会議や商談など、ビジネスシーンで飛び交うさまざまな書類。目を通すことは慣れていても、いざ自分で作成しようとすると「テンプレートは？必要項目は？」と悩まれる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、ビジネス書類の書き方やテンプレート、送付時のマナーもご紹介します。種類の多い書類の名称と役割もチェックして、書類作成を円滑に進めていきましょう。
ビジネス書類の書き方とは？
「企画書」「提案書」は目的に応じてアピール内容を打ち出す
ビジネスシーンで人に見せる書類には「企画書」と「提案書」があります。「企画書」は主に社内向けで、商品開発や新規プロジェクトの立ち上げに用います。
「提案書」とは顧客に対して見せる営業ツールです。顧客が何らかの課題を抱えている状態で、その課題に対して「商品を購入すると課題解決ができる」と提案する内容を書き出します。
提案書のテンプレートと書き方！社内向け社外向けそれぞれを紹介
「稟議書」の意味とは？書き方をフォーマットで解説（例文つき）
「仕様書」「要件定義書」は開発現場での説明を書く
「仕様書」とは、ある物事について説明するための書類です。要求仕様書や機能仕様書、技術仕様書などの種類があり、仕様漏れなどのトラブルを防ぐために作成します。
「要件定義書」はシステム開発者（SE）によって書かれる書類です。開発されるシステム内容について、顧客に説明する目的で書きます。
「仕様書」の書き方とは？種類や設計書との違いとサンプル例も紹介
「要件定義書」の書き方とは？目的や機能要件・テンプレートも紹介
「始末書」「顛末書」は仕事上のミスを報告する
「始末書」は仕事上の過失や違反行為を記した書類です。謝罪の意思を表すことで、社員への反省を促します。「顛末書」は事実のみを書く書類で、報告書の意味合いが強いです。
「謝罪文」の締め方とメールの書き方を解説！例文とテンプレートも
「報告書」は報告すべき内容を簡潔にまとめる
「報告書」とは、主に情報共有のために作成される書類です。「業務報告書」「セミナー・研修報告書」などがあります。「研修報告書」では、社員がその場で何を学んだか確認するために「所感」もチェックされます。
上手な報告書の書き方ポイント5つ！イベントや研修の報告書例も
「研修報告書」の書き方とは？概要や所感を書くコツ【例文つき】
「考察」の意味とは？類語やレポートの考察の書き方【例文つき】
「議事録」「日報」はわかりやすく情報共有を
「議事録」とは会議や打ち合わせの記録です。参加者や議題、議論内容、決定事項をまとめて周知するために使います。会議当日はできるだけメモを取ることが大事です。
「日報」は「業務内容」と「所感」を書きます。業界により活用方法はさまざまで、個人や組織の成長を促すためや、業務をスムーズに進めるための情報共有などが目的です。
「上申書」などその他のビジネス書類
その他のビジネス書類も、以下の記事でテンプレートとともにご紹介しています。
「上申書」の意味とは？裁判所・警察・登記・会社別の書き方を解説
「復命書」の意味と役割とは？書き方とテンプレート・例文も紹介
目標管理シートの書き方とテンプレート！業種別にポイントを解説
お金や商品に関する書類とは？
「見積書」「注文書」「納品書」「請求書」は必要項目を網羅する
「見積書」は取引先から見積もり依頼があった際に作成する書類です。商品名や金額などを記載します。その後に注文が決まれば「注文書」「注文請書」の発行を行います。
「納品書」は商品名や数量など、納品物を取引先に知らせるための書類です。「請求書」は代金を求める際に発行します。
「注文書」とは？作成と書き方を解説！テンプレートも併せて紹介
「請求書」の書き方とは？必要事項や注意点・郵送時の送り方も解説
「領収書」は宛名の書き方を間違えないように
「領収書」とは金銭の受け取りを証明する書類です。「レシート」「引き落とし明細書」も「領収書」に入ります。宛名は会社員であれば会社名、個人事業主は屋号＋個人名とします。
領収書テンプレート！控え付き領収書や送付状・請求書兼領収書も
「源泉徴収票」とその他の書類
「源泉徴収票」は会社側から発行される書類で、確定申告や退職時などに用います。紛失時には会社に再発行依頼をしましょう。
