の大切な役割といえます。始めの挨拶は立場が最も高い方に、続く乾杯の音頭はナンバー３の方、締めの挨拶はナンバー２の方にお願いするのが一般的です。
なお、司会・進行は必ずしも「幹事」ひとりで行わなければならないものではなく、盛り上げ上手な同僚などを巻き込んでもよいでしょう。
会計は早めに済ませる
散会後は二次会への誘導やタクシーの手配などが続きあわただしくなるため、会計はお開きになる前に済ませておきます。
二次会は予め手頃な場所をピックアップしておくと、スムーズに移動できます。タクシーの手配などは、部署ごとに担当者を決めておくのも一法です。
後日の事務処理も抜かりなく
懇親会の後、できるだけ早く会計報告や返金を行います。費用がどのように使われたかの明細を示し、返金や追加徴収があれば速やかに処理することが大切です。
「幹事」が持ち回りの場合、報告書の作成も加わることがありますが、次回以降の担当者の参考になるような内容を心掛けたいものです。
まとめ
「幹事」の意味のほか、「監事」との役職の違いや飲み会での役割などについても紹介しましたが、一般の人が体験する「幹事」は、飲み会や懇親会の世話役がほとんどです。
多くの人が面倒に感じる「幹事」の役割ですが、やってみると勉強になることが多く、これまで親密でなかった人とも仲良くなれるチャンスでもあります。今度「幹事」をお願いされたら、一度引き受けてみられることをおすすめします。
