就活の際、企業とのメールのやり取りは不可欠です。特に返信メールでは、件名や文面とともに「どこまで必要か」「いつまでに送るべきか」など悩みが多いものでしょう。
この記事は、就活メールでの返信メールでお悩みの方に向けて、件名やマナーなど押さえておくべきポイントのほか、面接のお礼メールでの例文も紹介しています。
就活メールで返信はどこまで必要？
就活メールの返信は「応募企業からの返信が来なくなるまで」が基本
就活メールの返信は、基本的に“応募企業からの返信が来なくなるまで”です。
したがって就活メールのやり取りは、自分の返信で終わらせるようにします。ただし、応募企業から「返信は不要」との指示があった場合には、それ以上の返信は不要です。
なお、応募企業からの返事が必要であるにもかかわらず返信メールが来ない場合は、2営業日待ってから改めて連絡します。
送るタイミングはすぐに送るか、次の日の営業開始時間後に
メールの返信は、早いほど好印象を与えます。しかし、応募企業の終業後にメールが届いたり、メールに気付くのが遅れたりした場合には、すぐに返信するのではなく翌日の営業開始時間後まで待つことが賢明です。うっかり返信を忘れてしまわないよう、送信予約をしておけば安心でしょう。
就活メールは採用担当者への印象を左右する
就活メールのやり取りは単なる連絡ではなく、採用担当者とのダイレクトなコミュニケーションです。電話であれば、相手のリアクションをすぐに確認できたり、即座に訂正できたりします。しかし返信メールの場合では、送信された文面がすべてとなるのです。
したがって、返信メールは採用担当者にどのような印象を与えるかどうかの鍵を握る、大変重要なものといえます。
就活メールの返信で「件名」「宛名」「挨拶」はどう書く？
返信の件名は末尾に氏名を追記
就活メールで返信する場合には新たに件名をつけるのではなく、返信メール作成時に自動的に設定される件名（Re:～）のあとに氏名（新卒の場合は大学名も）を記追記します。これは決して手抜きではなく、企業側が件名だけでメールの内容を判断できるようにするための配慮です。
丁寧さを表そうとして「ご連絡いただきありがとうございます」などの件名にしてしまうと、本文を読まなければ内容を判断できなくなります。加えて返信メールを見落とされてしまうこともあるため、注意が必要です。
宛先・宛名は省略しない
通常「株式会社」などの法人格は、（株）と省略されている例がよく見受けられますが、就活メールに限らずビジネスメールにおいては省略しません。加えて、「株式会社〇〇」「〇〇株式会社」のいずれが正式名称であるかについても確認する必要があるのです。
冒頭に会社名を記載したら、一段下げて担当者の部署名と氏名（フルネーム）を記載します。具体例は以下のとおりです。
- 株式会社〇〇
- 人事部 △△様
返信メールでの挨拶は「お世話になります」
本文のはじめに挨拶を置きますが、最初の返信メールでは「お世話になります」が適切です。その後に、自分の氏名（フルネーム）を記載しますが、2回目以降は「お世話になっております」に変えます。
本文の後に締めの言葉と署名を記載すれば完了ですが、署名に必要な項目は「氏名・住所・電話番号・メールアドレス」で、本文との間に区切り線を設けると見やすくなります。
「了解」を目上の方に使ってはいけない
応募企業からのメールへ了解した旨を返信したい場合、「了解」という言葉を使ってはいけません。「了解しました」は丁寧語ではありますが、目上の方やビジネスメールで使用することは適切でなく、社会人としてのマナーを疑われてしまいます。
「了解しました」や「わかりました」ではなく、「かしこまりました」もしくは「承知しました（いたしました）」を用いるようにしてください。
就活メールで面接のお礼例文とは？
お礼メールの件名には面接日と氏名を
就活で必要なメールとして、面接のお礼があげられます。この場合の件名は通常の「Re:～」ではなく、面接のお礼であることが一目でわかるものにするため、「面接日 採用面接のお礼 自分のフルネーム」というようにするとよいでしょう。
時候の挨拶や拝啓・前略などは不要で、内容も手短なもので構いませんが、宛名と署名は必要です。お礼メールは面接当日中、遅くとも翌日中には送るようにします。
本日はご多忙のなか面接の機会を賜り、誠にありがとうございました。
貴社の仕事内容や今後のビジョンなどを伺い、貴社で仕事をしたいという気持ちが一層強くなっております。
取り急ぎ面接のお礼を申し上げたく、メールをお送りいたしました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍を祈念申し上げます。
面接に遅れるときは電話で
多くの場合、就活での連絡はメールでやりとりしますが、面接時刻に遅れる場合には電話で連絡することをおすすめします。面接に遅れたことのお詫びとして、改めてメールを送るとよいでしょう。
本日△時の面接に伺わせていただいた◯◯と申します。
貴重なお時間を頂きながら面接に遅れてしまい、大変申し訳ございませんでした。
柔軟なご対応により面接の機会を賜ることができ、本当にありがとうございました。
取り急ぎ、本日の遅刻の謝罪とご対応への感謝を申し上げたく、ご連絡させていたしました。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
まとめ
就活メールで返信はどこまで必要かという疑問への回答のほか、件名・了解の扱いと面接へのお礼メールの例文を紹介しました。
就活メールはビジネスメールと同様、社会人としての常識が問われるものです。せっかく書類選考を通過したにもかかわらず、不適切なメールで不合格となるようなことがないようご注意ください。