「源泉徴収票」はいつまでにもらえる？転職や退職時の対応も解説
借用書とは？無効にさせない正しい書き方・テンプレート（ひな形）
添え状・封筒の書き方とは？
「添え状」「お礼状・お詫び状」のマナー
「添え状」とは、書類を郵送やFAXする際に必要なものです。送付する書類の枚数を確認することが目的で、企業間でのやり取りでは添え状をつけることがマナーとなっています。
「お礼状」「お詫び状」は、どちらも早いタイミングで出すことが重要です。
【添え状のテンプレート】履歴書や契約書での書き方・例文を紹介
「FAX送付状」の書き方とテンプレート！FAX送信のマナーも解説
お詫び状の例文やテンプレートを紹介！企業および個人での書き方
封筒の宛名や朱書きのマナー
「請求書在中」のように、重要書類の郵送時には朱書きを行う場合もあります。ペンは雨で濡れることを避けるために、赤い油性ペンを使用。封筒上で書く位置や方向にも決まりがあります。
「請求書在中」の封筒への書き方！スタンプする位置や英語表記も
「朱書き」の意味とは？封筒や訂正の書き方とボールペンの色も解説
「返信用封筒」のマナーとは？宛名の書き方から行・宛の直し方も
「内容証明」の書き方と意味とは？効力や料金・文字数について解説
就職・転職活動と採用の書類とは？
「職務経歴書」「履歴書」には何を書く？
「職務経歴書」は基本的にキャリアを時系列で書きます。書き方のコツは、応募企業が求める人材であることをアピールする内容にすることです。
「趣味・特技」「得意科目」も、採用担当社が応募者の人となりを見るためにチェックします。書くといい内容・書かないほうがいい内容を押さえておきましょう。
「職務経歴書」のフォーマットとは？書き方とテンプレートも紹介
「職歴証明書」の意味と書き方とは？依頼方法とトラブル対処法も
「履歴書の特技・趣味」書き方と例文！”特技がない”の対処法も解説
履歴書の写真の裏には何を書く？新卒・転職で変わる必要事項とは
推薦状の正しい書き方とは？サンプルや依頼メールの例文もご紹介
「採用証明書」「離職票」「退職証明書」の受け取り方
「採用証明書」とは、再就職が決まったときに就職先から受け取る書類です。雇用保険の受給停止と再就職手当を受け取るためのもので、ハローワークに提出します。
退職時には「離職票」「退職証明書」を会社から受け取ります。「離職票」は公的な書類で、会社側の都合で発行が間に合わない場合に「退職証明書」が使われます。
「離職票の再発行」とは？紛失時の対応方法や手続きの方法を解説
「退職証明書」とは？書き方をはじめ記載事項や離職票との違いも
「労働契約書」と「雇用契約書」は違う？記載事項とない場合も解説
「労働条件通知書」に必須の記載事項は？会社の義務や罰則も解説
各種手続きに必要な書類とは？
「念書」「誓約書」は約束ごとに関わる書類
「念書」とは、約束事の証拠になる書類です。「お金を貸したので必ず返してほしい」など、書面で証拠を残すことで約束を守らせる使い方をします。双方が内容に合意していることが特徴です。
これと似ているのが「誓約書」です。「入社誓約書」「秘密保持契約書」などが当てはまります。誓約書は、当事者の一方が相手方に「この約束を守ります」と誓う書類です。
「念書」の意味とは？覚書との違いや書き方も【テンプレート付き】
「誓約書」の書き方とテンプレート！覚書や契約書との違いも解説
「同意書」の書き方とテンプレートを紹介！承諾書との違いも解説
「在職証明書」「委任状」は申請手続きに必要な書類
「在職証明書」とは、ある企業に勤めていること、またはかつて勤めていたことを証明する書類です。主に保育園や幼稚園の入園申し込みに必要で、会社に申請すると発行されます。
「委任状」は、何らかの手続を代理人に委託する際に求められる書類です。
申立書の書き方は？ハローワークや会社に出す例文とテンプレート
「抱負」の意味とは？「目標」との違いや使い方も解説【例文つき】
まとめ
ビジネスシーンの書類・文書には、報告書や議事録のように日々作成するものもあれば、始末書や採用書類のように決まった場面でのみ提出するものも存在します。基本的には会社指定のフォーマットを確認し、ご自身のケースに応じた内容を記していきましょう。
「通りやすい企画書のコツ」「守るべきマナー」などは各記事でご紹介しています。書類作成にぜひお役立てください。