ビジネスシーンではメールの送受信も業務の一環。ビジネスメールを送るときには、どのようなマナーを守るべきなのか、相手に失礼がないかどうか気になってしまうものです。
この記事では、社会人・学生向けにビジネスメールのマナーを解説します。件名や本文の書き方、挨拶の定型文などもあわせてチェックしてみてください。
ビジネスメールのマナーの基本とは？
ビジネスメールの基本は「正確でわかりやすく」
ビジネスメールにおけるマナーでは、ビジネスシーンにふさわしい適切な書き方や内容、送信の仕方が求められます。たとえば、件名をシンプルにすること、送信相手に合った敬称や表現を使うこと、本文は書き言葉で書くこと、返信は24時間以内に行うことなどです。
基本の型は決まっているため、注意点を確認しながらビジネスメールを作ってみましょう。
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複数人へのメール送信には「CC」「BCC」も使い分ける
ビジネスメールでは、複数人に対してメールを送信する機会も多いものです。送信先が1人であれば宛先は「TO」を選びますが、複数人の場合には「CC」「BCC」を使うこともできます。
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ビジネスメールの書き方マナー
「件名」は用件が一目でわかるようにする
「件名」を書くときのポイントは、メールの内容が一目でわかるようにすることです。「〇月〇日△△セミナー開催のご連絡」「〇〇のお見積書送付のお願い」など、日時や用件を具体的に書きます。
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「宛名」は「様」「さん」「各位」「御中」を間違えない
ビジネスメールの宛名は、メール本文の冒頭に略さずに書き入れます。どのような宛名を使うかは、相手との関係性や相手の属性・所属によります。
社内メールで個人宛であれば「様」、親しい間柄であれば「さん」、複数人は「各位」です。社外メールでは会社全体宛は「御中」。担当者がわからなければ「ご担当者様」を使います。
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「書き出し」は「いつもお世話になっております」が一般的
ビジネスメールの書き出しでは、「いつもお世話になっております」「いつも大変お世話になっております」などの挨拶文を入れることが一般的です。
初めての相手に対しては、「はじめてご連絡差し上げます」「突然のご連絡失礼いたします」といった初回の挨拶文で始めます。
ビジネスメールの書き出しは？挨拶・初めてなどシーン別例文解説
「締め」には「以上、よろしくお願いします」をよく使う
ビジネスメールの締めには挨拶文を書きます。最もよく使う表現は「以上、よろしくお願いします」です。取引先に対しては「よろしくお願い申し上げます」「今後とも一層のご高配をいただきたくお願い申し上げます。」などのフレーズを使いましょう。
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社内外へのビジネスメールのマナー
ビジネスメールの返信は24時間以内に送る
ビジネスメールでは、返信は基本的にマストです。件名を変える必要はなく、なるべく24時間以内に返信します。深夜や早朝を避けて、相手の営業時間内に送ることがマナーです。
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お礼メールはすぐに送信、何に対する感謝か書く
お礼を伝えるビジネスメールは、その出来事から間をおかずにすぐ送ることが大切です。メールでは「～いただき、ありがとうございます」「～くださり、ありがとうございます」などの表現を使います。
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体調不良のときは2日目以降の連絡に
体調不良で欠勤したいときには、第一報はメールではなく電話で伝えることがマナーです。メールを使うのは、2日目以降の欠勤連絡を行うときだと覚えておきましょう。
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日程調整・アポイントメールは丁寧にお願いする
打ち合わせや商談など、日程調整をメールで行うときには「候補日の送信」⇒「相手から返信」⇒「日程とお礼の返信」の流れでやりとりします。
メール本文には、目的・場所・候補日・補足（参加人数や返信期限など）を書きます。候補日は3つ以上を挙げましょう。
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「アポイントメール」の書き方！挨拶訪問や初めての相手の例文も
質問・催促メールは相手に負担をかけない表現で
質問メールの件名は「〇〇についてのご質問」「〇〇に関するお問い合わせ」とします。複数の質問をしたい場合には、本文をだらだら書かずに箇条書きで端的にまとめます。
催促メールでは、相手を不快にさせないことが大事なポイントです。たとえ催促が目的であっても、「お忙しいご事情があるかとは存じますが…」などクッション言葉を使用します。
「質問メール」の書き方！件名や締めの言葉とビジネス例文も紹介
謝罪・お断りメールは書く順番と表現がポイント
謝罪メールは書く順序が重要です。「お詫び」⇒「原因と解決策の報告」⇒「結びのお詫び」の順で書きます。言い訳は書かずに、トラブルの重さや状況に応じた表現を選んでお詫びをしましょう。
お断りメールでは「ご要望に添いかねます」「見送らせていただきます」といった表現で、相手を否定せずに返事することが大切です。
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挨拶のビジネスメールマナー
異動・退職挨拶のメールにはお礼と引き継ぎ内容を書く
異動の挨拶をメールで行う際には、正式な辞令が出てから送信します。内容はお礼の気持ちと異動日・異動先・後任者の紹介です。直接業務で関わった人には、一斉送信ではなく個別でメールを送ることがマナーとなっています。
退職メールでも、退職日と最終勤務日、引き継ぎの内容をしっかりと書きます。社外には退職1か月前までに、社内では最終出社日の業務終了後に送ることが一般的です。
「退職の挨拶メール」マナーと書き方！社内・社外への例文も紹介
年末の挨拶は相手の最終営業日よりも数日前に送る
年末の挨拶は、相手先の最終営業日よりも数日前にメールを送ることがマナーです。1年の感謝の言葉と来年の抱負を書いたあとに、結びの言葉として、繁栄を祈る言葉や来年のおつきあいのお願いで締めくくります。
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就職・転職活動やその他のビジネスメールマナー
内定のお礼メールは内定をもらった当日に送る
内定のお礼メールは、内定の連絡を受け取った当日に送ります。遅くとも翌日には送り、万一遅れた場合には最初に謝罪文から書き始めましょう。
お祈りメール・不採用メールの場合は、基本的には返信は不要です。インターンやOBの紹介、返信することで気持ちを切り替える際には返信するケースもあります。
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教授へのメールは宛先を「先生」にする
大学の教授宛にメールを送る際には、宛先を「〇〇先生」とします。送信者が学生であれば、自分の名前を書くところに「〇〇学部△△学科〇年の鈴木△△です」と、所属・研究室・ゼミ名などを書きましょう。
お悔やみメールでは相手を気遣い、忌み言葉を使わない
お悔やみメールでは、哀悼の意を伝える言葉や相手を気遣う言葉を伝えます。相手に対して、故人が亡くなった理由を聞いたり、詮索したりする内容はマナー違反です。
文面では「再び」「重ね重ね」など、不幸がつづくことを連想させる忌み言葉も使わないように気をつけましょう。
「お悔やみメール」お悔やみの言葉や挨拶の文例！返信例文も紹介
まとめ
ビジネスメールのマナーには、内容の書き方や送信するタイミング、返信の仕方などシチュエーションに応じた決まり事があります。相手との信頼関係にも深く関わるため、マナーを守ってメールを作成しましょう。
今回ご紹介した各記事には、メール文例も多数掲載しています。ぜひビジネスメール作成の参考にしてみてください。